Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der Praxis Fachbereich Informatik ©...

Universität Würzburg Professionelles Projektmanagement in der PraxisFachbereich Informatik © 2003 Dr. Harald WehnesProf. Dr. P. Tran-Gia V 4 .2 / 1

Professionelles Projekt-Management in der Praxis

Veranstaltung 4 – Teil 2 (19.05.2003):

Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg

Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg

Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern


Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2002

1. Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info2. Projektkalender einrichten3. Projektstrukturplan

Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge

» Höherstufen» Tieferstufen» Vorgangsinformationen

4. Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine

5. Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge

Ergebnis: Projektablauf- und Terminplan

ReviewReview


Beispiel: Einführung einer PM-Software

Menüpunkt Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten <Auswahl>

Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad

Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende

1 Vorbereitungen 11 Tage Mo 27.05.02 Di 11.06.02

2 Anforderungen definieren 2 Tage Mo 27.05.02 Di 28.05.02

3 Angebote einholen 1 Woche Mi 29.05.02 Mi 05.06.02

4 Auswahl der PM-Software 4 Tage Do 06.06.02 Di 11.06.02

5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Di 11.06.02 Di 11.06.02

6 Durchführung 4 Tage Mi 12.06.02 Mo 17.06.02

7 Installation der Software auf Server 1 Tag Mi 12.06.02 Mi 12.06.02

8 Installation der Software auf Client 3 Tage Mi 12.06.02 Fr 14.06.02

9 Schulung vorbereiten 2 Tage Mi 12.06.02 Do 13.06.02

10 Schulung der Anwender 2 Tage Fr 14.06.02 Mo 17.06.02

11 Feier 0 Tage Mo 17.06.02 Mo 17.06.02

3 Tage

1 Tag

D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F20. Mai '02 27. Mai '02 03. Jun '02 10. Jun '02 17. Jun '02

ReviewReview

Puffer


Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2002

1. Ressourcen definieren: Ansicht Ressource: Tabelle2. Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen

definierenExtras Arbeitszeit ändern Ressourcenkalender

3. „Ressourcen Vorgängen“ zuordnenAnsicht BalkendiagrammExtras Ressourcen Ressourcen zuordnen

4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Grafik bzw. Ansicht Ressource: Einsatz

5. Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich6. Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang

betrachtenProjekt Projektinfo Statistik

7. Basisplan speichernErgebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung


Ressourcentabelle

Arbeit (Personen- und

Sachmittel)

Material (Verbrauchs-materialien)

Personenname,Berufs- oderMaschinenbez.,Materialname,...

Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg)

• bei Art = Arbeit: Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h• bei Art = Material: Kosten pro Mengeneinheit

Fester Kosten-satz pro Einsatz einer Ressource

Max. Kapazitätder Ressource

in %


Beispiel: Ressourcenplanung

1. Ressourcentabelle anlegen

2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit

Allgemein gültiges (z.B. 30.05.2003 ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren

Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras Arbeitszeit ändern

Ressourcenkalender

Nr. Ressourcenname Art Kürzel Gruppe Max. Einh.Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig amBasiskalender1 Methodix Arbeit M Intern 100% 40,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard2 Installix Arbeit I Intern 100% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard3 Schulix Arbeit S Intern 50% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard4 PM-Software + Doku Arbeit P Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 5.000,00 EUR Anteilig Standard5 Getränke und Büffet Arbeit G Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 250,00 EUR Anteilig Standard



3. Ressourcen zuordnen Ansicht Balkendiagramm

Nr. Vorgangsname Dauer Anfang Ende

1 Vorbereitungen 11 Tage Di 12.06.01 Mi 27.06.01

2 Anforderungen definieren 2 Tage Di 12.06.01 Mi 13.06.01

3 Angebote einholen 1 Woche Fr 15.06.01 Do 21.06.01

4 Auswahl PM-Software 4 Tage Fr 22.06.01 Mi 27.06.01

5 Präsentation und Mittelfreigabe 0 Tage Mi 27.06.01 Mi 27.06.01

6 Durchführung 4 Tage Do 28.06.01 Di 03.07.01

7 Installation der Software auf Server 1 Tag Do 28.06.01 Do 28.06.01

8 Installation der Software auf Clients 3 Tage Do 28.06.01 Mo 02.07.01

9 Schulung vorbereiten 2 Tage Do 28.06.01 Fr 29.06.01

10 Schulung durchführen 2 Tage Mo 02.07.01 Di 03.07.01

11 Feier 0 Tage Di 03.07.01 Di 03.07.01

27.06.

03.07.

F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S04. Jun '01 11. Jun '01 18. Jun '01 25. Jun '01 02. Jul '01

Extras Ressourcen Ressourcen zuordnen

Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!


Ressourcen zugeordnet


Beispiel: Ressourcenüberlastung

20%

40%

60%

80%

100%

120%

140%

160%

180%

200%

Benötigte Ressourceneinheiten:

Installix Überlastet: Zugeteilt:

M D M D F S S M D10. Jun '02 17. Jun '02

200% 100% 100%

Nr. Ressourcenname1 Methodix

Anforderungen definierenAngebote einholenAuswahl der PM-SoftwarePräsentation und Mittelfreigabe

2 InstallixInstallation der Software auf ServerInstallation der Software auf Client

3 SchulixSchulung vorbereitenSchulung der Anwender

4 PM-Software + DokuPräsentation und Mittelfreigabe

5 Getränke und BüffetFeier

Einzelheiten

ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit

M D M D10. Jun '02

8h 8h

8h 8h0h

16h8h8h4h4h

0h0h

4. Auslastung der Ressourcen prüfenAnsicht Ressource: Einsatz Ansicht Ressource: Grafik

Überlastungen: mit rot gekennzeichnet


Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit

Grundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen

Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag

Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag)

Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag)

Umrechnungen

Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet

Arbeitsumfang = DauerMehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet

Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit


Vorgangsarten und Leistungssteuerung

Feste Arbeit

Feste Einheiten

Feste Dauer

Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel

Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel

Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel

Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project

Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer



Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-

ressourcen einfügen

- aufwendig

+ überschaubar

Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“

überlasteter Ressourcen

Extras Kapazitätsabgleich

+ leistungsfähiges Tool

- Aktivitäten nicht immer

leicht nachvollziehbar

5. Kapazitätskonflikte lösen

Neu abgleichenNeu abgleichen

20%

40%

60%

80%

100%

Benötigte Ressourceneinheiten:

Installix Überlastet: Zugeteilt:

M D M D F S S M D10. Jun '02 17. Jun '02

100% 100% 100% 100%


Beispiel: 6. Kostenplanung6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht Ressource: Tabelle

6.2 Kosten pro Vorgang:

Ansicht Vorgang: Einsatz

Ansicht Tabelle: Einsatz

Kosten

Nr. Ressourcenname Art Kürzel Gruppe Max. Einh.Standardsatz Kosten/Einsatz Fällig amBasiskalender1 Methodix Arbeit M Intern 100% 40,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard2 Installix Arbeit I Intern 100% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard3 Schulix Arbeit S Intern 50% 35,00 EUR/Std. 0,00 EUR Anteilig Standard4 PM-Software + Doku Arbeit P Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 5.000,00 EUR Anteilig Standard5 Getränke und Büffet Arbeit G Fixkosten 100% 0,00 EUR/Std. 250,00 EUR Anteilig Standard

Nr. Vorgangsname Feste Kosten Fälligkeit fester Kosten Gesamtkosten1 Vorbereitungen 0,00 EUR Anteilig 8.520,00 EUR2 Anforderungen definieren 0,00 EUR Anteilig 640,00 EUR

Methodix 640,00 EUR3 Angebote einholen 0,00 EUR Anteilig 1.600,00 EUR

Methodix 1.600,00 EUR4 Auswahl der PM-Software 0,00 EUR Anteilig 1.280,00 EUR

Methodix 1.280,00 EUR5 Präsentation und Mittelfreigabe 0,00 EUR Anteilig 5.000,00 EUR

Methodix 0,00 EURPM-Software + Doku 5.000,00 EUR

6 Durchführung 0,00 EUR Anteilig 1.930,00 EUR7 Installation der Software auf Server 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR

Installix 280,00 EUR8 Installation der Software auf Client 0,00 EUR Anteilig 840,00 EUR

Installix 840,00 EUR9 Schulung vorbereiten 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR

Schulix 280,00 EUR10 Schulung der Anwender 0,00 EUR Anteilig 280,00 EUR

Schulix 280,00 EUR11 Feier 0,00 EUR Anteilig 250,00 EUR

Getränke und Büffet 250,00 EUR

Einzelheiten

ArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeitArbeit

D F20. Mai '02


Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten

Projekt Projekt-Info Statistik...Statistik...


Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung

Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleichdurchzuführen:1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern Sie die

resultierende Datei unter dem Namen „BP2-Team_x.mpp“2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels

mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung „P_n-Team_x.doc“

3. Aufgabe des Projektleiters ist es insbesondere, eine Präsentation „Plan2-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte: Ergebnisse der Projektplanung (I+II) – ohne Arbeitspaket-Darstellungen Ressourcenplan vor und nach dem Kapazitätsabgleich Kostenplan Stand der Umsetzung der Arbeiten Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2002

4. Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 30.05.2003


Zu Aufgabe 4: Projektplanung II Es ist weiterhin ein wöchentlicher „jour fixe“ des

Projektteams durchzuführen Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das

(wöchentliche) Protokoll. Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später

abzugebenden Projektdokumentation Die Protokolle „P_2-Team_x.doc“ und „P_3-Team_x.doc“

sind mit den anderen Dateien zu versenden Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu

erfassen Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied

anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die Monate Mai/Juni zu füllen

Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu erfassen


Aufgabe 3: Projektplanung IDer von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum 23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem Termin auszurichten.1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen

3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform

2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h), Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten

3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan

4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“

5. Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen

6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003

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