Schmeling + Consultants GmbH Heidelberg

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Webinar in Kooperation mit Acrolinx

Im Fokus: Sprache und Terminologie

Fachbeitrag: Was bedeutet

die internationale Norm

IEC 82079-1 zum Erstellen

von Gebrauchsanleitungen

für Ihr Unternehmen?

07.05.2014

Roland Schmeling r.schmeling@schmeling-consultants.de

Acrolinx

IEC 82079-1 Erstellen von Gebrauchsanleitungen

Status • Internationale Norm (IEC)

• Europäische Norm (EN)

• Deutsche Übersetzung (DIN EN) seit 2013-06

• Wichtigste Norm für Anleitungen

Veröffentlichung • August 2012

Vorgänger • IEC 62079:2001 (ungültig; aber: EN 62079:2001 noch bis

12.09.2015)

Scope • Alle Arten von Anleitungen (instructions for use) für alle Arten von

Produkten, von der Dose Farbe bis zur Industrieanlage

Inhalt • Begriffsdefinitionen

• Prinzipien für die Erstellung von Anleitungen

• Anforderungen an den Inhalt von Anleitungen

• Anforderungen an die Gestaltung von Anleitungen

• Anforderungen an den Erstellungsprozess für Anleitungen

• Anforderungen an die Qualifikationen von Redakteuren, Autoren,

Übersetzern, Lektoren, Illustratoren, Prüfern

• Anforderungen an die Prüfung einer Anleitung auf

Übereinstimmung mit der Norm

• Informativ: Erstellungsprozess

• Informativ: Methoden der Evaluation (Expertisen und empirische

Methoden)

Ausblick • Weitere Teile einer Normenreihe möglich

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Kleine Umfrage …

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IEC 82079-1 hat IEC 62079 abgelöst

Allgemein Elektrotechnik Telekommunikation

Internationale

Ebene

Europa

Nationale

Ebene:

Deutschland

IEC 62079:2001

EN 62079:2001

DIN EN 62079:2001

DIN EN 82079-1:2013

EN 82079-1:2012

IEC 82079-1:2012

parallel voting

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EN 62079: Rechtliche Bedeutung in Europa und Deutschland

EN 82079-1 tritt Nachfolge an

IEC 62079

EN ISO 12100

DIN EN ISO 12100

Gesetz - verbindlich

Norm – freiwillig

„Stand der Technik“

ProdSG

EG-Vertrag AEUV Artikel 114

• Legt „hohes Schutzniveau“ fest

• Ermöglicht Richtlinien mit Anforderungen an Produkte

bzw. Arbeitsmittel

EG Produktsicherheits-

richtlinie 2001/95/EG

EG Maschinen-RL

2006/42/EG

9. ProdSGV

EN 62079

DIN EN 62079

EG Medizinprodukte-

RL 93/42/EG

MPG

EN IEC 60601-1

DIN EN IEC

60601-1

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IEC 82079-1: Bedeutung

Normen generell

Erstellung durch privatrechtliche Organisationen

„Interessierte Kreise“

Normen sollen den Stand der Technik wiederspiegeln

Anwendung freiwillig, aber:

Rechtsprechung: Regeln der Technik

Produkthaftungsrecht: Mindeststandards

Produktsicherheitsrecht: Teilweise zur Umsetzung von Gesetzen

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IEC 82079-1

EU: Ohne Auftrag der Kommission, daher

keine harmonisierte Norm, keine generelle Zuordnung zu einer Richtlinie des „Neuen Konzepts“

• siehe www.newapproach.org

Deutschland: Vorgänger DIN EN 62079 hatte Vermutungswirkung hinsichtlich des GPSG für allgemeine Produkte (bisher durch AtAV, jetzt AfPS; künftige Regelung noch unklar)

International wachsende Aufmerksamkeit und Mitwirkung

Normungsorganisationen und –gremien, Verbraucherverbände, COPOLCO (http://www.iso.org/iso/copolco)

IEC: horizontale Norm zum Aspekt: „Anleitung“ (ISO: ähnliche Regelung)

Deutliche Empfehlung für vertikale (produktbezogene) Normen

Gilt immer dann, wenn vertikale Norm keine abweichende Regelung hat

ISO: horizontale Bedeutung (ähnlich wie IEC)

Gemeinsame Arbeitsgruppe mit IEC; Beginn einer Normenreihe: offen für weitere Teile

Acrolinx

Wichtige Neuigkeiten

Sicherheits- und Warnhinweise

Differenzierte Regelung für die Lesbarkeit

Neuer Anhang Prozess

Neuer Anhang Empirische Methoden

Qualifikation von Redakteuren

Regelung für die Konformitätsprüfung

Zielgruppenanalyse

Kein Standard-Inhaltsverzeichnis mehr

…

Weniger spannend:

Elektronische Medien

Anlagen

…

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Mögliche Themen der nächsten Revision der IEC 82079-1

Sicherheitsaspekte klarer und

konsistenter, z. B. Zusammenhang von

Risikobeurteilung

Kompetenzen der Prozessbeteiligten

differenzierter (Rollendefinitionen)

Nutzung elektronischer Medien

Empirische Methoden zur

Informationsqualität und zur

Zielgruppenanalyse

Qualitätssicherung

International konforme Anleitungen

Klarere Formulierung von

Qualitätskriterien und einer

Qualitätsmetrik

Erstellungsprozess (bisher nur

informativ und exemplarisch

im Anhang D)

Erstellungsprozess

Scope und Titel der Norm

Gliederung, Verständlichkeit und

begriffliche Klarheit und Konsistenz der

Norm verbessern

Ggf. Ermöglichen weiterer Teile

User Feedback

Integration von Komponenten

speziell: Anlagenbau

Abstimmung mit ISO IEC IEEE 26514

über Software-Dokumentation, u.a.

begrifflich

Struktur von Informationstypen

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tekom Normenkommentar zur EN 82079-1

Aus dem Inhalt:

Einordnung und Umgang mit der Norm

Neuheiten gegenüber EN 62079:2001

Begriffserklärungen

Wichtige Prinzipien

Rollen und Verantwortlichkeiten

Gebrauchsanleitungen im Produktlebenszyklus

Vorgaben für die Gestaltung

Sprachfassungen

Struktur

Formulierung

Medien

...

Zulieferdokumentation

Sicherheitsbezogene Informationen

Konformitätsprüfung

Ausblick

Index

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IEC oder DIN EN?

IEC 82079-1 Preparation of

instructions for use …

Quelldokument

relativ teuer

Vorlage für Übersetzung

Style guide

„The intention of no failure should be

aimed for.“ (zielt auf die Fehlerfreiheit

einer Anleitung, vgl. TQM-Prinzipien)

DIN EN 82079-1 Erstellen von

Gebrauchsanleitungen …

Deutsche Übersetzung

vergleichsweise günstig

Enthält Übersetzungsfehler

Übersetzung: „Gestaltungsleitsatz“

besser: „Redaktionsleitfaden“

Übersetzung: „Es sollte die Absicht

angestrebt werden, nicht zu

versagen.“

Sinngemäß besser: „Fehlerfreie

Anleitungen sollten stets das Ziel

sein.“

Wer es genau wissen will, muss im

englischsprachigen Original nachlesen.

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Gliederung der DIN EN 82079-1

Vorwort

1. Anwendungsbereich

2. Normative Verweisungen

3. Begriffe

4. Prinzipien

5. Inhalt von Gebrauchsanleitungen

6. Gestaltung von

Gebrauchsanleitungen

7. Bewertung der Konformität mit

diesem Teil der Normenreihe

82079

Anhang A (normativ) Bewertung

der Gebrauchsanleitung

Anhang B (informativ) Checkliste

für Konformität und Kommentare

Anhang C (informativ) Checkliste

für die Effektivität der

Kommunikation

Anhang D (informativ) Planung

der Erstellung von

Gebrauchsanleitungen

Anhang E (informativ) Empirische

Methoden zur Unterstützung der

Erstellung von

Gebrauchsanleitungen

Literaturhinweise

Inhalt und Anhänge

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DIN EN 82079-1: Formulierung

6.1.7 Eine Handlungsanweisung pro Satz

Ein Satz darf nur eine Handlungsanweisung enthalten oder höchstens eine

kleine Anzahl von eng zusammenhängenden Handlungsanweisungen.

6.1.8 Regeln der einfachen Formulierung

Der Text der Gebrauchsanleitung muss in einfachen, eindeutigen, direkten

Formulierungen in kurzen Sätzen geschrieben werden, also nach dem

Prinzip „Ein Ausdruck, eine einfache Bedeutung". Die logische Struktur

des Texts muss deutlich sein.

[…]

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DIN EN 82079-1, 6.1.7 Regeln der einfachen Formulierung

Prinzipien Empfohlen Abzulehnen

Aktivform von Verben statt

Passivform verwenden

Stellen Sie den Strom ab. Seien Sie sicher, dass der

Strom ausgeschaltet ist.

Sei bestimmt: vorzugsweise

Befehle als schwächere Form

Entfernen Sie keine

Etiketten.

Sie sollten keine Etiketten

entfernen.

Anleitungen eher mit

Tätigkeitsverben als mit

abstrakten Hauptwörtern

Anwenden, instand

halten, vermeiden

Verwendung,

Instandhaltung,

Vermeidung

Nutzer eher direkt

ansprechen als sagen, was

sie tun könnten

Ziehen Sie den schwarzen

Hebel zu sich.

Nutzer werden den

schwarzen Hebel von der

Maschine wegziehen.

Doppelte Verneinungen

vermeiden

Nur 3-A-Sicherungen

passen

Keine Sicherungen passen

außer 3 A

Leicht verwechselbare

Wörter vermeiden

(besonders mit Präfixen, die

gleich aussehen und klingen)

Brennbarer Inhalt;

Hohe/(niedrige)

Empfindlichkeit

Entflammbarer Inhalt;

Hyper/(hpyo)-

Empfindlichkeit

Tabelle 1: Beispiele für Schreibstil

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DIN EN 82079-1: Fachbegriffe, Abkürzungen, Akronyme

6.1.8 Regeln der einfachen Formulierung

[…]

Abkürzungen und Akronyme müssen vermieden werden, es sei denn, es kann

angenommen werden, dass sie den beabsichtigten Nutzern bekannt sind, oder die

Begriffe sind beim ersten Auftreten in der Gebrauchsanleitung oder/und in einem Glossar

erklärt.

[…]

5.15.5 Fachbegriffe, Akronyme und Abkürzungen

Unvermeidbare Fachbegriffe, Akronyme und Abkürzungen, die für die beabsichtige

Zielgruppe nicht sofort verständlich sind, müssen aufgelistet und erklärt werden.

Bei Verbraucherprodukten ist es hilfreich, empirische Tests durchzuführen, wenn

zweifelhaft ist, ob die Fachbegriffe im Allgemeinen von der Zielgruppe verstanden

werden. Es wird ein Glossar empfohlen, wenn Fachbegriffe in der Gebrauchsanleitung

oft angewendet sind.

[…]

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Acrolinx

DIN EN 82079-1: Redaktionsleitfaden

6.1.2 Gestaltungsleitsatz

Ein Gestaltungsleitsatz sollte festgelegt und in der gesamten

Gebrauchsanleitung befolgt werden, der zum Beispiel abdeckt:

• Schreibstil (siehe Tabelle 1);

• Formulierung;

• konsistente Anwendung von Begriffen;

• Art und Weise der Anrede der Leser;

• Gestaltung von Text- und Seitenlayout einschließlich Auswahl von

Schriftart und –größe (siehe Tabelle 2).

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Acrolinx

DIN EN 82079-1: Konsistente Terminologie

5.15.5 Fachbegriffe, Akronyme und Abkürzungen

[…]

Eine gleichbleibende Terminologie muss in der Gebrauchsanleitung, am

Produkt, auf der Verpackung und, falls notwendig, in Begleitmaterialien wie

Handbüchern angewandt werden.

6.1.4 Konsistente Terminologie

Die Terminologie muss konsistent nach dem redaktionellen

Gestaltungsleitsatz angewendet werden, auf diese Weise verbessert sich

die Verständlichkeit.

Eine konsistente Terminologie muss in den Materialien angewendet

werden, sei es in der Gebrauchsanleitung selbst, auf der Verpackung, in

anderen zusätzlichen Materialien und auf dem Produkt selbst.

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DIN EN 82079-1: Stichwortverzeichnis

5.15.4 Stichwortverzeichnis

Wenn die Gebrauchsanleitungen lang und komplex sind, sollte ein Index

mit Schlagwörtern in alphabetischer

Reihenfolge angegeben werden. Der Index muss im Inhaltsverzeichnis

referenziert werden.

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DIN EN 82079-1: Qualitätssicherung

6.1.11 Korrekturlesen

Gebrauchsanleitungen müssen von anderen Personen Korrektur gelesen

werden als vom Autor oder Übersetzer, vorzugsweise einem

Muttersprachler der Zielsprache, der Kenntnisse über das betreffende

Produkt hat.

Die Bewertungskriterien sind:

• Formulierung entsprechend dem Gestaltungsleitsatz;

• korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung;

• korrekte Grammatik;

• Konsistenz der Begriffe.

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Acrolinx

DIN EN 82079-1: Funktionale Formulierung

Funktionale Strukturierung und Standardisierung des Texts

6.1.3 Struktur

Die Formulierungen sollten den Textfunktionen entsprechen. Die Struktur der

Texte sollte die verschiedenen Textfunktionen unterstützt. Solche Textfunktionen

sind zum Beispiel:

• Thema (Überschrift);

• Beschreibung;

• Ziel;

• Voraussetzung;

• Zustand;

• Handlung;

• Ergebnis;

• Warnung;

• Aufforderung und Erinnerung;

• Beispiel;

• Bildtext (Beschriftung einer Abbildung oder einer Tabelle).

Die Anwendung einer einheitlichen Strukturierungsmethode wird empfohlen.

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Beispiel

Die Verwaltung der mit

dem Programm

erstellten Tabellen

erfolgt durch Aufrufen

der Hauptmaske mit

zuvor eingestellter

Option „Verwaltung“.

Tabellen verwalten

Wählen Sie die Option

Verwaltung.

Klicken Sie auf Home.

Die Hauptmaske mit

Tabellenverwaltung wird

angezeigt.

Ziel

Handlung

Handlung

Resultat

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Inhalt (Proposition) und Funktion (Illokution) unterscheiden

Feststellen, dass die Tür offen ist.

NN vorwerfen, dass NN die Tür offen gelassen hat.

NN auffordern zu prüfen, ob die Tür offen ist.

NN auffordern, die Tür zu schließen.

NN auffordern, zu gehen.

NN einladen, hereinzukommen.

Im Funktionsdesign:

Festlegen der benötigten Sprechakte

Zielangabe, Handlungsaufforderung, Bedingung, Voraussetzung, Tipp, Beispiel, Risiko,

Thema, Orientierung, Resultat, Aufbau, Funktionsweise, Bedienelement-Funktion, …

Nicht: Bitte, Entschuldigung, Vorwurf, Gefühlsäußerung, Befehl, Schuldspruch, Eid, …

Definition der entsprechenden schreibtechnischen Regeln in einem

Redaktionsleitfaden nach einheitlichem Beschreibungsmuster

Maßgabe: Hohe Informationsqualität und Konsistenz

Darauf aufbauend: Schulung, Qualitätssicherung, Tool-Konfiguration, …

„Die Tür ist offen.“

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Acrolinx

Konformitätsprüfung

Konformitätsprüfung nach

IEC 82079-1: DocCert

Incl. Prüfung des

Zusammenspiels

Anleitung/Produkt

Prüfzeichen

Zertifizierung möglich

Prozessaudit und Zertifizierung

der Redaktionsprozesse:

DocCertSystem

Bei Fragen:

r.schmeling@schmeling-consultants.de

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Acrolinx

Wäre es nicht wunderbar …

… wenn eine Software einen Teil dieser umfangreichen

schreibtechnischen Prüfungen abnehmen könnte?

… wenn eine Software einen Teil der nach EN 82079-1

geforderten Qualitätssicherung automatisieren könnte?

… wenn der Autor diese zahlreichen schreibtechnischen

Regeln und terminologischen Festlegungen nicht merken oder

jeweils nachschlagen muss?

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