Weblogs als Instrument des Wissensmanagements in Projekten & Unternehmen Timo F. Timm.

„Weblogs als Instrument des Wissensmanagements in

Projekten & Unternehmen“

Timo F. Timm

Timo F. TimmDiplom Medienwirt 2

Weblogs als Instrument des Wissensmanagements in Projekten & Unternehmen 1. Juli 2008

Inhalt

• 0. Vorstellung

• I. Einführung – Was sind Weblogs (aus unternehmerischer Sicht)

• II. Weblogs als Wissensmanagementsysteme

• III. Nutzung von Weblogs im Unternehmen

• IV. Weiterführende Links



RahmendatenI. Einführung

Rahmendaten

Weblogstruktur

Unternehmensrelevanz

SWOT-Analyse

• Fast 1 Mrd. Menschen online

• Weltweit 31,6 Mio. Weblogs (Perseus-Studie)

• USA: über 14 Mio. Weblogs

• 16% der Bevölkerung der USA lesen Weblogs (32 Mio.)

• Ca. 200.000 deutsche Weblogs (7.000 Postings pro Tag)

• Zuwachsraten in Deutschland mittlerweile auf internationalem Niveau (alle fünf Monate Verdopplung der Weblogzahlen)

• Weblog = Blog• Zahlen variieren je nach Institut



WeblogstrukturI. Einführung

Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

Definition:

„[Ein Weblog ist] eine Website, die regelmäßig aktualisiert wird, und auf der neues Material am Beginn der Seite veröffentlicht wird.“ – Rebecca Blood (Autorin des „Weblog-Handbuches“)

„Weblogs sind direkt, ungefiltert und dialogorientiert“ – Klaus Eck (Herausgeber des PR-Blogger)

„Blogs sind Bonsai-CMS, so einfach wie E-Mails schreiben.“– c‘t, Ausgabe 05.09.2005

Weblogs können zunächst als technische Lösungen für Onlinepublikationen betrachtet werden

Beispiel:www.pr-blogger.de




Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

3 grundlegende Funktionsprinzipien:

• Personalisierung

Meist ein Autor mit informellem und persönlichem Schreibstil, hohe Authentizität, Dialogorientierung durch Kommentarfunktion

• Automatisierung / Einfachheit

Technische Funktionen zur Unterstützung der Auffindbarkeit von Informationen

• Information / Vernetzung

Suchmaschinenrelevanz,Einträge stellen thematische, kommentierte Linklisten dar

Exkurs: Technische Funktionen




Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

Technische Funktionen:

• Permalink – Jeder Eintrag besitzt eine eigene URL

• Kommentarfunktion

• Automatisches Archiv / Kalenderfunktion

• Volltextsuche

• Kategorien / Tags – frei erstellbare Schlagworte zur Gruppierung von Einträgen

• Trackbackfunktion – Hinweis für Autoren, dass in einem anderen Weblog über den betreffenden Eintrag geschrieben wurde

• RSS-Technologie (Rich Site Summary) – Lösen des Inhaltes vom Layout, Möglichkeit automatischer Benachrichtigung bei neuen Einträgen

Beispiel:www.roell.net/weblog/



UnternehmensrelevanzI. Einführung

Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

Business Week Mai/Juni 2005



UnternehmensrelevanzI. Einführung

Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

privat

Nutzung von Weblogs

geschäftlich

schreibenlesen... • Marketing

• PR• Projektmanagement• Wissensmanagement• Qualitätsmanagement • Innovationsmanagement• Aus- und Weiterbildung• ...

• Monitoring !!!• Recherche• Weiterbildung Monitoring notwendig

für Krisen-PR: Jamba, Kryptonite, Josh Marshall



SWOT-AnalyseI. Einführung

Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

Geschäftliche Nutzung von Weblogs

STÄRKEN SCHWÄCHEN

CHANCEN RISIKEN

• Kostengünstig• Einfache Bedienbarkeit / hoher Automatisierungsgrad• Neues Medium: direkt und aktuell• Thematischer Fokus• Dokumentation impliziten Wissens• ...

• Subjektivität (kein Anspruch auf Korrektheit, keine Freigabemechanismen)• Aufwand für Einrichtung oder Integration• schwer planbar, sich entwickelndes „Produkt“• ...

• Effizienzsteigerung• Wettbewerbsvorteil, Innovationsfaktor• Nachhaltiges und strukturiertes Wissensmanagement• Transparenz in der Außendarstellung• Wissenskooperationen (shared knowledge)• ...

• „Euphoriefalle“, Versanden des Projektes• Veröffentlichung falscher Informationen• Image des „Bloggens“ kann sich schnell ändern• ...



Ende Block 1I. Einführung

Rahmendaten

Weblogstruktur


SWOT-Analyse

Verständnisfragen zum Aufbau und zur Funktionsweise von Weblogs?



Wissensbasierte Probleme in UnternehmenII. Weblogs als Wissens-managementsysteme

Wissensbasierte Probleme in Unternehmen

Wissensmanagement durch Weblogs

Wechselwirkungen

• Ø 3-5 % der Dokumente in einem Unternehmen sind nicht auffindbar.

• Ø 80 % des Wissens in einem Unternehmen ist personengebunden, wobei nur 4 % des Wissens in strukturierter Form vorliegen.

• In Deutschland waren lediglich 10 % der Unternehmen in der Lage, durch ein Dokumentenmanagementsystem ihr Informationsmanagement zu verbessern.

• Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 2,44 Std. / Woche mit der Suche nach Dokumenten, wodurch bei 1.000 Mitarbeitern Kosten in Höhe von 3,74 Mio Euro / Jahr entstehen. Jeder Mitarbeiter verbringt durchschnittlich 3,45 Std. / Woche mit der Sichtung und Verteilung von E-Mails, was wiederum bei 1.000 Mitarbeitern ca. 5,29 Mio. Euro / Jahr an Kosten verursacht.



Wissensmanagement durch WeblogsII. Weblogs als Wissens-managementsysteme



Wechselwirkungen

Wissenskreislauf

Wissen = Kontext gebundene InformationInformation = Nachricht mit Neuigkeitswert und Relevanz






Wechselwirkungen

Funktionen wissensbasierter Weblogs (1)• Kommunikation (einseitig und zweiseitig)

• Informationsvermittlung an die Öffentlichkeit oder eine definierte

Adressatengruppe (direkt, aktuell, persönlich, transparent)• Feedback über Kommentarfunktion, Dialogelement (Begleitung von Gedankengängen, Rückkopplungen)

• Dokumentation• Festhalten impliziten bzw. „stillen Wissens“ (personengebundenes Wissen wird nutzbar gemacht, Prozesse werden dokumentiert)

• Ideengenerierung• „Niederschwelligkeit“ des Mediums (Dokumentiertes Denken) fördert Assoziationen und bietet Grundlage für die Leser Ideen zu formulieren






Wechselwirkungen

Funktionen wissensbasierter Weblogs (2)

• Sammlung / Vernetzung• Verlinkung von Quellen erschafft Strukturen und persönliche Nutzerpfade („Information Pools“ und Themencluster)• Relevanz für Suchmaschinen steigt durch stetige Verlinkung

• Verwaltung / Bearbeitung• Möglichkeit nachträglicher Änderungen erlaubt auch die gemeinschaftliche Bearbeitung von Produkten (Aktualisierung von Wissen) Vernetzung von Weblogs

ist vergleichbar mit der von Synapsen im Gehirn






Wechselwirkungen






Wechselwirkungen

Wissenskreislauf

K – KommunikationD – Dokumentation I – IdeengenerierungS – Sammlung /Vernetzung

Verwaltung

KI / K

S D






Wechselwirkungen

Beispiele wissensbasierter Weblogs (1)

Sichten einer Vielzahl von Blogs mit Hilfe der RSS-Technologie möglich!

• Projektblogs – spezielles Projektblog mit mehreren Autoren, Fortschritte werden dokumentiert und können zeitlich nach- vollzogen und kontrolliert werden. Controlling wird ermöglicht.

• Kompetenz-Blogs / Information-Pools (intern/extern) – Mitarbeiter erstellen Blogs zu Arbeitsschwerpunkten und/oder weiteren Qualifikationsbereichen (Motivation, Instrument der Personalentwicklung). Relevante Informationen zum Thema werden automatisch gebündelt, ein „Experte“ als Wissensträger bekannt. (Auch zu Reputationszwecken und zur Recherche)

• Prozessblogs – Prozesse werden festgehalten, siehe Projektblogs. Mögliche Schwerpunkte: anonyme Blogs für neue Mitarbeiter (Die ersten 100 Tage etc.)






Wechselwirkungen


• Lernblogs – Begleitung von Weiterbildungsmaßnahmen durch die

Teilnehmer. Dokumentation des persönlichen Lernfortschritts und Erkenntnissen, Beurteilungsmöglichkeit der Weiterbildung.

• Innovationsblogs – Betriebliches Vorschlagswesen inkl. Diskussion und Entwicklung von Vorschlägen. Rückkopplung von Veränderungsprozessen mit Mitarbeitern (Akzeptanz- und Change Management)

• CRM- / Kundenblogs – Einrichtung spezieller Kundenblogs als Informationskanal oder zur Erfragung von Feedback (Niederschwelligkeit fördert Äußerung tiefer liegender Bedürfnisse)






Wechselwirkungen


• CEO-Blogs / Infoblogs – Weitestgehend Ersatz von Newslettern. Informationen können bei bedarf über RSS-Feedreader angefordert werden (Information Pull). Interesse / Bedarf kann besser überprüft werden.

• CMS (Content Management System) – Insbesondere für KMU ohne eigenständiges Intranet oder CMS bieten Weblogs eine kostengünstige Alternative im kleinen Rahmen (Frage der Anforderungen/Zielsetzung)

• ...



WechselwirkungenII. Weblogs als Wissens-managementsysteme



Wechselwirkungen

Weblogs als neues Medium zwischen E-Mail, Homepage, Forum und Intranet?

• Weblogs ersetzen kein Medium vollständig, sondern ergänzen es oder übernehmen einige der Funktionen, z.B. Projekt-E-Mails, ... Zeitersparnis & Transparenz sind zwei der wesentlichen Vorzüge.• Ein Forum ist als Pool für Fragen und Themen zunächst personenneutral. Die Identifikationsleistung mit einem Weblog ist weitaus höher.• Weblogs stellen eine gute Ergänzung zu bereits erstellten – i.d.R. statischen – Internetseiten dar (dynamischer Inhalt).• Die Anbindung an ein bestehendes Intranet erfordert einen geringen – aber vorhandenen – Aufwand. Komplexe Strukturen mit

einer Vielzahl an Themen und Nutzern sind von Weblogs nur schwerlich zu kontrollieren.



Ende Block 2III. Nutzung von Weblogs

Kritische Erfolgsfaktoren

Strategische Planung

Unternehmenskultur

Fallbeispiel

„Blogging Guide“

Gibt es weitere Prozesse im Wissensmanagement, die mit Hilfe von Weblogs optimiert werden können?

- Probleme mit bisherigen Lösungen?

- Offene Fragestellungen?



Kritische ErfolgsfaktorenIII. Nutzung von Weblogs



Unternehmenskultur

Fallbeispiel


Rahmenbedingungen für die erfolgreiche Einführung im Unternehmen:

• Einmalige Schulung (technische Begriffe und Möglichkeiten)• Festgelegte Ziele (Warum wird gebloggt?)• Verantwortliche Stelle für Weblogs im Unternehmen / Eigeninitiative der Blogger (Abbrecherquote)• Kenntnis von der Schreibkultur im Unternehmen• Aktualität / regelmäßige Einträge• Regeln im Umgang mit Blogs definieren (Blog Policy)• Zeit zum Führen von Blogs (investierte Arbeitszeit zahlt sich aus)!• Kritische Masse an Autoren (einigen Formen von Gruppen- oder Community-Blogs)

Privates Surfen in der Arbeitszeit erhöht die Produktivität!



Strategische PlanungIII. Nutzung von Weblogs



Unternehmenskultur

Fallbeispiel


Was soll die Einführung von Blogs konkret bewirken?

• Reduktion von Recherchezeiten• Größere Anzahl von Ideen im betrieblichen Vorschlagswesen• Identifikation von weiteren Kompetenzen der Mitarbeiter• Herausbildung von Experten in Themengebieten des Unternehmens• Dokumentation aller Projekte während der Projektlaufzeit• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch erhöhte Transparenz von Veränderungsprozessen• ...

Jedes Ziel erfordert seine eigenen Maßnahmen (und u.U. sein eigenes Weblog)!



UnternehmenskulturIII. Nutzung von Weblogs



Unternehmenskultur

Fallbeispiel


Jedes Unternehmen kann Nutzen aus Weblogs ziehen,aber...wie die Weblogs eingesetzt werden können, hängt von der Unternehmenskultur ab:

• Wie eigenverantwortlich sind die Arbeitnehmer?• Welche Schreibkultur herrscht vor?• Welcher Führungsstil wird ausgeübt?

Nach der Einführungsphase entscheidet sich, wie sich die Weblogkultur im Unternehmen entwickelt...



FallbeispielIII. Nutzung von Weblogs



Unternehmenskultur

Fallbeispiel


Wie sieht Ihr Projekt aus? Wie gehen Sie mit Informationen und Wissen um?

Welche Medien verwenden Sie?

- Ihr Fallbeispiel!



„Blogging Guide“III. Nutzung von Weblogs



Unternehmenskultur

Fallbeispiel


Was Sie beachten sollten, wenn Sie mit Weblogs arbeiten wollen:

• Welches Ziel verfolge ich? (Wer schreibt/liest das Weblog? Wozu?)

• Wie sollen die Weblogs genutzt werden? (Blogging Policy)

• Welche Funktionen benötige ich?

• Welches System / welcher Anbieter kommt in Frage?

• Womit beginne ich? (Schulung, Information, Pilotprojekt)

• Wie wird das Bloggen in den Alltag der Mitarbeiter integriert?

• Wie erfasse ich, ob ich mein Ziel erreicht habe?



Fazit

Jeder Projektleiter sollte sich mit Weblogs befassen!

Ob sie beobachtet und gelesen, als Dokumentationshilfe genutzt oder als integraler Bestandteil des Wissens- oder Innovationsmanagements gehandhabt werden...

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.



Weiterführende Links (1)• 10 Tipps für erfolgreiches Bloggen von Rebecca Blood http://www.wams.de/data/2003/03/23/56356.html

• Lexikoneintrag, Übersicht zu Weblogs http://de.wikipedia.org/wiki/Blog

• Diplomarbeit zum Thema: „Selbstgesteuertes Lernen, Weblogs und Konstruktivismus“ von Stefan Mosel http://weblog.plasticthinking.org/item/3779

• Studien zum Thema wissensbasierter Probleme in Unternehmen http://www.steinbeis-wissensmanagement.de/Studien

• Privates Surfen in der Arbeitszeit erhöht die Produktivität: http://www.heise.de/newsticker/data/anw-06.02.03-005

• PR-Blogger: http://www.pr-blogger.de

IV. Weiterführende Links

Kontakt:

[email protected]

0171/6926849



Weiterführende Links (2)• Top 100 deutscher Business Blogs: http://www.top100-business-blogs.de/

• Blog-Index (Übersicht, Top 100 und Suchfunktionen): http://www.technorati.com/pop/blogs/ http://www.blogstats.de/ http://www.popdex.com/ http://www.daypop.com/

• Weblog zum Thema Innovation, Artikel über Wissensmanagement: http://www.innovationtools.com/Weblog/innovationblog-detail.asp?ArticleID=44

• Trendbarometer von Weblogkeywords: http://www.blogpulse.com/index.html

• Das E-Business-Weblog: http://www.roell.net/weblog/

IV. Weiterführende Links

Kontakt:

[email protected]

0171/6926849

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