Wie verändern digitale Medien unser Gehirn?Computer, Smartphones und Tablets: 5 bis 6 Stunden täglich verbringen wir im Durchschnitt mit digitalen Medien. Nicht ohne Folgen!

PERFEKT ORGANISIEREN

Termine mit Start-Up-FlairOFFICE TREND

Social RecruitingDIGITALES BÜRO

Outlook7 Tipps für frischen Wind bei Business-Treffen

Wie funktioniert Personal- und Jobsuche im Netz?

Machen Sie Outlook zu Ihrer Informationszentrale!

www.sekretaria.deHeft 11 / November 2015

» Erfolgsideen für Assistenz & Sekretariat

37. DeutscherAssistentinnen -tag

ein Gewinn für sie und ihr Unter nehmen!

1. – 3. JUni 2016 i DresDen

Kompetenz: gefragte referenten vermitteln praktisches Wissen Impulse: Neue themen und Inspiration für die assistenz der ZukunftPraxis: Informative Intensiv-Workshops und speedcoaching-roundtable

entdecken sie mit uns die elbmetropole Dresden!

www.assistentinnentag.de

Keep it simple.Die Erfolgsstrategie kompetenter Assistentinnen

Anti-Stress-Coach

Peter Buchenau

EffizienzexpertinChristine WalkerGedächtnisexperte

Markus Hofmann

Bundesministerin

Manuela Schwesig

Jetzt

anmelden und

Frühbucherrabatt

sichern!

Liebe Leserin,

sind Sie Eingeborene oder Zuwanderin im Land „Digitalia“? Der Nachwuchs – die Eingeborenen – kann es oft nicht fassen, dass wir – die Zuwanderer – mit drei Fernsehpro-grammen und ohne Handy unsere Jugend überlebt haben. Heute sind wir alle online. Aber was macht die ständige Erreichbarkeit mit unserem Gehirn? Dieser Frage ist unsere Chefredakteurin, Tina Allerheiligen, auf den Grund gegangen und hat dabei erhellendes über die Gehirne ihrer Kinder erfahren. Oder wussten Sie, dass der Bereich, der im Gehirn die Steuerung des Daumens verantwortet, bei 15-Jährigen doppelt so groß ist wie bei Erwachsenen?

Auch wir sind online – mit unserer neuen Website: noch einladender, klarer strukturiert und mindestens so informativ wie gewohnt. Es war ein Berg Arbeit für unsere Kollegin Melanie Grell, aber es hat sich gelohnt. Ihre ersten Rückmeldungen machen uns stolz und ehrgeizig. Aber wir werden uns nicht auf dem Lob ausruhen, sondern insbesondere Ihre kritischen Hinweise aufnehmen und auch die Verknüpfung der gedruckten Ausgabe mit dem digitalen Angebot stärken. Ich wünsche Ihnen viel Spaß mit unserer neuen Ausgabe – und schauen Sie gerne auf unserer neuen Website vorbei.

Ihre

Alles online

6 PERFEKT ORGANISIEREN

7 Tipps für frischen Wind bei Business-Treffen

11 OFFICE TRENDS

Personal- und Jobsuche via Social Recruiting

DIGITALES BÜRO

Machen Sie Outlook zu Ihrer Informationszentrale!

8

I N D I E S E R AUSGABE

4 TOP-THEMA

Wie verändern digitale Medien unser Gehirn? Und welchen Einfluss haben sie auf unsere Arbeit?

Tanja Bögner Herausgeberin und Management-Assistentin

NEU BEI UNS IM INTERNET

W W W.SEKRETARIA.DE

Liebe Leserinnen, in dieser Ausgabe beschäftigen wir uns unter ande-rem mit Recruiting von Personal. Gehört das auch zu Ihren Aufga-ben? Vielleicht sind Sie aber auch selbst auf der Suche nach einer

neuen Heraus forderung. Dann wer-fen Sie doch einen Blick in unsere Jobbörse. Unter www.sekretaria.de/jobboerse finden Sie aktuelle Jobangebote für Assistentinnen und Sekretärinnen.

Unsere Herausgeberin Tanja Bögner ist diplomierte fremdsprachliche Management-assistentin, Vorstandsassistentin, Trainerin, Fachbuchautorin und seit über 20 Jahren im internationalen Assistenzbereich bei namhaften Wirtschaftsunternehmen tätig.

… UND AUSSERDEM

12 TYPISCH ICH Werden Sie zum Glücksverbreiter

13 ENGLISH AT WORK Recruiting and Interviews

14 GUT FÜR MICH Achtsamkeit für mich

GEDANKEN ZUM SCHLUSS Wie glücklich wir sind

37. DeutscherAssistentinnen -tag

ein Gewinn für sie und ihr Unter nehmen!

1. – 3. JUni 2016 i DresDen

Kompetenz: gefragte referenten vermitteln praktisches Wissen Impulse: Neue themen und Inspiration für die assistenz der ZukunftPraxis: Informative Intensiv-Workshops und speedcoaching-roundtable

entdecken sie mit uns die elbmetropole Dresden!

www.assistentinnentag.de

Keep it simple.Die Erfolgsstrategie kompetenter Assistentinnen

Anti-Stress-Coach

Peter Buchenau

EffizienzexpertinChristine WalkerGedächtnisexperte

Markus Hofmann

Bundesministerin

Manuela Schwesig

Jetzt

anmelden und

Frühbucherrabatt

sichern!

3www.sekretaria.de

WILLKOMMEN!EDITORIAL 1 1 / 2015

TOP-THEMA

Wie verändern digitale Medien unser Gehirn?Kennen Sie das, wenn Kinderfinger auf Papas iPhone souverän das neueste Video streamen, blitzschnell und nur mit dem Daumen Nachrichten schreiben, Apps bedienen, als wäre es das Einfachste der Welt, oder absolut konzentriert in einer Welt aus digitalen Bauklötzen unterwegs sind. Stunden, wenn man sie denn lassen würde. Kinder und Jugendliche sind die „digital natives“, die Einge-borenen der Welt des Internets. Sie sind mit Computer und Handy aufgewach-sen und haben ihr Gehirn in einer besonders sensiblen Phase auf diese Medien eingestellt, sagt der amerikanische Neurowissenschaftler und Autor Gary Small. Seiner Ansicht nach reagieren Kinder und Jugendliche heute schneller, sponta-ner und flexibler als noch vor 15 Jahren.

Aber warum sind gerade die digitalen Medien so anziehend? Der Umgang mit Computer,

Smartphone oder Tablet lässt Botenstoffe im Gehirn explodieren und verändert so die Gehirn-zellen, so Small. „Der tägliche Umgang mit High-tech-Erfindungen führt dazu, dass Hirnzellen sich verändern und Neurotransmitter freigesetzt

werden, wodurch allmählich neue neuronale Bahnen in unserem Gehirn gestärkt und alte ge-schwächt werden“, schreibt der amerikanische Hirnforscher. Small leitet das Memory and Aging Research Center an der Universität Los Angeles und hat gemeinsam mit seiner Frau, der Jour-nalistin Gigi Vorgan, ein Buch mit dem bezeich-nenden Titel „iBrain“ geschrieben. Darin ist zu lesen, dass das menschliche Gehirn seine größte Plastizität in den Kindheitsjahren hat. In diesen Jahren werden im Gehirn viele Verschaltungen gebildet. Verbindungen, die das Gehirn für un-nötig erachtet, die also selten genutzt werden, kappt das Hirn im Laufe der Entwicklung wieder.

So reduziert sich die Anzahl der Synapsen in der Pubertät um bis zu 60 Prozent.

5 bis 6 Stunden online – täglich

5 bis 6 Stunden verbringen wir Deutschen im Durchschnitt jeden Tag mit digitalen Medien. Die Folge: Unser Gehirn passt sich dem media-len Dauerfeuer an. Der Einfluss von Internet und Smartphones schlägt sich in unseren neuronalen Strukturen nieder.

Intensive Mediennutzung verändert Wahrneh-mungsgewohnheiten, Konzentration, Erinne-rungsvermögen, Lernfähigkeit und soziale Kom-petenz, das konnten Hirnforscher bei Studien messen und teils sogar sichtbar machen. Dem Göttinger Neurobiologen Gerald Hüther bereitet der digitale Sog Sorgen: „Dass man das Wichtige vom Unwichtigen nicht mehr auseinanderhalten kann“, so Hüther, „das ist das Merkmal der digita-len Medien.“

Digitale Intelligenzsteigerung?

Besonders eine der wichtigsten Kommandozen-tralen ist aus Sicht von Hüther gefährdet: „Dieser frontale Cortex ist die interessanteste Region im menschlichen Hirn überhaupt“. Gleich hinter der Stirn liegt der Bereich im Gehirn, wo die Netz-werke liegen, mit deren Hilfe wir uns in andere Menschen hineinversetzen können. Wo wir Hand-lungen planen und auch lernen, Frustrationen auszuhalten und unsere Impulse zu kontrollieren. „Und da zeigen Untersuchungen immer häufi-ger, dass diejenigen jungen Leute, die intensiv in diesen Multitasking-Computerbeschäftigungen unterwegs sind, gewisse Probleme haben, diesen Frontalcortex aufzubauen und zu verschalten“, er-klärte der Neurobiologe in einer Wissenssendung

4

TOP-THEMA

des SWR. Das Stirnhirn leidet also unter Reizüber-flutung und sprunghafter Aufmerksamkeit.

Allerdings zeigen sich in anderen Hirnregionen auch positive Effekte. Manche sprechen sogar von „digitaler Intelligenzsteigerung“. Dazu gehört, dass die „digital natives“ viel schneller optische Eindrücke wahrnehmen und auf Informationen in Bildern reagieren.“ Kein Wunder, schließlich sind sie seit ihrer Kindheit an den rasenden Informati-onsfluss gewöhnt, der unseren Alltag bestimmt.

Eingeborener oder Einwanderer?

Den „digital natives“ stehen die „digital im-migrants“ gegenüber, die Einwanderer, die als Erwachsene den Umgang mit dem Computer er-lernt haben. Einige von ihnen können sich noch daran erinnern, dass man zu Hause nur einen ein-zigen Fernseher für die ganze Familie hatte – mit drei Programmen in Schwarz-Weiß. Die meisten Erwachsenen gehen natürlich inzwischen routi-niert mit dem Computer um.

„Meine Generation ist erst später im Leben zu den Technologien gekommen“, erklärt der ame-rikanische Wissenschaftler Small. Noch sieht er aber zwischen Einwanderern und den digitalen Einheimischen eine Kluft, die Small und Vorgan in ihrem Buch als „brain gap“ bezeichnen. „Die Hirne der zwei Gruppen sind anders verdrahtet.“ Man müsse sich fragen, wie die Lücke überbrückt wer-den könne.

Aber es gibt auch gute Nachrichten. Je älter wir sind, umso mehr können wir von den neuen Herausforderungen an das Gehirn profitieren: For-scher der University of California in Los Angeles haben bei Untersuchungen von interneterfahre-nen 55- bis 76-Jährigen festgestellt, dass die Netz-suche mehr Gehirnareale aktiviert als das Lesen eines Buchs.

Ein Konzept für die Datenmassen

Die Digitalisierung hat längst auch unsere Büros erreicht. E-Mails, RSS-Feeds, Push-Meldungen: Al-lein die tägliche Datenmenge, die im Sekunden-takt auf uns einprasselt, schafft Probleme, denen wir uns stellen müssen. Während ein Computer problemlos 20 Fenster gleichzeitig geöffnet haben kann, kann uns schon eine eintreffende E-Mail aus dem Konzept bringen. Die menschliche Aufmerk-samkeit muss sich fokussieren. Gerade Erwachse-ne, die nicht mit den neuen Medien aufgewach-sen sind und unter der täglichen Informationsflut leiden, sollten überlegen, welche Informationen in diesem Moment wirklich wichtig sind und welche warten können oder müssen. Müssen Sie jede eingehende E-Mail sofort gemeldet bekom-men? Oder reicht es nicht auch, wenn Sie Ihre Mails „nur“ alle 30 Minuten checken? Müssen Sie die Nachrichten aus aller Welt per Push-Meldung sofort auf Ihr Smartphone bekommen oder reicht nicht auch die Tagesschau um 20 Uhr?

Digitale Arbeit macht flexibel

Die Digitalisierung der Arbeitswelt bietet aber auch große Chancen. Durch neue Technologi-en und die globale Vernetzung ist es nicht mehr nötig, Tür an Tür zu sitzen und zu arbeiten. Mit-hilfe von Videokonferenzen können Teilnehmer aus der ganzen Welt zusammenkommen. Dank der Cloud-Technologie greifen japanische und amerikanische Kollegen auf zentral gespeicher-te Dokumente zu und bearbeiten sie. Dank die-ser Möglichkeiten können Arbeitnehmer etwa in ländlichen Regionen wohnen und trotzdem bei einem internationalen Konzern arbeiten. Die räumliche Flexibilität, die noch vor einigen Jah-ren so gefragt war, ist heute in vielen Fällen nicht mehr wichtig. Sie können von Nienburg aus für eine Firma in New York arbeiten.

Arbeit 4.0 – ein neues Leitbild?

Die Möglichkeiten, die die digitale Welt uns bie-ten, werfen die Frage nach der Arbeit der Zukunft auf. Brauchen wir angesichts der aktuellen tech-nischen Trends ein neues Leitbild von Arbeit? Die digitalen Medien haben einen kulturellen und gesellschaftlichen Wandel angestoßen. So entste-hen auch neue Ansprüche an Arbeit. Viele globa-le Unternehmen verzichten schon auf eine feste Bürostrukur. Wer kommt, setzt sich, wo Platz ist oder wo er gerade gebraucht wird, verbindet sich mit dem Netzwerk und legt los.

Auch ziehen soziale Netzwerke in immer mehr Unternehmen ein. Die Rede ist von Social Soft-ware, also von vorwiegend unternehmensintern genutzten Kommunikationsplattformen, die nach dem Vorbild des Web 2.0 die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander verändern soll. Bereits 35,8 % aller Unternehmen in Deutschland, Öster-reich und der Schweiz experimentieren gemäß einer Erhebung des Hamburger Trendbüros und ihres Auftraggebers, des Verbands Büro-, Sitz- und Objektmöbel, mit Blogs, Unternehmens-Wikis oder intern genutzten sozialen Netzwerken.

Entscheidende Schlüsselqualifikation

Wie genau die Zukunft unserer Arbeit aussehen wird, ist an vielen Stellen noch offen. Klar ist aber, die entsprechende Medien- und Informations-kompetenz wird immer mehr zur Voraussetzung für die erfolgreiche Teilhabe an Arbeit, Wissen und Erfolg. Neben Lesen, Schreiben und Rechnen ist die „vierte Kulturtechnik“ schon längst eine ent-scheidende Schlüsselqualifikation des 21.  Jahr-hunderts. ¶

Die Autorin Tina Allerheiligen ist Chef-redakteurin von sekretaria.de und seit 2010 als PR-Beraterin und freie Journalistin tätig.

IN KÜRZE

Unter „Crowdworking“ versteht man digitale Aufträge, die vollstän-dig über das Internet abgewickelt werden. Was ursprünglich als Zuverdienst für Privatleute gedacht war, entwickelt sich für immer mehr Menschen zur hauptberuflichen Vollzeitbeschäftigung.

LEKTÜRE

Buchtipp: „iBrain: Wie die neue Medienwelt das Gehirn und die Seele unserer Kinder verändert“ von Gary Small und Gigi Vorgan ISBN-10: 3783131960

5www.sekretaria.de

TOP-THEMA

GASTBEITRAG: TERMINE MIT START-UP-FLAIR

7 Tipps für frischen Wind bei Business-TreffenBetritt man das Silicon Valley in Kalifornien, die Wiege der Start-up-Kultur, fühlt man sofort, dass der Wind hier anders weht. Aber auch unsere Start-up-Szene floriert und bringt täglich tolle Ideen und wirklich effizient geführte Jungunter-nehmen hervor. Ein Bereich, in dem sich Mitglieder der Old Economy eine Schei-be von den Jungunternehmen abschneiden können, ist die Meeting-Kultur.

Überflüssige, langweilige Meetings gibt es in der Start-up-Szene selten. Wir haben 7 Tipps,

wie auch Sie frischen Wind in Business-Treffen bringen.

1. Weniger ist mehr

31 Stunden verbringt der klassische Arbeitneh-mer pro Monat in unproduktiven Meetings. Be-sonders in sehr traditionellen Unternehmen exis-tiert dabei eine große Anzahl an Business-Treffen, die einfach zum Firmenalltag gehören – egal, ob sie nützlich sind oder nicht. In Start-ups undenk-bar, denn Zeit ist auch hier Geld! Wie eine aktuelle Umfrage von Spacebase zeigt, verbringen junge

Unternehmen nur zwischen einer und 10 Stun-den pro Monat mit unnützen Besprechungen. Das erste Gebot, um die zeitfressende Routine aufzubrechen, lautet: Nur wichtige Meetings fin-den statt!

Für jedes geplante Treffen sollte deshalb die ein-fache Frage gestellt werden: Ist die Besprechung nötig oder kann das Problem auch anders, z. B. per Mail, geklärt werden? Stellt sich heraus, dass das Thema auch auf anderem Weg bearbeitet wer-den kann, oder es wohlmöglich gar keinen trif-tigen Grund für das geplante Meeting gibt, wird es kurzerhand von der Tagesordnung gestrichen. Alle Beteiligten erhalten so mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben.

6

PERFEKT ORGANISIEREN

2. Klare Agenda, eindeutige Ziele

Die Grundlage für effiziente Meetings wird in Start-ups bereits geschaffen, bevor die Mitarbei-ter zusammentreffen: Anstatt einfach planlos ins Gespräch zu starten, wird die Agenda schon vor dem Treffen über Online-Tools mit allen Mitar-beitern geteilt. So wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer sich schon einmal Gedanken zu den anstehenden Themen machen kann und direkt im Meeting nötige Entscheidungen getroffen werden können. Neben den Inhalten, die es zu besprechen gilt, müssen dabei vor allem auch die Ziele festgelegt werden, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Auf diese Weise werden unnütze Gespräche im Keim erstickt.

3. Tapetenwechsel statt Konferenz-raum-Muff

Um aus einem langweiligen Workshop oder Mee-ting ein Event zu machen, braucht es oft nicht viel. Wie ich in der letzten Ausgabe erklärte, reicht es manchmal aus, den Ort des Zusammentreffens zu wechseln. In den immer gleichen Sitzungsräu-men und anonymen Hotelkonferenzzimmern mit ihren weißen Wänden ist es kein Wunder, wenn die Kreativität nicht richtig sprudeln will und in-novative Ideen auf sich warten lassen. Originel-le und stimulierende Umgebungen regen die Teilnehmer an, sich aktiv am Geschehen zu be-teiligen und ihren kreativen Ideen freien Lauf zu lassen. Warum nicht mal in einen rauen Co-Wor-kingspace gehen und den kreativen Start-up-Vibe wirken lassen? Oder die nächste Paneldiskussion in einem Boxring veranstalten? Buchungsplattfor-men wie Spacebase bieten einen einfachen Weg, schnell passende Locations überall auf der Welt zu finden.

4. Jede Idee zählt

Auch in puncto Team-Einbindung und Mee-ting-Hierarchie weht der Wind in Start-up-Büros etwas anders als in vielen Großunternehmen. Hier zählt jede Idee, nicht nur die der Vorgesetzten. Um die Stimmung auch im klassischen Unterneh-mensalltag aufzulockern und so die Hemmung der Mitarbeiter zu senken, ihre eigenen Ideen zu teilen, kann es schon helfen, wenn der Chef den Anzug zu Hause lässt und etwas legerer zum Mee-ting erscheint. Den CEO im T-Shirt zu sehen kann so manche kreative Barriere aufbrechen.

5. Knallharte Zeitvorgaben

Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne liegt bei den meisten Erwachsenen bei maximal 18 Minuten. Auch die Länge eines Meetings kann also zum absoluten Kreativitätskiller werden. Da-mit Diskussionen nicht ausarten oder Mitarbeiter erschöpft abschweifen, empfiehlt es sich deshalb,

Meetings immer in festen Zeitfenstern durchzu-führen. Eine vorher festgelegte Checkliste auf der Agenda mit entsprechenden Zeitvorgaben für jedes Thema hilft, die Absprachen kurz zu halten. Gibt es einmal mehr zu besprechen, sollten im Vo-raus einzelne Meeting-Blöcke definiert und durch regelmäßige Pausen unterbrochen werden, damit die Kreativität auch nach längerer Zeit noch unge-hindert fließen kann.

6. Raus aus dem Bürostuhl

Ebenfalls ein fieser Kreativitätskiller ist die immer gleiche, starre Haltung bei Meetings und Work-shops am Konferenztisch. Sollen Mitarbeiter effizient Probleme lösen, müssen sie etwas auf-gelockert werden. Alternativen zu klassischen Bü-rostuhl-Gesprächen können dabei zum Beispiel Walking-Meetings sein. Warum nicht einfach mit allen Teilnehmern bei einem Spaziergang disku-tieren oder ins nächste Cafe pilgern? Auch ein kreativer Twist kann helfen, die Atmosphäre zu lockern. Warum nicht mal Storytelling-Elemente einbauen und die eintönige Business-Routine mit einigen Anekdoten aus dem Unternehmensalltag auflockern oder Meetings unter einem bestimm-ten Thema durchführen? Spacebase hat hierfür das Konzept „Meet Like Me“ entwickelt und hält Business-Treffen regelmäßig im Stil von Serien-konzepten wie „Madmen“ ab.

7. Nicht alle müssen mit

Nichts ist schlimmer, als in Meetings festzusit-zen, mit denen man gar nichts zu tun hat. Un-ternehmen müssen deshalb umdenken und Bu-siness-Treffen nicht mehr als Zeichen für fleißige Mitarbeiter werten. Start-ups machen es vor; aufgrund der meist geringen Ressourcen sind sie gezwungen, effizient zu arbeiten. Suchmaschi-nen-Riese Google geht dabei so weit, zu sagen, dass in keinem Meeting oder Workshop mehr als 10 Leute anwesend sein dürfen. Eine effizien-te Methode, von der auch andere Unternehmen etwas lernen können. Anstatt in festen Gruppen in eine Meeting-Routine zu verfallen, sollte vor jedem Treffen evaluiert werden, wer wirklich an-wesend sein muss und wer seine Zeit stattdessen in andere Aufgaben investieren kann.

Das Wichtigste ist, dass Unternehmen Work-shops und Meetings nicht mehr als lästige Pflicht, sondern als Chance wahrnehmen, sich mit ihren Mitarbeitern effizient auszutauschen. ¶

Über den Gastautor: Julian Jost hat im August 2014 die Spacebase GmbH gegründet. www.spacebase.com ist eine Buchungsplattform für außergewöhnliche Meeting- und Veranstal-tungsräume auf der ganzen Welt. Mit einem Klick können Sie aus über 1.000 „Spaces“ die perfekte Umgebung für Ihre Veranstaltung buchen. Derzeit listet die Plattform über 1.000 Locations in 14 Städten auf der ganzen Welt.

HINWEIS

Weitere Meeting-Tipps finden Sie auf dem Blog von Spacebase: www.spacebase.com/blog

HINTERGRUND

Storytelling: Begeisternde Geschich-ten erzählen per Wort, Bild oder Film. Die Zuschauer werden in die Geschichte eingebunden, damit sie die Inhalte besser verstehen.

7www.sekretaria.de

PERFEKT ORGANISIEREN

Machen Sie Outlook zu Ihrer Informati-onszentrale

Von seinen Machern ist Outlook eigentlich mit der Kombination aus Terminplaner, Kontaktverwal-tung und Mail gut gedacht. Aber bei den vielen E-Mails, die die meisten Arbeitnehmer im Laufe eines Tages erhalten, besteht die größte Herausforderung darin, die Informationen zu erkennen, die für die eigene Arbeit wichtig sind. Wir geben Ihnen ein paar Tipps, wie Outlook übersichticher und schlanker wird.

Microsoft geht davon aus, dass Sie in Zukunft gar kei-ne Dateien mehr anhängen, wenn Sie Inhalte zur Ab-stimmung oder Bearbeitung verteilen wollen. Statt-dessen versenden Sie einen Link auf das Dokument, das sich in der Cloud befindet, z.B. dem Cloudspei-cher jedes Nutzers, der ein Abonnement von Of-fice 365 nutzt. Wann immer möglich, sollten Sie die „Modern Attachments“ in Outlook 2016 nutzen. Sie schreiben wie gewohnt Ihre Nachricht und wech-seln in das Register „Einfügen“. Dort nutzen Sie „Datei anfügen“. Outlook verzweigt jetzt auf die Ansicht der online gespeicherten Dateien. Treffen Sie Ihre Aus-wahl, erscheint der Dateianhang wie gewohnt. Al-lerdings handelt es sich dabei um einen Link. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil neben einem Eintrag klicken, legen Sie mit „Berechtigungen ändern“ fest, ob der Empfänger die Datei nur anzeigen oder auch bear-beiten kann. So sparen Sie viel Dateivolumen und Ihr Outlook bleibt einfach schneller.

Bild 1: Das Wolkensymbol zeigt an, dass der Dateian-hang in der Cloud gespei-chert ist. Mit den Berechti-gungen legen Sie fest, was der Empfänger mit der Datei tun darf.

OUTLOOK

TIPPS & TRICKS

An dieser Stelle veröffentlichen wir regelmäßig interessante Fragen und Antworten im Umfeld der wichtigsten Office- Anwendungen.

Apropos Dateianhänge: Sie sind in erster Linie da-für verantwortlich, dass ein Postfach in seinem Vo-lumen stark wächst und damit an Geschwindigkeit einbüßt. In aller Regel haben Sie die verschickten Do-kumente aber ohnehin auf Ihrer Festplatte. Machen Sie es sich also am besten zur Gewohnheit, einmal pro Tag die Liste der gesendeten Elemente durch-zugehen und die Dateianhänge der Nachrichten zu entfernen, zumindest so lange, bis auch Sie „Modern Attachments“ einsetzen können.

Machen Sie sich mit der Suchfunktion vertraut

Ein individuelles Ablagesystem in Outlook ist eine gute Möglichkeit, seine Projekte im Blick zu behalten. Je früher Sie also damit beginnen, Ordner für Kun-den, Kollegen, Vorgesetzte oder Projekte anzulegen, umso besser. Aber auch die ausgefeilteste Ablage kann nicht verhindern, dass gelegentlich Informati-onen gesucht werden müssen. Machen Sie sich mit dem Suchfeld oberhalb der Elemente des Postein-gangs vertraut. Es sieht unscheinbar aus, ist aber ex-trem leistungsfähig, wenn Sie die passenden Schlüs-selbegriffe kennen.» Verknüpfungen: Sie können die Suchbegriffe mit

den aus den Suchmaschinen bekannten logischen Verbindungen (AND, OR) kombinieren. Beispiel: Friedrich AND Rechnung.

» Genauer Ausdruck: Setzen Sie die Begriffe in An-führungszeichen, wird nach der Eingabe in genau dieser Reihenfolge und Schreibweise gesucht.

» from: In diesem Fall suchen Sie nach den Mails des hinter „from“ genannten Absenders.

» subject: Suchen Sie nach E-Mails mit dem von Ih-nen bezeichneten Betreff. Nutzen Sie dies in Kom-bination mit den Anführungszeichen, um exakt nach einem Betreff zu suchen.

» to: Nachrichten, die Sie an einen bestimmten Emp-fänger gesendet haben.

» received: Erwartet eine Datumsangabe oder ein relatives Datum, z.B. „Sonntag“, um die Nachrichten des entsprechenden Tages zu finden.

» hasattachments:yes: Findet nur die Nachrichten, die auch einen Dateianhang besitzen.

» attachments:presentation.pptx: Gibt nur die Ele-mente aus, die als Anhang eine Power-Point-Datei enthalten.

Bild 2: Die Suchfunktion in Outlook wirkt zunächst un-scheinbar, kann aber eine Menge.

Mit der Zeit werden Sie die Suchcodes ganz automa-tisch verwenden und schnell die E-Mails finden, die Sie benötigen.

Nutzen Sie Quicksteps

Quicksteps sind Arbeitsabläufe oder Schablonen, die auf eingehende Nachrichten oder Elemente ange-

8

DIGITALES BÜRO

wendet werden können. Sie finden die Quicksteps in einem Abschnitt im Register „Start“. Öffnen Sie das Menü, erreichen Sie den Eintrag „Neuer QuickStep“. Wählen Sie aus einer der angebotenen Vorlagen die passende Aktion aus, also etwa das Verschieben der Nachricht in einen neuen Ordner. Damit öffnen Sie die Einstellungen der Aktion. Sie finden dort auch den Schalter „Optionen“. Damit rufen Sie sich einen weiteren Dialog auf, der Ihnen ermöglicht, weite-re Aktionen hinzuzufügen, z.B. das Verschieben nur dann auszuführen, wenn die Nachricht von einer bestimmten Person stammt. In der Praxis markieren Sie dann ein oder mehrere Elemente im Postein-gang oder einem anderen Ordner und wählen unter Quicksteps dann die gewünschte Aktion aus.

Bild 3: Die Quicksteps sind eine tolle Funktion, um schnell den Posteingang aufzuräumen.

Bild 4: In den weiteren Optionen eines Quicksteps passen Sie den Ablauf genau an Ihre Wünsche an.

Der Trick mit den abgesagten Meetings

Sie wollen oder müssen nicht an einer Besprechung teilnehmen, möchten diese aber trotzdem im Kalen-der haben? Dann kopieren Sie den Termin einfach durch Anklicken und das Einfügen über die Zwi-schenablage. Sagen Sie jetzt den ersten Termin ab. So wartet der Organisator nicht erst auf die Antwort. In Ihrem Kalender bleibt trotzdem der zweite Termin erhalten.

Bauen Sie sich Ihre eigene Ansicht auf

Ein viel zu oft unterschätztes Element basiert auf der Anlage eigener Ansichten. Wechseln Sie in Outlook in das Register „Ansicht“. Dort können Sie beispiels-weise bereits mit den beiden Einträgen „Nachrich-tenvorschau“ und „Anordnen nach“ den Blick auf die Elemente verändern. Über den Eintrag „Spalten hin-zufügen“ wählen Sie Felder aus, die verwendet wer-den sollen. Sind Sie mit dem individuellen Blick auf die Elemente zufrieden, nutzen Sie aus dem gleichen Register den Befehl „Ansicht ändern“ und danach das

Kommando „Aktuelle Ansicht als neue Ansicht spei-chern“. Keine Sorge: Sie können dort nichts falsch machen. Über das Kommando „Ansicht zurückset-zen“ kehren Sie immer wieder zum ursprünglichen Zustand vor Ihren Änderungen zurück.

Ergänzen Sie Outlook

Fall Sie Outlook auf einem Rechner einsetzen, auf den Sie vollen Zugriff haben, benötigen Sie im Zwei-fel keine Hilfe, um sogenannte Add-ins zu ergänzen. Ansonsten besteht die Möglichkeit, sich an den Ad-ministrator in Ihrem Unternehmen zu wenden. Dazu ein Beispiel: Die Aufgabenliste von Outlook ist eine schöne Sache. Aber wer mit der Philosophie des Programms nicht zurechtkommt und intern auch keine Aufgaben per Outlook delegieren muss, kann sich beispielsweise eine Erweiterung des bekannten Dienstes Todoist installieren. Damit stehen dann die Möglichkeiten des Dienstes direkt in Outlook zur Verfügung, etwa die Option, aus eingehenden Nach-richten direkt eine Aufgabe zu generieren, die dann in der Liste von Todoist auftaucht, aber nicht erst den Umweg über Outlook geht. Unter www.sperrysoft-ware.com finden Sie eine ganze Reihe von (kosten-pflichtigen) Add-ins für Outlook.

Extra-Tipp: Eine meiner persönlichen Lieblingser-weiterungen für Outlook ist Boomerang (www.bay-din.com/boomerang). Mit Boomerang lassen sich E-Mails zur späteren Wiedervorlage markieren, die dann automatisch zum eingestellten Datum wieder im Posteingang erscheinen. Das geht schneller als manuelle Wiedervorlagen und bietet vor allen Din-gen den Vorteil, die Nachricht nicht erst suchen zu müssen. Ist der Zeitpunkt gekommen, erscheint sie wieder direkt.

Mit wenigen Klicks zum Online- Formular

Sie möchten verbindliche Anmel-dungen zu einer Mitarbeiter- oder Firmenveranstaltung per Formular online einsammeln oder den Teil-nehmern im Nachgang ermögli-chen, Unterlagen oder Präsentati-onen zu erhalten? Dann brauchen Sie ein Formular. Wir stellen Ihnen zwei einfache Lösungen vor.

Nicht an jedem Arbeitsplatz besteht die Möglichkeit, ein Abfrageformular für das Intranet oder den Inter-netauftritt der Firma anzulegen. Häufig müssen For-mulare erst von den Experten aus der IT-Abteilung oder dem Marketing zusammengebaut werden. Und die haben nicht immer gleich Zeit, um die Anforde-rung umzusetzen.

ORGANI-SATION

9

DIGITALES BÜRO

www.sekretaria.de

In diesem Artikel lernen Sie gleich zwei Dienste kennen, die Ihnen helfen können, Online-Formulare zu erstellen.

Arbeiten auf externen Servern

Generell sollten Sie nur Formulare auf externen Ser-vern anlegen, in denen keine schützenswerten Daten verarbeitet werden, wie z. B. Zahlungs- und Kontoin-formationen. Sie können nicht wissen, auf welchen Servern die Daten verarbeitet werden. Stehen diese im Ausland, hätte der Nutzer vorab der Übermittlung der Daten zustimmen müssen.

Unter http://formular.io erreichen Sie einen An-bieter aus Deutschland. Mit den Werkzeugen des Dienstes legen Sie Formulare für unterschiedliche Einsatzzwecke wie Kontaktformulare, Anmeldungs- und Teilnahmeformulare oder Umfragen an.

Der Dienst ist kostenfrei. Allerdings nutzen die meis-ten Anwender die gebührenpflichtigen Variante (ab 5 EUR pro Monat). Dann können die Formularergeb-nisse erst in verschiedene Formate (z. B. XLS) expor-tiert werden. Auch sind damit erst eigene Designs möglich.

Bild 7: Ein neu-es Formular ist rasch aus den verschiedenen Feldarten zusammenge-stellt, inklusive der Erläute-rungen zum Ausfüllen.

Formular anlegen

Das Anlegen eines Formulars ist überraschend ein-fach. Nach der Anmeldung dürfen Sie bereits das erste Formular anlegen. Im ersten Schritt geben Sie die Grunddaten ein. Unter der „ID“ ist das Formular später online erreichbar. Sie vergeben auf der Seite einen Titel und legen fest, ob das Formular öffentlich oder privat ist. Hier schreiben Sie auch Ihre Einleitung sowie die Dankesmeldung, die nach dem Absenden eingeblendet wird. Unter „Formular-Editor“ legen Sie die Felder fest. Sie wählen diese aus der Liste am unteren Rand aus. Vorbelegungen und Optionen tra-gen Sie in den verschiedenen Containern ein. Durch Klicken und Ziehen ändern Sie die Reihenfolge der Felder.

Eine Alternative stammt von Google. Unter https://docs.google.com/forms erreichen Sie die Formularzentrale. Um den Dienst nutzen zu kön-nen, müssen Sie ein Benutzerkonto bei Google besitzen. Vorteil des Ansatzes: Die Inhalte des For-mulars werden automatisiert gespeichert und so aufbereitet, dass Sie die Daten ohne weitere Ge-bühren einfach herunterladen und bearbeiten kön-nen. Nachteil: Die Infos liegen auf den Google-Ser-vern im Ausland.

Auch bei Google stellen Sie das Formular aus den verschiedenen Möglichkeiten zusammen. Das Er-gebnis betten Sie optional in einer Website ein oder Sie verweisen auf die URL. Im Backend entscheiden Sie später über das „Ziel der Antworten“.

Vom digitalen ArchivierenEine Frage zur Digitalisierung von Belegen erreichte die Leser-sprechstunde. Eine Leserin wollte wissen, was es mit dem speziellen PDF-Format auf sich hat, das für die Archivierung von Dokumenten verwendet werden kann.

Das PDF-Format speichert Dokumente so, dass die Optik erhalten bleibt, unabhängig davon, auf was für einem System die Datei betrachtet wird. Um Dateien langfristig archivieren zu können, wurde im Jahr 2005 eine neue Untergruppe des PDF-Formats vorgestellt. PDF/A ist eine international anerkannte ISO-Norm.Zweck ist, Dokumente mit allen Formatierungen des Originals so zu speichern, dass sie über einen länge-ren Zeitraum lesbar bleiben.

Bild 8: Mit dieser Option, die sich im Dateidialog verbirgt, erstel-len Sie PDF-Da-teien für die Archivierung.

Damit werden nach der Spezifikation alle potenziel-len Fehlerquellen ausgeschaltet. Solche archivierba-ren PDF-Dateien kann auf dem Windows-PC auch Microsoft Office erzeugen. Dazu klicken Sie in der Datei in das Register „Datei“. Im Backstage-Bereich nutzen Sie danach das Kommando „Exportieren“. Entscheiden Sie sich für „PDF/XPS“. Bevor Sie einen Namen und den Zielordner auswählen, klicken Sie im Dialog auf „Optionen“. Dort finden Sie schließ-lich den Eintrag „ISO-19005-1 kompatibel“. In vielen PDF-Betrachtern wird das Archivformat besonders gekennzeichnet.

DOKU-MENTEN-ARCHI- VIERUNG

Der Autor Stephan Lamprecht ist freier Journalist und Autor zu den Themen Informatik, Arbeits organisation und Zeitmanagement.

10

DIGITALES BÜRO

PERSONALSUCHE IM NETZ

Personal- und Jobsuche via Social RecruitingDer Fachkräftemangel ist Realität – potenzielle Mitarbeiter haben mehr Auswahl und können es sich leisten, höhere Ansprüche an Arbeitgeber zu stellen. Die Suche nach geeigneten Bewerbern wird immer schwieriger und bleibt gerade bei kleineren Unternehmen nicht selten auch an der „guten Seele des Unterneh-mens“ hängen – an Ihnen. Eine einfache Stellenanzeige zu veröffentlichen und auf Bewerbungen zu warten, ist nicht mehr genug: Begehrte Kandidaten sind so oft gar nicht zu erreichen, oftmals werden sie direkt abgeworben oder gelangen über ihr eigenes Netzwerk an eine neue Stelle.

Neben der Stellenanzeige helfen Online-Ka-näle, die passenden Bewerber zu finden. Bei

der Frage nach dem Erfolg verschiedener Rekru-tierungswege liegt auf Platz 1 die eigenen Karrie-re-Webseite, die von 97 Prozent der Unternehmen als „erfolgreich“ oder „sehr erfolgreich“ bezeichnet werden. Auf Platz 2 folgen Online-Jobbörsen vor den spezialisierten Personalvermittlungen, knapp dahinter das Business-Netzwerk LinkedIn, das 80 % der Unternehmen als erfolgreichen Weg zur Bewerbersuche sehen.

Spezialisten gezielt ansprechen

Für Unternehmen sind sogenannte „passive“ Kan-didaten oft eine effiziente Alternative, ihren Be-darf an speziellen Profilen langfristig zu decken. Als passiv gilt, wer einen Arbeitsplatz hat und nicht auf Stellensuche ist. Sogenanntes „Active Sourcing“ bietet die Chance, einem Kandidaten die richtige Position zum richtigen Zeitpunkt an-zubieten. Das erfordert aktives Handeln: Kandida-ten müssen identifiziert und kontaktiertwerden. So kann eine Pipeline für die richtigen Talente aufgebaut werden, um die Kandidaten ins Unter-

nehmen zu holen, wenn entsprechende Stellen besetzt werden müssen.

Mit Social Recruiting gezielt suchen

Social-Media-Kanäle sind eine relativ kostengüns-tige und schnelle Alternative, um gezielt nach Mitarbeitern zu suchen. Die punktuelle Anspra-che wird abgelöst durch die permanenten Kom-munikationsmöglichkeiten im digitalen Raum. Business-Netzwerke schaffen Transparenz: Sie können dort gezielt nach bestimmten Profilen su-chen und potenzielle Mitarbeiter mit interessan-ten Angeboten ansprechen. Im Gegenzug kön-nen Sie auch verfolgen, wie sich Unternehmen als Arbeitgeber präsentieren.

Unverzichtbar: eine Talent-Pipeline

Unter einer Talent-Pipeline versteht man das kon-tinuierliche Pflegen von Beziehungen zu poten-ziellen Mitarbeitern. Diese Beziehungspflege liegt aber nicht nur in der Verantwortung der Personal-abteilung.

Wenn alle Mitarbeiter und Führungskräfte das Unternehmen attraktiv nach außen repräsentie-ren, kann das ein guter Grund sein, sich für ein Stellenangebot zu entscheiden. Das ist auch für kleine und mittelgroße Unternehmen eine gute Nachricht: Wer mit Persönlichkeit beim Active Sourcing punktet und Kandidaten beispielswei-se früh mit ihren potenziellen Chefs in Kontakt bringt, kann sich auch gegen „die Großen“ durch-setzen. ¶

Der Autor Till A. Kaestner ist seit Januar 2013 als Geschäftsleiter für LinkedIn Deutschland, Österreich und die Schweiz (DACH) tätig. In seiner Position verantwortet er die Entwicklung und Umsetzung der Unternehmensstrategie sowie Wachstumsinitiativen in der DACH-Region.

HINWEIS

Sie möchten erfolgreich nach Bewer-bern suchen? Tipps für die erfolgrei-che Vernetzung klassischer Stellenan-zeigen und Social Recruiting finden Sie bei uns im Download-Center.

PRAXIS-TIPP

Pflegen Sie Ihren Account! Nutzer von Karriereplattformen wie LinkedIn, Xing oder Viadeo sollten professionelle, freundliche Profilbil-der einstellen, vollständig ausgefüllte Profile liefern und umfangreich über ihre beruflichen Etappen, Fähigkeiten und Wünsche oder Ziele informie-ren. Leserfreundliche Sprache und die Verlinkung des Accounts mit möglichst vielen anderen Plattfor-men helfen, Eindruck zu machen und Aufmerksamkeit zu bekommen.

11www.sekretaria.de

ERFOLGREICH IM JOB

POSITIVES FEEDBACK

Werden Sie zum Glücks-verbreiterWie oft haben Sie sich schon gewünscht, dass sich jemand bei Ihnen bedankt? Wie oft haben Sie schon auf eine positive Reaktion gehofft oder vergeblich auf Feedback gewartet? Frauen wünschen sich Rückmeldungen. Männern scheint das nicht so wichtig zu sein. Glauben wir … Aber: Auch Männer brauchen positives Feedback – das nur nebenbei.

Worum es mir heute geht, ist Sie zu motivie-ren, auch anderen öfter positives Feedback

zu geben und mal wieder „Danke“ zu sagen. War-ten Sie nicht darauf, dass andere auf Sie zukom-men, sondern werden Sie selbst aktiv. Warum: Weil sich sonst nichts ändert. Situationen bleiben unbeweglich, denn mit frommen Wünschen oder stillem Hoffen allein kommen wir nicht weiter. Werden Sie selber zum Glücksverbreiter – aber ohne auf sofortiges Feedback zu spekulieren. Nicht nach dem Motto: So jetzt habe ich‘s gesagt, jetzt bist du dran. Wir sind als Mensch ja nicht auf dem Basar. Von Herzen, frisch von der Leber weg, einfach so. Probieren Sie es mal aus.

Üben Sie im Supermarkt

Wenn Sie ein Brot kaufen, am Tresen Schinken aussuchen oder an der Kasse stehen, schauen Sie Ihr Gegenüber an und sagen einfach „Danke“. Sie sehen, dass die Dame an der Kasse etwas Nettes trägt: Sagen Sie es ihr. Laufen Sie mit offenen Au-gen durch die Welt und schauen Sie, was Ihnen begegnet. Es gibt so viele kleine unscheinbare Momente, in denen Sie Menschen ein gutes Ge-fühl geben können. Das gilt natürlich nicht nur im Supermarkt, sondern auch im Büro. Die Kollegin sieht heute besonders frisch aus? Sagen Sie es ihr. Der Auszubildende hat etwas besonders schnell verstanden, loben Sie ihn. Warum empfehle ich das? Weil Sie selbst mehr Freude haben werden. Sie werden sehen, wie überrascht viele Menschen sind und wie sich Ihr eigenes Herz öffnet; Sie be-ginnen, sich mehr zu freuen, weil Sie etwas Posi-tives ausgesprochen haben. Wichtig ist, nicht nur zu denken, sondern auch auszusprechen, was Sie denken – und aktiv zu handeln!

Lächeln Sie mal wieder

Aber, auch ganz wichtig: nicht lügen. Wenn Sie nichts Positives an der Person an der Kasse finden, erfinden Sie nichts. Denn das klappt nicht, auch wenn Sie es aussprechen. Weil Sie selbst wissen, dass es nicht echt ist. Somit kann es Sie nicht er-

füllen. Wenn es Ihnen immer mehr von der Hand geht (von der Lippe sozusagen), werden Sie be-ginnen, mehr schöne Dinge zu sehen. Es wird Ihnen im Beruf und in der Liebe leichter fallen auf andere zuzugehen. Natürlich, herzlich, offen, ohne Kalkül und Absicht. Das sind die kleinen Ge-schenke, die sich hinter Danke oder einfach mal so etwas Nettes sagen verstecken. Das nächste Präsent, das auf Sie wartet, ist die positive Erfah-rung, wenn Sie mehr lächeln.

Lachen macht glücklich und gesund

Wann haben Sie das letzte Mal so richtig herz-haft gelacht? Selbst wenn es gestern Abend war, ist das viel zu lange her. Denn Studien zeigen, je öfter und heftiger wir lachen, desto größer sind die Effekte. Denn Lachen macht nicht nur Spaß, sondern auch gesund und glücklich. Dabei muss es nicht immer der große Lachanfall sein. Auch Lä-cheln macht glücklich, weil es Ihre Glückshormo-ne ankurbelt und Sie offener, echter und herzli-cher werden. Darin liegt ein großes Geschenk. Für Sie und andere. Aber Achtung – nicht in kritischen Situationen. Das ist eine Eigenart vieler Menschen, wenn etwas ganz schwierig ist, lächeln sie. Gera-de im Beruf. Leider werden sie dann oftmals nicht ernst genommen.

Bringen Sie Ihre Ausstrahlung zum Leuchten

Wir überlegen oft, wie wir unsere Ausstrahlung oder unsere Wirkung verbessern und vergessen dabei aber die ganz natürlichen, kleinen Dinge. Aufmerksamkeit, Freundlichkeit und Aufgeschlos-senheit: Sie werden – wenn Sie positiv auf andere zugehen und Menschen aktiv anlächeln – selbst an positiver Ausstrahlung gewinnen. ¶

Die Autorin Ilona Lindenau ist seit 25 Jahren Unternehmerin und arbeitet als Trainerin, Keynote Speaker und Business Coach. In den USA hat sie sich zum Life and Business Coach ausbilden lassen.

PRAXIS-TIPP

Schlechte Laune? Schauen Sie eine Minute auf den Sekundenzeiger Ihrer Uhr und lächeln Sie dabei.

HINTERGRUND

Unsere Autorin hat nach amerika-nischem Vorbild ein ganzheitliches Ausbildungskonzept entwickelt, das hilft, den Stresskreislauf in Richtung Work-Life-Balance zu verlassen. Absolventen erhalten das IHK Zerti-fikat als International Life & Business Coach.

www.coachingausbildung.academy

12

TYPISCH ICH

Recruiting and Interviews

Im angloamerikanischen Raum geht es im Rekru-tierungsprozess nicht nur darum, Kandidaten auf den Zahn zu fühlen (sound someone out), son-dern auch darum, Ihr Unternehmen als arbeitneh-merfreundlich (employee-friendly) zu zeigen.

Sicherlich gibt es – angesichts der wachsenden Internationalität vie-ler Unternehmen – gegenüber Deutschland nur geringe Unterschie-de im Interviewprozess. Daher folgen, anstelle einer ausführlicheren Auflistung, einige angloamerikanische Schwerpunkte mit Beispiel-sätzen.

Establish Rapport (Beziehung aufbauen)» Greet applicants in a friendly manner (smile, firm handshake

[fester Händedruck]).» Put applicants at ease (die Befangenheit nehmen) with a little

small talk and perhaps humour.

How d’you do. Nice to meet you. Guten Tag. Schön, Sie kennenzulernen.

Don’t worry – we’re not the Spanish Inquisition, even if we look like it!

Machen Sie sich keine Sorgen – wir sind nicht die Spanische Inquisition, auch wenn wir so aussehen mögen!

Did you have an easy time getting here?

Haben Sie es leicht gehabt, zu uns zu finden?

Please help yourself to tea or coffee or softdrinks.

Bitte bedienen Sie sich selbst, wenn Sie sich Tee oder Kaffee oder Erfrischungsge-tränke nehmen möchten.

Outline Objectives (Ziele) and Structure of the Interview» It is important to say how the interview will be conducted (geführt

werden wird) and what you hope to achieve (erreichen wollen).

I should like to use the time we have to …

Ich möchte die Zeit, die uns zur Verfü-gung steht, nutzen um …

First we should … Zuerst sollten wir …

Then we can move on to … Dann können wir dazu übergehen …

Verify Candidate Information» Verify (auf Richtigkeit prüfen) specific information from applicants’

résumés (Lebenslauf, auch: curriculum vitae) without letting them repeat everything you already have from them.

ANZEIGE

Tell me a little about your studies. Erzählen Sie mir ein wenig über Ihr Studium.

What was your best work experience so far?

Wie sah Ihre bisher positivste Arbeitser-fahrung aus?

And what was your worst? Und wie sah Ihre unangenehmste aus?

Questioning the Job Candidate» First let the applicants answer your interview questions before out-

lining (einen Überblick geben über) exactly what you are looking for. This stops job candidates simply adapting (anpassen) all their answers to fit (passen) what they think are your needs and require-ments (Bedürfnisse und Anforderungen).

» Stay polite and professional and do not get too chummy (plump-vertraulich). The candidate you like best personally is per-haps not the one with the best qualifications for the job.

How do you respond to time pressure?

Wie reagieren Sie unter Zeitdruck?

How would you describe your lead-ership style?

Wie würden Sie Ihren Führungsstil beschreiben?

When do you ever lose your temper? Wann verlieren Sie je die Beherrschung und werden wütend?

What do you think you learned from that experience?

Was glauben Sie, aus dieser Erfahrung gelernt zu haben?

Describe an occasion when you had to lead your team in a new direction.

Beschreiben Sie einen Fall, bei dem Sie Ihr Team in eine neue Richtung führen mussten.

Why did you choose that strategy? Warum haben Sie diese Strategie gewählt?

In Closing the Interview» Thank applicants for their interest in your company and the job.» Indicate what the next few steps will be and the expected time

frame for them to happen.» Always finish on a positive note (mit einer positiven Haltung

beenden).

Thank you very much for participat-ing in the interview process and I hope you found it all interesting and enjoyable.

Danke, dass Sie an dem Interviewprozess teilgenommen haben und ich hoffe, Sie fanden das Ganze interessant und erfreulich.

You’ll hear from us in the next few days rather than weeks.

Sie hören in den nächsten Tage eher als in den nächsten Wochen von uns.

Der Autor James M. Croft arbeitet als Dolmetscher und Übersetzer in Bonn.

13

ENGLISH AT WORK

www.sekretaria.de

12

GEDANKEN ZUM SCHLUSS

Liebe Leserin,

haben Sie Kinder, ein Haustier oder ein Hobby? Leben Sie im Norden oder Nordosten unserer Republik und sind Sie über 35 Jahre alt? Beste Voraussetzungen, um glücklich zu sein. Sagt zumindest die aktuelle Happiness-Studie. Seit 2011 fühlt forsa im Auftrag des Coca-Cola Happi-ness Instituts dem Glück der Deutschen auf den Zahn. Die aktuellen Studienergebnisse aus dem Jahr 2015 zeigen: Wir sind deutlich glücklicher als noch vor vier Jahren! Vor allem Hobbys und Kinder machen uns happy, wohingegen Geld keine besondere glücksverstärkende Wirkung habe. Laut der Happiness-Studie sind 33 % der-jenigen, die 1.000 bis 2.500 Euro netto im Monat verdienen, sehr lebensfroh. In der Einkommens-gruppe ab 3.500 Euro sind es mit 21 % deutlich weniger. Eine erfreuliche Nachricht bestätigt, dass die Glückskurve des Lebens wie ein U verläuft. Sie gibt gegen Ende des Lebens noch einmal Gas. Menschen über 60 Jahre stellen die Altersgruppe mit den meisten lebensfrohen (60 %) und sehr lebensfrohen Menschen (80 %).

Viele Studien halte ich für reine PR. Das mag auch für diese gelten. Aber als Mutter über 40, stolze Besitzerin von Rottweilerdame Emma und im schönen Norden lebend, machen die Ergebnisse der Happiness-Studie mich irgend-wie noch ein Stückchen glücklicher.

Ihre Tina Allerheiligen

Wie glücklich wir sind

IMPRESSUM

WEKA MEDIA GmbH & Co. KG Römerstraße 4, 86438 Kissing Telefon: (08233) 23-4000, Fax: (08233) 23-7400 E-Mail: service@weka.de, Internet: www.weka.de

Persönlich haftende Gesellschafterin: WEKA MEDIA Beteiligungs-GmbH, Sitz in Kissing Geschäftsführung: Stephan Behrens, Michael Bruns, Werner Pehland

Redaktion: Tina Allerheiligen (Chefredakteurin, V. i. S. d. P.), Tanja Bögner (Herausgeberin), Till A. Kaest-ner, Stephan Lamprecht, Ilona Lindenau, James M. Croft (Autoren), Dieter Hermenau (Karikatur)

Produktmanagement/Marketing: Melanie Grell, Sylvia Vogel

Layout/Satz: POPP MEDIEN, Augsburg

Druck: Kessler Druck + Medien, Bobingen

Alle Angaben im sekretariamagazin wurden mit äu-ßerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Sie basieren jedoch auf der Richtigkeit uns erteilter Auskünfte und unterliegen Veränderungen. Eine Gewähr kann deshalb nicht übernommen werden, auch nicht für telefonisch erteilte Auskünfte. Wiedergabe, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Einwilligung des Herausgebers.

ISSN 2364-4524 Erscheinungsweise monatlich

VORSCHAUTOP-THEMA

Struktur, Struktur, Struktur: Ineffiziente Strukturen vernichten unsere Arbeitszeit

FACHWISSEN KOMPAKT

Was bedeutet Compliance?

TYPISCH CHEF

Die positiven Aspekte eines chaotischen Chefs

ENGLISH AT WORK

Termine formvollendet absagen

ICH STATT WIR

Achtsamkeit für michHaben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was Sie inner- halb einer Stunde alles erledigen? E-Mails lesen: 10 Minuten. Post bearbeiten: 17 Minuten. E-Mails schreiben: 6 Minuten. Den Kalen-der des Chefs aktualisieren: 9 Minuten. Drei Telefonate führen: 12 Minuten. Einen Termin vorbreiten: 6 Minuten. Manchmal finden wir einfach die Bremse nicht – so viel ist zu tun.

Also erfinden wir immer neue Ma-schinen und Geräte, die uns helfen,

Zeit zu sparen. In der so gewonnenen Zeit können wir immer neue Aufgaben erledigen. Dabei sind die neuen Medi-en keinesfalls unbedingt eine Erleichte-rung. Sie planen eine Urlaubsreise und surfen nach der Arbeit stundenlang auf Reiseseiten, ohne sich wirklich entschei-den zu können. Statt Vorfreude löst die Suche Stress aus. Simplexity heißt das Mittel dagegen. Das Wort fügt sich aus den englischen Wörtern simplicity (Ein-fachheit) und complexity (Komplexität) zusammen und meint übersetzt: einfach auf Informationen verzichten. Haben Sie Mut zur Lücke! Und haben Sie den Mut, sich auf freie Zeit einzulassen, denn Freizeit ist nicht immer einfach. Sie hat zu oft wenig mit frei sein und mehr mit Wäsche, Kochen und schnell noch Fern-sehen oder Fitness zu tun.

Als wir Kinder waren, schien eine Schulstunde ewig zu dauern. Heute kommt es uns vor, als hätten sich ganze Bürowochen in nichts aufgelöst. 24 Stun-den hat jeder überall auf der Welt jeden Tag zur Verfügung. Und trotzdem klagen viele: „Keine Zeit.“ Dieses Tempo schaffen die wenigsten von uns ihr Leben lang. Irgendwann muss Zeit sein, die eigenen Bedürfnisse in den Mittelpunkt zu stellen und Zeit für uns selbst zu finden und zu genießen.

Das Gespräch mit dem Chef, der Clinch mit den Nachbarn oder die of-fene Stromrechnung: Vielen Menschen schwirrt pausenlos Alltagsstress durch den Kopf.

Können wir wieder lernen, untätig zu sein und „faul sein“ positiv zu erleben? Dazu müssen wir die Energieräuber des Alltags entlarven und Methoden gegen das Chaos aus Terminen und Verpflich-tungen finden. Viele hetzen in ihrem Leben von einem Punkt der To-do-Liste zum nächsten. Dabei fällt es schwer, sich selbst gerecht zu werden.

Feste Tagespläne beispielsweise schaf-fen Raum, der nicht ständig neu organi-siert werden muss. Trinken Sie den ersten Kaffee am Morgen, bevor alle anderen aufstehen. Oder essen Sie immer um 19 Uhr mit der Familie. Und machen Sie ab 20 Uhr das Handy aus. Diese regelmä-ßigen Pausen helfen dann auch wieder bei der neuen Beschleunigung, da man anschließend wieder Schwung für seine Pflichten hat.

Oder schreiben Sie morgens mal eine To-do-Liste der anderen Art: Was könn-ten Sie heute einfach bleiben lassen? Da gibt es nichts, alles ganz wichtig? Sind Sie da wirklich sicher? ¶

Die Autorin Tina Allerheiligen ist Chef-redakteurin von sekretaria.de und seit 2010 als PR-Beraterin und freie Journalistin tätig.

14

GUT FÜR MICH

FERNLEHRGANG

INHOUSE

KONGRESS

SEMINARE

of�ce akademieWEITERBILDUNGSPROGRAMM 2016

Veranstaltung Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember

Intensivseminar 2016: Die Assistenz der Zukunft M 25./26.01.

PrOFeSSiONelle CheFeNtl AStuNg

Die Assistenz als rechte Hand des Chefs S 16.03. B 26.05. M 22.06. F 28.11.

Aussagefähige Protokolle und Berichte B 21.01. S 03.03. F 21.06. M 05.10.

Moderne Korrespondenz M 10.03. F 28.04. S 28.06. K 25.10.

Erfolgreich für mehrere Chefs arbeiten M 09.05. F 22.08.

Professionelles Doppelsekretariat M 10.05. F 23.08.

NEU! Assistenz 3.0 – Professional B 03./04.03. M 06./07.07. K 04./05.10. S 08./09.12.

Die Junior-Assistenz F 18./19.02. M 02./03.05. K 15./16.09. S 01./02.12.

OFFiCe-MANAgeMeNt

Effiziente Büroorganisation mit Lean-Office S 01.03. K 09.06. M 14.09. F 08.12.

Ablage- und Dokumentenmanagement S 26.04. B 14.06. M 13.09. F 08.11.

NEU! Prozessmanagement in der Assistenz S 02.03. M 06.10.

Erfolgreiches Selbst- und Zeitmanagement B 08.06. F 10.11.

Strukturierte E-Mail- und Terminverwaltung M 24.02. F 11.04. S 06.06. B 05.12.

PrOJektMANAgeMeNt

Projektmanagement für Assistenz und Sekretariat M 18./19.01. F 19./20.04. B 19./20.09. S 22./23.11.

kOMMuNik AtiON & PerSöNliChkeit

Überzeugende Rhetorik S 17.03. B 27.05. M 23.06. F 29.11.

Gesprächsführung im Namen des Chefs S 27.06. K 26.10.

Kritik und Konflikte konstruktiv lösen F 16.06. S 17.11.

NEU! Business-Knigge im Office B 02.03. K 06.10.

NEU! Leistungsfähig durch mentale Stärke F 12.07. M 29.11.

NEU! Die Spielregeln der Managementwelt F 15.03. S 11.10.

NEU! Work-Life-Balance N 07.07. F 21.11.

NEU! Selbstsicheres Auftreten im Business S 04.03. F 14.10.

Ver ANStAltuNgSMANAgeMeNt

Veranstaltungen erfolgreich organisieren B 14./15.04. M 04./05.07.

PerSONAl & reCht

Strukturiertes Bewerber- und Personalmanagement S 05./06.04. K 25./26.08.

CONtrOlliNg & FiNANzeN

NEU! Betriebswirtschaftslehre kompakt F 08./09.03. S 18./19.10.

eDV-ANweNDuNgeN

NEU! Word, Excel & Outlook F 23./24.05. M 12./13.09.

NEU! Präsentieren mit PowerPoint F 25.05. M 14.09.

NEU! Geniale Organisation mit OneNote M 21.04. S 10.10.

BuSiNeSS eNgliSh

NEU Business English Level I F 21./22.03. S 12./13.05. M 26./27.09. B 03./04.11.

NEU Business English Level II M 15./16.02. F 17./18.05. B 08./09.09. F 14./15.11.

FACHKONGRESS 37. Deuscher Assistentinnentag 2016

D 01.-03.06.Bekanntgabe Termin 2017 unter www.assistentinnentag.de

FERNLEHRGANG Die effiziente Managementassistentin

Starten Sie jetzt. Einstieg jederzeit möglich unter www.managementassistentin.com

Reinschauen lohnt sich: Neue Seminare und Sondertermine unter: www.officeakademie.com Alle Seminare sind auch als Inhouse-Seminare buchbar.

Terminübersicht 2016 of�ce akademie

Veranstaltungsorte: B = Berlin D = Dresden F = Frankfurt/Main K = Köln M = München N = Nürnberg S = Stuttgart