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HERZLICH WILLKOMMEN

BPM MIT SHAREPOINT 2013 UND VISIO 2013

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AGENDA

Begrüssung

Einleitung zu Office 2013 / SharePoint 2013

Einführung in BPM

Prozessmodellierung mit BPMN und Visio 2013

Prozessportal mit Office 365

Prozesse mit SharePoint automatisieren

IN EIGENER SACHE

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Analyse, Umsetzung, Entwicklung, Aufbau

der Infrastruktur, Schulung und Support:

Betrieb des Rechenzentrums:

Zertifizierungen:

Auszeichnung:

GESAMTANBIETER VON SHAREPOINT-LÖSUNGEN

EINLEITUNG

BPM

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HERAUSFORDERUNGEN

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KOSTEN

Kosten

□Kürzere Durchlaufzeiten □Ausnutzung Skonto □Bessere Liquiditätsplanung□Ressourcenauslastung□Effizienzgewinn□Entlastung von Routinetätigkeiten□ …

HERAUSFORDERUNGEN

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COMPLIANCE

Compliance

□Unternehmensrichtlinien□Gesetzliche Vorschriften□Rechtliche Rahmenbedingungen□Erkennung von Risiken□Kontrollverfahren□Produkthaftung□ Interne Kommunikation□…

HERAUSFORDERUNGEN

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QUALITÄT

Qualität

□Steigende Kundenanforderungen□Einhaltung von Richtlinien □Definierte Verantwortlichkeiten□Lückenlose Abläufe□Reduzierte Fehlerquellen□Gewinnung von Kennzahlen□Transparenz□Förderung Mitarbeiterkompetenz□Erkennen von Schwachstellen□Ausführungstreue□…

HERAUSFORDERUNGEN

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WETTBEWERB

Wettbewerb

□Schnellere Innovationszyklen□Kürzere Produktlebensdauer□Time to Market□Servicequalität □Preisdruck□Marktveränderungen□ …

SPANNUNGSFELD

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ZEIT-KOSTEN-QUALITÄTSDREIECK

Innovation 

PROZESSE

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Beschaffung Herstellung Lieferung Service

STEUERUNG UND OPTIMIERUNG

WIE

WER

WAS

WOMIT

BISHER

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BPM IN DER VERGANGENHEIT

don't automate, obliterate!  

Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus

PROBLEME

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TYPISCHE BPM PROBLEME

• Zu radikal (Business Process Reengineering - BPR)• Zu detailliert – zu aufwendig• Zu komplex• Technologie nicht bereit• Zu ehrgeizig im Anspruch

Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus

ENTWICKLUNG

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BPM – ZUSAMMENFÜHRUNG VON BUSINESS UND IT

Quelle: Jakob Freund, camunda services GmbH

PRODUKTIVITÄT

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WIRTSCHAFTLICHKEIT NACH DEM HYPE

BPM UMSETZTEN

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BPM KREISLAUF

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Prozessentwurf

•Prozesse modellieren•Prozesse analysieren•Sollprozesse entwerfen•Prozesse dokumentieren

Strategisches Prozessmanagement

•Prozessorientierung etablieren•Kernprozesse und Ziele festlegen•Balanced Scorecard•Business Process Outsourcing

Prozessimplementierung

•Change Management• Informationssysteme implementierenERP, BPMS, SharePoint

• Informationssysteme integrieren

Prozesscontrolling

•Kennzahlen erheben•Prozesse planen und steuern•Business Activity Monitoring•Ständige Verbesserung

Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91

BPM VON MICROSOFT

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PROZESSMANAGEMENT FÜR TEAMS

Create Collaborate

Monitor Deploy

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PROZESSMODELLIERUNGSTATE OF THE ART

PROZESSE

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GESCHÄFTSPROZESSE FÜR DAS BUSINESS

PROZESSE

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GESCHÄFTSPROZESSE IN DER IT

VERSTÄNDNISGRABEN

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BUSINESS VERSUS IT

STANDARD-NOTATION

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BPMN

• Business Process Model and Notation (BPMN)• Grafische Modellierungssprache für Geschäftsprozesse

Best

ellp

roze

ss

Verk

auf

Fina

nzen

War

enla

ger

Bestellung entgegennehmen

Kreditwürdigket prüfen

Kreditwürdig

Ja

Bestellung druchführen

Auf Lager?

Bestellungfehlgeschlagen

Nein

Ja

Rechnung verschicken

Bestellungabgeschlssen

Nein

EINFÜHRUNG

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BPMN ALS GEMEINSAME SPRACHE

• BPMN-Diagramme sind für NICHT-Softwaretechniker verständlich

Fachbereich, Business

• BPMN kann wichtige Aspekte für die elektronische Prozess-Ausführung abbilden.

IT/Software-Techniker

• Unterstützt den Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen

Fachbereich und IT

EINFÜHRUNG

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WARUM BPMN?

• Einheitliche Sprache für Geschäftsprozesse• Fördert gemeinsames Prozessverständnis:

• Innerhalb einer Organisation (Abteilungen, Gruppen, Teams…)• Organisationsübergreifend (Firmen, Departemente, …)• zwischen Fachbereichen und IT

• Ein Standard den viele Anbieter verwenden:• Grosse Auswahl an Tools• Günstige Tools• Ausbildung anhand verschiedener Quellen möglich

PROZESSDIAGRAMM

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HAUPTELEMENTE DER BPMN

Best

ellp

roze

ss

Verk

auf

Fina

nzen

War

enla

ger

Bestellung entgegennehmen

Kreditwürdigket prüfen

Kreditwürdig

Ja

Bestellung druchführen

Auf Lager?

Bestellungfehlgeschlagen

Nein

Ja

Rechnung verschicken

Bestellungabgeschlssen

NeinPool

Lane

Gateway (Verzweigung)

Task (Aufgabe, Aktivität)

Startereignis(Event)

Endereignis(Event)

Sequenzfluss

VISIO 2013

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BPMN MIT MICROSOFT VISIO 2013Pr

oduk

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itsta

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erst

ellu

ng

Auftrag geplant

Herstellung vorbereiten

Herstellung ausführen

Herstellung rückmelden

Herstellung abschliessen

Auftrag abgeschlossen

Demo

BPMN ANWENDEN

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IST BPMN EINFACH ODER KOMPLEX?

Prod

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lung

Auftrag geplant

Herstellung vorbereiten

Herstellung ausführen

Herstellung rückmelden

Herstellung abschliessen

Auftrag abgeschlossen

ERFOLGREICH ANWENDEN

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BPMN: WAS WIRD BENÖTIGT?

Für den erfolgreichen Einsatz von BPMN benötigen Sie:

• Eine Methodik (Vorgehen, Einsatzbereich, Ziele, …)• Modellierungskonventionen (Regeln für einheitliche Modellierung)• Prozessmuster und Best Practices• Prozessmodellierungs-Tool mit BPMN 2.0 Unterstützung wie z.B.

Microsoft Visio 2013

FRAGEN

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PROZESSPORTAL

MIT VISIO UND SHAREPOINT (ONLINE)

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PROZESSPORTAL

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KOMPONENTEN EINES PROZESSPORTALS

Inhalt• Prozesslandkarte• Prozesse• Mitgeltende Dokumente• Rollen

Dokumentenlenkung• Vorlagendokumente• Nachweisdokumente• Versionskontrolle• Metadaten

PROZESSPORTAL

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MODERN

• Visualisierung der Prozesslandkarte und Prozessabläufe• Mobiler Zugriff mit allen Endgeräten• Offline Synchronisierung• Effiziente Suche• Integration von Enterprise Metadaten

PROZESSPORTAL

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EFFIZIENT

• Prozessdokumentation nahe am Benutzer• Elektronische Unterstützung der Prozesse

KOMPONENTEN

VON SHAREPOINT

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BENUTZERERKENNUNG

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LISTEN

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Ansichten

Benachrichtigung

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Integration in Office

DOKUMENTBIBLIOTHEKEN

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Versionierung

Metadaten

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Suche

WEBPARTS

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DEMO DOKUMENTENMANAGEMENT

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Vorlagenverwaltung

Metadaten

Versionierung

Archivierung

WebApps & Co-Authoring

Document ID

Offline Synchronisierung

Co Authoring

IRM

Q-DOKUMENTATION

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WARUM SHAREPOINT (ONLINE) 2013?

• Versionierung• Metadaten• Freigabeworkflow• Visualisierung mit WebApps

• Nahe am Business• Abbilden von elektronischen Workflows

ROLLENMODELL

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DOKUMENTE

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Prozesse

Mitgeltende Dokumente

SHAREPOINT 2013

IOZ PROZESSVORLAGE

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PROZESSLANDKARTE

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Direkte Einbindung der Prozesslandkarte

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Lauffähig in Office 365

Mehrstufige Prozessübersicht

ZENTRALE VERWALTUNG

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Direkte Ansicht der Visio Charts Zentrale Verwaltung

der mitgeltenden Dokumente

Zentrale Verwaltung der

Prozessdiagramme

Verlinkung über Metadaten

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ZENTRALE VERWALTUNG

10.04.2023 © IOZ AG

Direkte Ansicht der Visio Charts Zentrale Verwaltung

der mitgeltenden Dokumente

Zentrale Verwaltung der

Prozessdiagramme

Verlinkung über Metadaten

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VERSIONIERUNG

Nachverfolgbarkeit der Dokumente...

... mit Haupt und Nebenversionen

Nur freigegebene Dokumente sind für die Benutzer sichtbar

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FRAGEN

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PROZESSE AUTOMATISIEREN

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BPM KREISLAUF

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Prozessentwurf

•Prozesse modellieren•Prozesse analysieren•Sollprozesse entwerfen•Prozesse dokumentieren

Strategisches Prozessmanagement

•Prozessorientierung etablieren•Kernprozesse und Ziele festlegen•Balanced Scorecard•Business Process Outsourcing

Prozessimplementierung

•Change Management• Informationssysteme implementierenERP, BPMS, SharePoint

• Informationssysteme integrieren

Prozesscontrolling

•Kennzahlen erheben•Prozesse planen und steuern•Business Activity Monitoring•Ständige Verbesserung

Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91

STRUKTURIERTE PROZESSE

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PRODUKTIONSPROZESSE

Quelle: http://www.chocosuisse.ch/web/chocosuisse/de/instruction_material/picture_series.html

WISSENSPROZESSE

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PROZESSE, WISSEN, NETZWERKE

Strukturierte Prozesse Wissensarbeit Netzarbeit

Quelle: http://www.wortgefecht.net/netzkultur/wissensarbeit-war-gestern/

UNTERSCHIEDLICHE PROZESSE

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STRUKTURIERTE PROZESSE / WISSENSPROZESSE

Strukturierte Prozesse Wissensorientierte Prozesse

• Effizienz, Produktivität• Nachvollziehbarkeit• Einheitlichkeit• Automatisierbarkeit• Routineaufgabe

• Flexibilität• Individuelle Bearbeitung• Autonomie der Bearbeitung• Viele Ausnahmen• Unvorhersehbare Situationen

Wissen zur Design-Zeit Wissen zur Laufzeit

AUTOMATISIERUNG

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WORKFLOWS MIT SHAREPOINT

Mitarbeiterdaten erfassenStage:

Update list item

Zutritt zu RZStage:

YesIf any value equals value

No

Assign a taskUpdate list item Update list item

BPM PLATTFORM

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Prozesse

Mitarbeiter

Inhalte

BPM PlattformCreate Collaborate

Monitor Deploy

INTEGRIERTE BPM PLATTFORM

FRAGEN

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WORKFLOW

DEMO

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WORKFLOWS MIT

VISIO 2013UND

SHAREPOINT DESIGNER

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WERKZEUGE

VISIO 2013• Neue Vorlage für SharePoint

Designer 2013 Workflows

SP DESIGNER 2013 • Hinterlegen von Logik

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VISUAL STUDIO• Hinterlegen von Logik• WF Templates• WF in Apps• Debugging

VERGLEICH WERKZEUGE

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SP Designer Visual Studio

Reusability Create reusable WF Create templates

Include in SP App

Custom Code

Custom Actions Consume, not create Yes; activities

Visio Integration

Debugging

VERGLEICH WORKFLOW

SHAREPOINT 2013• Basierend auf WF 4.0 und WCF• Set von Aktivitäten für Business

Prozesse• Aufrufen von verschiedenen Web

services

Was es braucht• Windows Azure Workflow

Manager Client Server• SharePoint 2013• SharePoint Designer

• SPList / SPWeb

SHAREPOINT 2010• Basierend auf WF 3.0• Set von SharePoint Aktivitäten• Direktes Aufrufen der

Funktionen

Was es braucht• SharePoint 2010 / 2013• SharePoint Designer 2010 /

2013

• SPList / SPWeb / SPContenttype

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AZURE WORKFLOW GRUNDLAGEN

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PLATTFORM ARCHITEKTUR

AZURE WORKFLOW GRUNDLAGEN

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INTEROP BRIDGE MESSAGING PROTOKOLL

AZURE WORKFLOW

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WAS IST NEU?

• Grafische Oberfläche im SharePoint Designer• 19 neue Activities

• Davon sind 5 für den Microsoft Project Server

• Workflow Stages• Variablentyp Dictionary

• Custom Code via Webservice

DEMO

WORKFLOWS

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WORKFLOW 2013

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DEMO

• Erstellen eines Ablaufes in Visio 2013• Stencils

• Importieren in SharePoint Designer • Prüfen

FRAGEN

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KONTAKT

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Andreas NaefLeiter ProjektmanagementMitglied der Geschäftsleitungandreas.naef@ioz.chTwitter: @AndreasNaef

Josua MüllerLeiter Marketing & Verkauf Mitglied der Geschäftsleitungjosua.mueller@ioz.chTwitter: @JosuaMueller