BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

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06.05.2022 © IOZ AG 1 HERZLICH WILLKOMMEN BPM MIT SHAREPOINT 2013 UND VISIO 2013

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Die neue SharePoint-Version 2013 wurde nochmals optimiert, um Mitarbeiter beim Austausch von Inhalten und Ideen sowie bei der Organisation von Teams und Projekten zu unterstützen. Dank dem perfekten Zusammenspiel von SharePoint 2013 und Visio 2013, lassen sich kostengünstig integrierte Prozessportale aufbauen und Prozesse mit den Workflow-Funktionen automatisieren.

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HERZLICH WILLKOMMEN

BPM MIT SHAREPOINT 2013 UND VISIO 2013

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AGENDA

Begrüssung

Einleitung zu Office 2013 / SharePoint 2013

Einführung in BPM

Prozessmodellierung mit BPMN und Visio 2013

Prozessportal mit Office 365

Prozesse mit SharePoint automatisieren

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IN EIGENER SACHE

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Analyse, Umsetzung, Entwicklung, Aufbau

der Infrastruktur, Schulung und Support:

Betrieb des Rechenzentrums:

Zertifizierungen:

Auszeichnung:

GESAMTANBIETER VON SHAREPOINT-LÖSUNGEN

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EINLEITUNG

BPM

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HERAUSFORDERUNGEN

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KOSTEN

Kosten

□Kürzere Durchlaufzeiten □Ausnutzung Skonto □Bessere Liquiditätsplanung□Ressourcenauslastung□Effizienzgewinn□Entlastung von Routinetätigkeiten□ …

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HERAUSFORDERUNGEN

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COMPLIANCE

Compliance

□Unternehmensrichtlinien□Gesetzliche Vorschriften□Rechtliche Rahmenbedingungen□Erkennung von Risiken□Kontrollverfahren□Produkthaftung□ Interne Kommunikation□…

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HERAUSFORDERUNGEN

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QUALITÄT

Qualität

□Steigende Kundenanforderungen□Einhaltung von Richtlinien □Definierte Verantwortlichkeiten□Lückenlose Abläufe□Reduzierte Fehlerquellen□Gewinnung von Kennzahlen□Transparenz□Förderung Mitarbeiterkompetenz□Erkennen von Schwachstellen□Ausführungstreue□…

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HERAUSFORDERUNGEN

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WETTBEWERB

Wettbewerb

□Schnellere Innovationszyklen□Kürzere Produktlebensdauer□Time to Market□Servicequalität □Preisdruck□Marktveränderungen□ …

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SPANNUNGSFELD

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ZEIT-KOSTEN-QUALITÄTSDREIECK

Innovation 

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PROZESSE

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Beschaffung Herstellung Lieferung Service

STEUERUNG UND OPTIMIERUNG

WIE

WER

WAS

WOMIT

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BISHER

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BPM IN DER VERGANGENHEIT

don't automate, obliterate!  

Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus

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PROBLEME

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TYPISCHE BPM PROBLEME

• Zu radikal (Business Process Reengineering - BPR)• Zu detailliert – zu aufwendig• Zu komplex• Technologie nicht bereit• Zu ehrgeizig im Anspruch

Quelle: www.komus.de, Prof. Dr. Ayelt Komus

Page 13: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

ENTWICKLUNG

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BPM – ZUSAMMENFÜHRUNG VON BUSINESS UND IT

Quelle: Jakob Freund, camunda services GmbH

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PRODUKTIVITÄT

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WIRTSCHAFTLICHKEIT NACH DEM HYPE

Page 15: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

BPM UMSETZTEN

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Page 16: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

BPM KREISLAUF

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Prozessentwurf

•Prozesse modellieren•Prozesse analysieren•Sollprozesse entwerfen•Prozesse dokumentieren

Strategisches Prozessmanagement

•Prozessorientierung etablieren•Kernprozesse und Ziele festlegen•Balanced Scorecard•Business Process Outsourcing

Prozessimplementierung

•Change Management• Informationssysteme implementierenERP, BPMS, SharePoint

• Informationssysteme integrieren

Prozesscontrolling

•Kennzahlen erheben•Prozesse planen und steuern•Business Activity Monitoring•Ständige Verbesserung

Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91

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BPM VON MICROSOFT

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PROZESSMANAGEMENT FÜR TEAMS

Create Collaborate

Monitor Deploy

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PROZESSMODELLIERUNGSTATE OF THE ART

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PROZESSE

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GESCHÄFTSPROZESSE FÜR DAS BUSINESS

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PROZESSE

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GESCHÄFTSPROZESSE IN DER IT

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VERSTÄNDNISGRABEN

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BUSINESS VERSUS IT

Page 22: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

STANDARD-NOTATION

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BPMN

• Business Process Model and Notation (BPMN)• Grafische Modellierungssprache für Geschäftsprozesse

Best

ellp

roze

ss

Verk

auf

Fina

nzen

War

enla

ger

Bestellung entgegennehmen

Kreditwürdigket prüfen

Kreditwürdig

Ja

Bestellung druchführen

Auf Lager?

Bestellungfehlgeschlagen

Nein

Ja

Rechnung verschicken

Bestellungabgeschlssen

Nein

Page 23: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

EINFÜHRUNG

10.04.2023 © IOZ AG 23

BPMN ALS GEMEINSAME SPRACHE

• BPMN-Diagramme sind für NICHT-Softwaretechniker verständlich

Fachbereich, Business

• BPMN kann wichtige Aspekte für die elektronische Prozess-Ausführung abbilden.

IT/Software-Techniker

• Unterstützt den Übergang von fachlichen zu ausführbaren Modellen

Fachbereich und IT

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EINFÜHRUNG

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WARUM BPMN?

• Einheitliche Sprache für Geschäftsprozesse• Fördert gemeinsames Prozessverständnis:

• Innerhalb einer Organisation (Abteilungen, Gruppen, Teams…)• Organisationsübergreifend (Firmen, Departemente, …)• zwischen Fachbereichen und IT

• Ein Standard den viele Anbieter verwenden:• Grosse Auswahl an Tools• Günstige Tools• Ausbildung anhand verschiedener Quellen möglich

Page 25: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSDIAGRAMM

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HAUPTELEMENTE DER BPMN

Best

ellp

roze

ss

Verk

auf

Fina

nzen

War

enla

ger

Bestellung entgegennehmen

Kreditwürdigket prüfen

Kreditwürdig

Ja

Bestellung druchführen

Auf Lager?

Bestellungfehlgeschlagen

Nein

Ja

Rechnung verschicken

Bestellungabgeschlssen

NeinPool

Lane

Gateway (Verzweigung)

Task (Aufgabe, Aktivität)

Startereignis(Event)

Endereignis(Event)

Sequenzfluss

Page 26: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

VISIO 2013

10.04.2023 © IOZ AG 26

BPMN MIT MICROSOFT VISIO 2013Pr

oduk

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itsta

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erst

ellu

ng

Auftrag geplant

Herstellung vorbereiten

Herstellung ausführen

Herstellung rückmelden

Herstellung abschliessen

Auftrag abgeschlossen

Demo

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BPMN ANWENDEN

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IST BPMN EINFACH ODER KOMPLEX?

Prod

uktio

n Leits

tand

Her

stel

lung

Auftrag geplant

Herstellung vorbereiten

Herstellung ausführen

Herstellung rückmelden

Herstellung abschliessen

Auftrag abgeschlossen

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ERFOLGREICH ANWENDEN

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BPMN: WAS WIRD BENÖTIGT?

Für den erfolgreichen Einsatz von BPMN benötigen Sie:

• Eine Methodik (Vorgehen, Einsatzbereich, Ziele, …)• Modellierungskonventionen (Regeln für einheitliche Modellierung)• Prozessmuster und Best Practices• Prozessmodellierungs-Tool mit BPMN 2.0 Unterstützung wie z.B.

Microsoft Visio 2013

Page 29: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

FRAGEN

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Page 30: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSPORTAL

MIT VISIO UND SHAREPOINT (ONLINE)

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Page 31: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSPORTAL

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KOMPONENTEN EINES PROZESSPORTALS

Inhalt• Prozesslandkarte• Prozesse• Mitgeltende Dokumente• Rollen

Dokumentenlenkung• Vorlagendokumente• Nachweisdokumente• Versionskontrolle• Metadaten

Page 32: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSPORTAL

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MODERN

• Visualisierung der Prozesslandkarte und Prozessabläufe• Mobiler Zugriff mit allen Endgeräten• Offline Synchronisierung• Effiziente Suche• Integration von Enterprise Metadaten

Page 33: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSPORTAL

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EFFIZIENT

• Prozessdokumentation nahe am Benutzer• Elektronische Unterstützung der Prozesse

Page 34: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

KOMPONENTEN

VON SHAREPOINT

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Page 35: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

BENUTZERERKENNUNG

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Page 36: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

LISTEN

10.04.2023 © IOZ AG

Ansichten

Benachrichtigung

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Integration in Office

Page 37: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

DOKUMENTBIBLIOTHEKEN

10.04.2023 © IOZ AG

Versionierung

Metadaten

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Suche

Page 38: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

WEBPARTS

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Page 39: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

DEMO DOKUMENTENMANAGEMENT

10.04.2023 © IOZ AG 39

Vorlagenverwaltung

Metadaten

Versionierung

Archivierung

WebApps & Co-Authoring

Document ID

Offline Synchronisierung

Co Authoring

IRM

Page 40: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

Q-DOKUMENTATION

10.04.2023 © IOZ AG 40

WARUM SHAREPOINT (ONLINE) 2013?

• Versionierung• Metadaten• Freigabeworkflow• Visualisierung mit WebApps

• Nahe am Business• Abbilden von elektronischen Workflows

Page 41: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

ROLLENMODELL

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Page 42: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

DOKUMENTE

10.04.2023 © IOZ AG 42

Prozesse

Mitgeltende Dokumente

Page 43: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

SHAREPOINT 2013

IOZ PROZESSVORLAGE

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Page 44: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSLANDKARTE

10.04.2023 © IOZ AG

Direkte Einbindung der Prozesslandkarte

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Lauffähig in Office 365

Mehrstufige Prozessübersicht

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ZENTRALE VERWALTUNG

10.04.2023 © IOZ AG

Direkte Ansicht der Visio Charts Zentrale Verwaltung

der mitgeltenden Dokumente

Zentrale Verwaltung der

Prozessdiagramme

Verlinkung über Metadaten

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Page 46: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

ZENTRALE VERWALTUNG

10.04.2023 © IOZ AG

Direkte Ansicht der Visio Charts Zentrale Verwaltung

der mitgeltenden Dokumente

Zentrale Verwaltung der

Prozessdiagramme

Verlinkung über Metadaten

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Page 47: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

VERSIONIERUNG

Nachverfolgbarkeit der Dokumente...

... mit Haupt und Nebenversionen

Nur freigegebene Dokumente sind für die Benutzer sichtbar

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Page 48: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

FRAGEN

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Page 49: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

PROZESSE AUTOMATISIEREN

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Page 50: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

BPM KREISLAUF

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Prozessentwurf

•Prozesse modellieren•Prozesse analysieren•Sollprozesse entwerfen•Prozesse dokumentieren

Strategisches Prozessmanagement

•Prozessorientierung etablieren•Kernprozesse und Ziele festlegen•Balanced Scorecard•Business Process Outsourcing

Prozessimplementierung

•Change Management• Informationssysteme implementierenERP, BPMS, SharePoint

• Informationssysteme integrieren

Prozesscontrolling

•Kennzahlen erheben•Prozesse planen und steuern•Business Activity Monitoring•Ständige Verbesserung

Allweyer: Geschäftsprozessmanagement, W3L-Verlag, 2007, S. 91

Page 51: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

STRUKTURIERTE PROZESSE

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PRODUKTIONSPROZESSE

Quelle: http://www.chocosuisse.ch/web/chocosuisse/de/instruction_material/picture_series.html

Page 52: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

WISSENSPROZESSE

10.04.2023 © IOZ AG 52

PROZESSE, WISSEN, NETZWERKE

Strukturierte Prozesse Wissensarbeit Netzarbeit

Quelle: http://www.wortgefecht.net/netzkultur/wissensarbeit-war-gestern/

Page 53: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

UNTERSCHIEDLICHE PROZESSE

10.04.2023 © IOZ AG 53

STRUKTURIERTE PROZESSE / WISSENSPROZESSE

Strukturierte Prozesse Wissensorientierte Prozesse

• Effizienz, Produktivität• Nachvollziehbarkeit• Einheitlichkeit• Automatisierbarkeit• Routineaufgabe

• Flexibilität• Individuelle Bearbeitung• Autonomie der Bearbeitung• Viele Ausnahmen• Unvorhersehbare Situationen

Wissen zur Design-Zeit Wissen zur Laufzeit

Page 54: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

AUTOMATISIERUNG

10.04.2023 © IOZ AG 54

WORKFLOWS MIT SHAREPOINT

Mitarbeiterdaten erfassenStage:

Update list item

Zutritt zu RZStage:

YesIf any value equals value

No

Assign a taskUpdate list item Update list item

Page 55: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

BPM PLATTFORM

10.04.2023 © IOZ AG 55

Prozesse

Mitarbeiter

Inhalte

BPM PlattformCreate Collaborate

Monitor Deploy

INTEGRIERTE BPM PLATTFORM

Page 56: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

FRAGEN

10.04.2023 © IOZ AG 56

Page 57: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

WORKFLOW

DEMO

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Page 58: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

WORKFLOWS MIT

VISIO 2013UND

SHAREPOINT DESIGNER

10.04.2023 © IOZ AG 58

Page 59: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

WERKZEUGE

VISIO 2013• Neue Vorlage für SharePoint

Designer 2013 Workflows

SP DESIGNER 2013 • Hinterlegen von Logik

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VISUAL STUDIO• Hinterlegen von Logik• WF Templates• WF in Apps• Debugging

Page 60: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

VERGLEICH WERKZEUGE

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SP Designer Visual Studio

Reusability Create reusable WF Create templates

Include in SP App

Custom Code

Custom Actions Consume, not create Yes; activities

Visio Integration

Debugging

Page 61: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

VERGLEICH WORKFLOW

SHAREPOINT 2013• Basierend auf WF 4.0 und WCF• Set von Aktivitäten für Business

Prozesse• Aufrufen von verschiedenen Web

services

Was es braucht• Windows Azure Workflow

Manager Client Server• SharePoint 2013• SharePoint Designer

• SPList / SPWeb

SHAREPOINT 2010• Basierend auf WF 3.0• Set von SharePoint Aktivitäten• Direktes Aufrufen der

Funktionen

Was es braucht• SharePoint 2010 / 2013• SharePoint Designer 2010 /

2013

• SPList / SPWeb / SPContenttype

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Page 62: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

AZURE WORKFLOW GRUNDLAGEN

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PLATTFORM ARCHITEKTUR

Page 63: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

AZURE WORKFLOW GRUNDLAGEN

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INTEROP BRIDGE MESSAGING PROTOKOLL

Page 64: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

AZURE WORKFLOW

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WAS IST NEU?

• Grafische Oberfläche im SharePoint Designer• 19 neue Activities

• Davon sind 5 für den Microsoft Project Server

• Workflow Stages• Variablentyp Dictionary

• Custom Code via Webservice

Page 65: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

DEMO

WORKFLOWS

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WORKFLOW 2013

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DEMO

• Erstellen eines Ablaufes in Visio 2013• Stencils

• Importieren in SharePoint Designer • Prüfen

Page 67: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

FRAGEN

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Page 68: BPM mit SharePoint 2013 und Visio 2013

KONTAKT

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Andreas NaefLeiter ProjektmanagementMitglied der Geschä[email protected]: @AndreasNaef

Josua MüllerLeiter Marketing & Verkauf Mitglied der Geschä[email protected]: @JosuaMueller