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Steuerberaterin Ute Kündiger | Leipziger Handelsforum | Der Z-Bon ist zu wenig | 12. Oktober 2015
Herzlich Willkommen
zum
Leipziger Handelsforum
Der Z-Bon ist zu wenig
Verschärfte Anforderungen der Finanzverwaltung an Ihr Kassensystem
Steuerberaterin Ute Kündiger | Leipziger Handelsforum | Der Z-Bon ist zu wenig | 12. Oktober 2015
Steuerberaterin Ute Kündiger | Leipziger Handelsforum | Der Z-Bon ist zu wenig | 12. Oktober 2015
Ihre Referentin:
Ute Kündiger, Steuerberaterin
ETL Freund & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbH
Robert-Schumann-Straße 13 04107 Leipzig Tel.: 03 41 / 21 33 60 Fax: 03 41 / 21 33 62 0 E-Mail: fp-leipzig@etl.de Internet: www.fp-leipzig.de
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Anforderungen der Finanzverwaltung steigen
Kurze Chronik:
1996: BMF-Schreiben zu Aufbewahrungspflichten bei der Nutzung elektronischer Registrierkassen
2002: Einstieg in die elektronische Prüfung digitaler Unterlagen 2005: Formalisierte Gewinnermittlung für Einnahme-Überschussrechner 2005: Einstieg in die elektronische Steuererklärung 2008: Einführung eines Risikomanagementsystems in der
Finanzverwaltung 2008: geplante Einführung von INSIKA (Fiskallösung für elektronische
Kassensysteme) 2010: Alte Kassensysteme werden zum Auslaufmodell 2011: Elektronische Steuererklärung wird zur Pflicht
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Ausgangssituation
Bundesrechnungshof: viele Kassensysteme sind nicht manipulationssicher
Registrier- und Kontrolldaten sind abänderbar
Lösungsansatz: Fiskalspeicher (keine Umsetzung wegen des massiven Widerstandes der deutschen und europäischen Unternehmen)
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Kassensysteme der 90er Jahre
Begrenze Kapazitäten in den Geräten
Speicherplatz war relativ
teuer automatisierte Auswertung
riesiger Datenmengen war noch Zukunftsmusik
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Folge
Verdichtung der Daten
ausschließliche Aufbewahrung Z-Bons
Papierausdruck der elektronisch erstellten Daten war unter Auflagen möglich
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GoBS
Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme
seit 07.11.1995:
„nach steuerlichen Vorschriften zu führende Bücher und Aufzeichnungen können auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entspricht“
Beleg-, Journal- und Kontenfunktion Internes Kontrollsystem (IKS) Datensicherheit Dokumentation und Prüfbarkeit
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BMF vom 09.01.1996 – Z-Bon reicht aus
BMF Schreiben vom 09.01.1996
Aufbewahrung von Kassenstreifen bei Einsatz elektronischer Registrierkassen
Tagesendsummenbons reichen, wenn diese Vollständigkeit der Belegdaten gewährleisten
Name des Geschäftes, Datum und Tagesendsumme enthalten
Z-Bons müssen fortlaufende „Z-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte enthalten
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Was ist noch aufzubewahren?
Organisationsunterlagen des Kassensystems
Bedienungsanleitung
Programmierhandbuch
Programmabrufe nach Änderungen (z.B. Preise)
Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern
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Was ist noch aufzubewahren?
mit Registrierkassen erstellte Rechnungen Belege zu Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen,
Zahlungswegen (bar, EC, Kredit) Ausdrucke betriebswirtschaftlicher Auswertungen,
Trainingsspeicher, Kellnerberichte
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GDPdU
Geltung für den Steuerpflichtigen?
Einseitige Anweisung für die Prüfer?
Dateneinsichtsrecht der Finanzbe-behörde nur in Bezug auf Unterlagen, die aufzubewahren sind (BFH vom 24.06.2009)
Aufforderung zur Überlassung elek-tronischer Daten ist Ermessensent-scheidung des Finanzamtes (FG Nürnberg 30.07.2009)
Grundsätze zur
Durchführung der
Prüfung
digitaler
Unterlagen
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Steuerlich relevante Daten
Auswertung durch Prüfer
(auch) elektronisch aufbewahren
elektronisch erhalten oder selbst erzeugt
6 bzw. 10 Jahre aufbewahren
maschinell auswertbar
Grenzen des Datenzugriffs
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Zugriffsmöglichkeiten
unmittelbarer Zugriff
mittelbarer Zugriff
Datenträger- überlassung
Zugriff auf elektronische Daten
Ermessensentscheidung der Betriebsprüfung
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
Bereits seit 01.01.2002 sind steuerlich relevante Unterlagen, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist jederzeit
verfügbar,
unverzüglich lesbar und
maschinell auswertbar aufzubewahren.
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
gilt für Geschäftsvorfälle, die bar abgewickelt werden und erfasst werden mit z. B.
Registrierkassen,
Waagen mit Registrierkassenfunktion
bei der Erstellung digitaler Unterlagen sind zu beachten die
GoBS und
GDPdU
Feststellungslast trägt der Steuerpflichtige!
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
alle elektronischen Daten der Kassensysteme müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden
Verdichten und Aggregieren der Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig
ausschließliche Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend
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BMF-Schreiben vom 26.11.2010
Löschen der Einzelbons zugunsten des Z-Bons ist unzulässig
Kassendaten müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen
Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse ermöglicht werden
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Kassentypen gem. BMF-Schreiben
nicht aufrüstbare Kassen
interner Speicher nicht erweiterbar
kein Anschluss externer Datenträger möglich
Bestätigung durch Kassenhändler /-hersteller
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Kassentypen gem. BMF-Schreiben
elektronische Registrierkassen
Speicherung von Auswertungs-, Programmier-, Stamm- und Kasseneinzeldaten
Aufrüstung möglich
oft kein Anschluss von externen Datenträgern möglich
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Kassentypen gem. BMF-Schreiben
PC-Kassen Speicherung großer Datenmengen möglich
Einsatz handelsübliches Betriebssystem
Auswertung der Kassendaten möglich
Unveränderbarkeit der Daten?
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Übergangsfrist bei technischen Problemen
Ausnahmeregelung bis 31.12.2016 für Kassen,
die bauartbedingt die vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und
die auch nicht umgerüstet werden können
6-Jahresfrist entspricht der regelmäßigen Nutzungsdauer von Kassensystemen
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Übergangsfrist bei technischen Problemen
Problem: Reichweite der Regelung „Soweit ein Gerät bauartbedingt den ... gesetzlichen
Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31.12.2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt.“
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Reichweite der Übergangsregelung
Auffassung Finanzverwaltung:
gilt nur für Unternehmer, die bereits am 26.11.2010 eine technisch nicht aufrüstbare Kasse einsetzten
gilt nicht für Unternehmer, die nach dem 26.11.2010 eine neue oder gebrauchte Kasse anschaffen, die technisch nicht aufrüstbar ist
Wortlaut nicht eindeutig; Klärung – ggf. durch
Rechtsprechung erforderlich
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Folgen der Übergangsregelung
Aufbewahrung der Z-Bons weiterhin ausreichend Kassenfachhändler muss Nichtaufrüstbarkeit bestätigen Umstellung Kassensystem bis 31.12.2016 erforderlich
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Zweck der Vorgaben
„Der gute, alte Bon oder die Kassenrolle haben zumindest im Umgang mit dem Finanzamt ausgedient“
Schnellere und effizientere elektronische Prüfungen
Mehr Daten führen zu besseren Richtwerten
Transparenz in der Gastronomie erhöhen
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Folgen bei Verweigerung des Datenzugriffs
Sanktionsmöglichkeiten wegen Nichteinräumung des Datenzugriffs auf Grund
unzureichender Speicherung nicht (nicht mehr) hinreichend verarbeitungsfähig nicht (nicht mehr) vorhandener Daten Speicherung auf anderem (unzureichendem) Medium
(Ausdruck, Mikroverfilmung) Verweigerung des Datenzugriffs Verletzung von Mitwirkungspflichten
Zwangsgeld bis 25.000 EUR
Schätzungsbefugnis durch Finanzamt
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Sanktionen bei Fristverletzung
Sanktionsmöglichkeiten bei Fristverletzung wegen
Verzögerung der Überlassung von Unterlagen und Datenträgern
Verspäteter Gewährung des Datenzugriffs
Verzögerungsgeld von mindestens 2.500 EUR und
höchstens 250.000 EUR
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Besitzpflicht einer elektronischen Kasse?
nein, offene Ladenkasse alternativ zulässig, aber
betriebswirtschaftliche Auswertungen erschwert
fiskalischer Generalverdacht (Widerlegen erfordert hohen Aufwand)
Zuschätzungsrisiko durch Fehleranfälligkeit (Gefahr, dass Buchführung verworfen wird)
Probleme bei Absetzbarkeit von Geschäftsessen
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Technische Aufgaben für den Betreiber
Kassenspeicher muss evtl. aufgerüstet werden
Auslagerung der Daten auf andere unveränderbare Datenträger
Sicherstellung der unmittelbaren Auswertbarkeit (auch im Archiv)
Professionelles Archivierungssystem
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Administrative Aufgaben für den Betreiber
Aufzubewahren sind alle Organisationsunterlagen der jeweiligen Kasse wie z. B.: Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen
Protokolle von Umprogrammierungen, (Artikelstamm-datenänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung)
Abgleich barer und unbarer Zahlungsvorgänge und deren
Verbuchung muss gewährleistet werden
Neu: für jede einzelne Kasse muss protokolliert werden, in welchen Zeiträumen und an welchen Orten sie eingesetzt wurde
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Aufbewahrung abgängig vom Kassentyp
nicht aufrüstbare Kassen
Ausdrucke von Z-Bons, Journalrollen, Warengruppenstatistiken
elektronische Registrierkassen / PC-Kassen
alle speicherbaren Daten, insbesondere Journale mit einzelnen Geschäftsvorfällen
protokollieren und abspeichern der Änderungen an Betriebssystem und Software
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Neues Kassensystem – was ist wichtig?
Vollständige Datenspeicherung
Unveränderbare Speicherung
Manipulationssicherheit durch kasseninternes Berechtigungssystem, Datenänderungssperren oder physischer Schutz der Datenträger
Auswertbarkeit auch in Archivumgebung
Umfangreiche Protokollfunktionen (Standort, Z-Abschläge, Stammdatenänderungen, Programmierungen, …)
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Neues Kassensystem – was ist wichtig?
maschinelle Verwertung mit Betriebsprüfungs-Software „IDEA“ und Datenschnittstelle „Smart X“
Feststellungslast für Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften trägt der Steuerpflichtige
Empfehlung: Testat über Ordnungsmäßigkeit des Kassensystems
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Beispiel P.I.S.A.
Speicherung und Archivierung
Belegtransport
Formulare / Arbeitshilfen
Darstellung der Arbeitsergebnisse
Informationen vom Steuerberater
Private Dokumentenablage
auch Aufbewahrung der Unterlagen zu Bargeschäften, aber keine Auswertbarkeit über P.I.S.A
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Was kommt in den nächsten Jahren? E-Bilanz für bilanzierende Steuerpflichtige, erstmals 2013
Übermittlung mit amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzämter Finanzverwaltung kann Daten von allen Branchen vergleichen gewaltiger Datenpool für zeitnah echte Vergleichs- und Durchschnittswerte „Ausreißer“ können dann prompt mit einer Betriebsprüfung rechnen.
„Risikomanagementsystem 2.0“ der Finanzverwaltung
Steuerpflichtige werden anhand ihrer Erklärungsdaten und ihres bisherigen Verhaltens gegenüber dem Finanzamt Risikokategorien eingeteilt
Überprüfung findet bei den Risikokategorien 2 und 3 lediglich überschlägig oder per Zufallsauswahl statt
Risikokategorie 1 muss sich auf regelmäßige Nachfragen und ein ebenso regelmäßiges Erscheinen des Betriebsprüfers einrichten
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Was kommt in den nächsten Jahren? Koalitionsvertrag zwischen CDU/CSU und SPD spricht sich für ein Mehr
an elektronischer Datenübermittlung und maschineller Überprüfung durch die Finanzämter aus mehr Kapazitäten für BP
Druck durch die Finanzverwaltung auf die bargeldintensiven Branchen hat sich verschärft und wird sich immer weiter verschärfen
Daher ist es umso wichtiger, sich rechtzeitig auf jede neue Gegebenheit einzustellen. Wer sich bspw. nicht in 2014 mit seinen Bilanzdaten beschäftigt und dafür
sorgt, dass nur plausible Daten an das Finanzamt übermittelt werden, ist vielleicht in 2016 schon in die Risikokategorie 1 gerutscht.
Und dies ohne, dass er sich in Wirklichkeit hat etwas zu schulden kommen lassen.
Der Mehraufwand, um dies später wieder gerade zu rücken, ist auf jeden Fall wesentlich größer, als sich jetzt um alles Notwendige zu kümmern.
Steuerberaterin Ute Kündiger | Leipziger Handelsforum | Der Z-Bon ist zu wenig | 12. Oktober 2015
Ihre Ansprechpartnerin
Ute Kündiger Steuerberaterin
Freund & Partner GmbH Steuerberatungsgesellschaft Niederlassung Leipzig
www.fp-leipzig.de fp-leipzig.@etl.de 0341 / 21 33 60