Die Kasse und das Finanzamt–

Nachzahlungsforderungen des Fiskus vorbeugen

Einleitung

• Bei fast allen Unternehmen mit Kasseneinnahmen kann die Buchführung verworfen werden!

Keine Rechtssicherheit für bargeldintensive Betrieb e !

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verworfen werden!

• Zuschätzungen drohen auch den vielen ehrlichen Unternehmern, die alle Einnahmen ordentlich erklären

• Das Problem:

• Kaum jemand erfüllt alle formellen Anforderungen

• Mehrere BMF-Schreiben sind zu beachten!

• Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs bestätigt Finanzverwaltung

Einleitung

Aktuelle Schwerpunkte:

Ab 01.01.2017 endet die Übergangsfrist• Alle elektronischen Kassen müssen dann die

Einzeldaten speichern oder

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oder• Verwendung einer offenen Ladenkasse

Gesetzgebungsverfahren – Entwurf „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“• Ab 01.01.2020 technische Sicherungseinrichtung Pflicht• Einführung einer Kassennachschau

Inhaltsübersicht

1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse

1.1 Aufgaben moderner Kassensysteme1.2 Arten von Kassensystemen

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

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2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung – Status quo und Planung

4. Weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung

5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt

1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse

• Erfindung der ersten Registrierkasse: 1879 in Dayton, Ohio, USA

• Barbesitzer wollte Betrug seines Personals verhindern

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• Seitdem enorme technische Weiterentwicklung der Kassen

Moderne Kassensysteme erfüllen viele Funktionen.

1.1 Aufgaben moderner Kassensysteme

ÜberwachungFiskal-Funktion

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Überwachungdes Personals

Betriebs-wirtschaftliche

Zwecke

Funktion

1.2 Arten von Kassensystemen

Kassen

offene

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offeneLadenkasse

PC-Kassensysteme proprietäre Kassen

mit elektronischemJournal

GeldladeSchuhkarton

mechanische oder elektronische

Rechensysteme

ohne elektronischesJournal

ServerBranchen-software

Inhaltsübersicht

1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse

1.1 Aufgaben moderner Kassensysteme1.2 Arten von Kassensystemen

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung - Status quo und Planung

4. Weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung

5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt

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2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

Geschätzte Einnahmeausfällepro Jahr zwischen

10.000.000.000 € und 20.000.000.000 €

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10.000.000.000 € und 20.000.000.000 €

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

• Ärger mit der Kasse – kein Kavaliersdelikt

• Einschränkung der Selbstanzeige

• ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung

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• Abschaffung der Teilselbstanzeige

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

Der Finanzverwaltung sind alle Möglichkeiten zur Manipulation der Kasseneinnahmen bekannt!

• Nutzung des Trainingsspeichers(Tische/Personal)

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(Tische/Personal)• Stornierung von Umsätzen• Einsatz von Boneditoren• Nichtverbuchung von Einnahmen• falsche Programmierung der Kassensoftware• Verwendung mehrerer Kassen• automatische Erlösverkürzung mittels Zapping• manuelle Löschung von Journalbuchungen

Häufige Tricks

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

Taxi-gewerbe

Hotel-lerie

Gastro-nomie Apotheken

Einzel-handel

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Hoch-risiko

Barein-nahmen

Friseur-betriebe

Bäcker, Fleischer

gewerbe handel

Tankstellen

u.s.w.

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

Bericht des Bundesrechnungshofs 2003:Bericht des Bundesrechnungshofs 2003:

• Steuerausfälle in mehrstelliger Milliardenhöhe drohen• Kassensysteme entsprechen nicht „GoBs“ (heute GoBD)

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• Kassensysteme entsprechen nicht „GoBs“ (heute GoBD)• Daten werden ohne nachweisbare Spuren verändert • Aufforderung an das Bundesfinanzministerium, für Abhilfe zu sorgen

Inhaltsübersicht

2. …

3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung – Status quo und Planung

3.1 Offene Ladenkasse

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3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2016)

3.3 Übergangsfrist (26.11.2010–31.12.2016)

3.4 Kassen ab 01.01.2017

3.5 Gesetzentwurf zu Verhinderung von Kassenmanipulationen

3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf

3.1 Offene Ladenkasse

• Offene Ladenkasse darf weiter verwendet werden:

• auch nach dem 31.12.2017 und

• auch nach dem 31.12.2019

• Gegenwärtig ist keine Pflicht zur Verwendung einer elektronischen

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• Gegenwärtig ist keine Pflicht zur Verwendung einer elektronischen Registrierkasse geplant

• Vorteil der offenen Ladenkasse: Im Gegensatz zur elektronischen Registrierkasse weniger Anforderungen

3.1 Offene Ladenkasse

• Wichtig – Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung

• Zwingend folgender Aufbau:

Endbestand der Kasse 927,36 € (tatsächlich gezähltes Geld lt. Zählprotoll)

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Endbestand der Kasse 927,36 € (tatsächlich gezähltes Geld lt. Zählprotoll)

+ Ausgaben - €

+ Entnahmen - €

- Einlagen - €

- Kassenanfangsbestand 100,00 €(Wechselgeld; Kassenendbestand Vortag)

Tageslosung 827,36 €

3.1 Offene Ladenkasse

Achtung – Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs(Urteil vom 25.03.2015 – X-R-20/13)

Das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenen

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Das Fehlen täglicher Protokolle über das Auszählen einer offenenLadenkasse wird als schwerwiegender Fehler bezeichnet!!

3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2 016)

• Gemeint sind elektronische Registrierkassen älterer Bauart, die keine elektronischen Journaldaten speichern können

• Journaldaten (Kassenrolle oder elektronisches Journal) müssten eigentlich aufbewahrt werden!

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eigentlich aufbewahrt werden!

• Nur unter bestimmten Voraussetzungen ist es zulässig, dies nicht zu tun!

• BMF-Schreiben vom 09.01.1996 regelt die Voraussetzungen!

3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2 016)

Folgende Unterlagen/Belege müssen unbedingt aufbewahrt werden:

• Fortlaufend nummerierte Tagesendsummenbons (Z-Bon) • Nachweis der Stornobuchungen und Trainerumsätze • Nachweis Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)

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Des Weiteren alle weiteren Belege im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon, wie z.B.:

• Kellnerberichte,• Zeitzonenberichte • Bedienerberichte• Artikelberichte• Warengruppenberichte• usw.

3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2 016)

Weiterhin müssen alle Organisationsunterlagen aufbewahrt werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Bedienungsanleitung

• Programmieranleitung

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• Programmieranleitung

• Kassieranweisung

• Alle Unterlagen über die Änderung der Kassenprogrammierung

• …

3.2 Kassen ohne elektronische Journale (bis 31.12.2 016)

Achtung – Rechtsprechung des Bundesfinanzhof (Urteil vom 25.03.2015 – X R 20/13)

Zitat Leitsatz 5:

„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen der

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„Bei einem programmierbaren Kassensystem stellt das Fehlen deraufbewahrungspflichtigen Betriebsanleitung sowie der Protokolle

nachträglicher Programmänderungen einen formellen Mangel dar, dessenBedeutung dem Fehlen von Tagesendsummenbons bei einer

Registrierkasse oder dem Fehlen von Kassenberichten bei einer offenenLadenkasse gleichsteht und der daher grundsätzlich schon für sich

genommen zu einer Hinzuschätzung berechtigt.“

3.3 Übergangsfrist (26.11.2010–31.12.2016)

Übergangsfrist

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Kasse kann Daten nicht speichern

Umrüstung ist möglichSofortige

Umrüstung

Umrüstung ist nicht möglichVerwendung

bis 31.12.2016

Kasse speichert die Journaldaten

Sofortige Anwendung

3.3 Übergangsfrist (26.11.2010–31.12.2016)

Was ist dabei zu beachten?

• Kassenhersteller legt fest, ob die Kasse umrüstbar ist

• Zeiträume oder Fristen zur Umrüstung sind nicht geregelt

• Kauf einer neun oder gebrauchten Kasse, welche die Daten nicht

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• Kauf einer neun oder gebrauchten Kasse, welche die Daten nicht speichert, ist möglich

• Weiternutzung nur bis 31.12.2016

Aber: Anforderungen BMF-Schreiben 09.01.1996 beacht en

3.4 Kassen ab 01.01.2017

Das BMF-Schreiben vom 26.11.2010 Aufbewahrung aller steuerlichen Einzeldaten

Diese müssen

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• jederzeit verfügbar,• unverzüglich lesbar,• vollständig,• unveränderbar und • maschinell auswertbar sein.

Diese müssen

3.4 Kassen ab 01.01.2017

Dazu gehören:

• Daten der Einzelumsätze – Journaldaten!!

• Auswertungsdaten

• Programmier- und Stammdatenänderungen

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• Programmier- und Stammdatenänderungen

3.4 Kassen ab 01.01.2017

Was ist dabei zu beachten?

Daten für jede Kasse einzeln speichern!

Daten ggf. unveränderbar auf externe Datenträger

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Daten ggf. unveränderbar auf externe Datenträger auslagern

Archivsysteme müssen gleiche Auswertungen wie laufende Systeme erlauben

Einsatzorte und Zeiträume der Kassen protokollieren

Datensicherung nicht vergessen!!

3.4 Kassen ab 01.01.2017

Zusätzlich sind weiterhin auch noch alle Organisationsunterlagen aufzubewahren, insbesondere:

• Bedienungsanleitung

• Programmieranleitung

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• Programmieranleitung

• Anweisungen zur Programmierung des Geräts

• …

3.4 Kassen ab 01.01.2017

Urteil des Bundesfinanzhofs zum Datenzugriff der Finan zverwaltung(Urteil vom 16.12.2014 – X R 42/13)

• Einzelhändler (z.B. Apotheker) muss im Rahmen der Zumutbarkeit vereinnahmte Umsätze einzeln speichern

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vereinnahmte Umsätze einzeln speichern

• Zumutbarkeit ist gegeben, wenn das Kassensystem die detaillierten Informationen einzeln aufzeichnet und eine dauerhafte Speicherung möglich ist

• Recht der Finanzverwaltung zum Datenzugriff auf diese Kassendaten

3.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipula tionen

Gesetzgebungsvorhaben hat im Kern zwei Teile:

Referentenentwurf vom 18.03.2016 eines „Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“

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Gesetzgebungsvorhaben hat im Kern zwei Teile:

1. Änderung der Abgabenordnung –Einfügung §146a AO und §146b AO

2. Erlass einer „Technischen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“

3.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipula tionen

§§§§146a Ordnungsvorschrift für die Buchführung und für Aufzeichnungen mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme;

Verordnungsermächtigung

Abs. 1:

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Abs. 1:„Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit

Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat einelektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, das jeden

aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln,vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Das elektronischeAufzeichnungssystem und die Aufzeichnungen nach Satz 1 sind durch eine

zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen. …“

3.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipula tionen

Technische Verordnung definiert die konkrete Umsetzung

• Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen (§1)

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• Zukünftig könnte die Definition der elektronischen Aufzeichnungssysteme noch erweitert werden um z.B.:

• Warenwirtschaftssysteme

• Fakturierungssoftware

• Elektronische Fahrtenbücher

• ….

3.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipula tionen

• Technische Sicherungseinrichtung, bestehend aus:

• Sicherheitsmodul

• Speichermedium

• Digitale Schnittstelle

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• Digitale Schnittstelle

• Nicht vorgesehen sind bisher:

• Registrierkassenpflicht, d.h. offene Ladenkasse bleibt erlaubt

• Keine Bonpflicht – Kassenbon muss nicht zwingend ausgegeben werden

3.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipula tionen

• Technische Sicherungseinrichtung – geplante Einführung ab 01.01.2020

• Übergangsregelung bis zum 31.12. 2022

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• §146b AO ebenfalls ab 01.01.2020

• Einführung einer Kassennachschau

• Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Kasse und des Einsatzes des Aufzeichnungssystems

3.5 Gesetzentwurf zur Verhinderung von Kassenmanipula tionen

!Sanktionierung von Verstößen!

„Werden Verstöße gegen die neuen Verpflichtungen zurordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtung

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ordnungsgemäßen Nutzung der technischen Sicherheitseinrichtungfestgestellt, können diese als Steuerordnungswidrigkeit mit einer

Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden ...“

3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf

INtegrierte

SIcherheitslösung

IN

SI

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• Leitung durch Physikalisch Technische Bundesanstalt (PTB)

• Anwendung in anderen Staaten

• offener Standard, der die Wettbewerbsgleichheit garantiert

für messwertverarbeitende KAssensystemeKA

3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf

Wesentliche Daten auf Kassenbon und Z-Bericht werden mit der Signatur quasi vom Finanzamt

Buchungen

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Finanzamt unterschrieben!

Hashwert

Signatur

Lfd. Nr. Bon

3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf

Auch der Z-Bericht wird mit der Signatur vom Finanzamt unterschrieben!

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Lfd. Nummer

Umsätze

Trainer

Signatur

3.6 INSIKA – eine Alternative zum Gesetzentwurf

• Gesetzgebungsverfahren gegenwärtig ohne INSIKA

• INSIKA wäre

• genauso sicher

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• kostengünstiger

• erprobt und sofort einsatzbereit

• keine Zertifizierung der Kassen erforderlich

• einfache Überprüfung durch Finanzverwaltung

Inhaltsübersicht

1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung - Status quo und Planung

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4. Weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung

4.1 Grundlagen

4.2 Zählprotokoll

4.3 Kassenbericht

4.4 Kassenbuch

5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt

4.1 Grundlagen

Abgabenordnung Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen täglich festgehalten werden

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Gewinnermittlung § 4 Abs. 3 EStG

keine Verpflichtung zum Führen eines Kassenbuchs

4.1 Grundlagen

Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung

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materielle Ordnungsmäßigkeit

formelle Ordnungsmäßigkeit

4.1 Grundlagen

• Buchhaltung muss materiell und formell in Ordnung sein

• Schätzung bei Fehlern der formellen Ordnungsmäßigkeit

• Auch die materiell richtige Buchhaltung wird bei formellen Fehlern

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• Auch die materiell richtige Buchhaltung wird bei formellen Fehlern verworfen und es kommt zur Zuschätzung!

4.1 Grundlagen

• Richtige Führung der Kassenbücher beachten!

• Geldmäßige Kassenführung – Kassenbücher müssen den tatsächlichen Geldfluss darstellen!

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• Kassenbücher werden oft nur rechnerisch geführt

• Hohe Kassenbestände

• Rechenfehler

• Kassenminusbeträge

• Kassensturz führt zu Differenzen

• ….

4.1 Grundlagen

• buchführungspflichtige Steuerpflichtige unterliegen wesentlich strengeren formellen Vorschriften als solche, die eine Gewinnermittlung erstellen dürfen

• Gewinnermittlung durch Überschussrechner: keine Verpflichtung zur Führung von Kassenbüchern

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Führung von Kassenbüchern

• Daher weitere Hinweise zur sicheren Kassenführung beachten!

4.1 Grundlagen

Ordnungsmäßige Kassenführung umfasst

• Zählprotokoll

• Kassenbericht

• Kassenbuch (bei Buchführungspflicht)

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• Kassenbuch (bei Buchführungspflicht)

4.2 Zählprotokoll

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4.2 Zählprotokoll

Aufbewahrung aller von der Kasse erstellten Dokumente:

• Beispiel: Kontrollbon über Registrierung

• Beispiel: Kontrollbon Abrechnung (=> Zählprotokoll)

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(=> Zählprotokoll)

4.3 Kassenbericht

Ermittlung der Tageseinnahmen

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4.4 Kassenbuch

Chronologische Aufzeichnung der baren Geschäftsvorfälle

Kassenbuch muss den Soll-/Ist-Vergleich mit dem Kassenbestandermöglichen

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4.4 Kassenbuch

Beweisvorsorge

Negative Umsätze müssen unbedingt

dokumentiert

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dokumentiert werden!

Inhaltsübersicht

1. Historie: Entwicklung der Registrierkasse

2. Einnahmeausfälle des Staates bei Bareinnahmen

3. Anforderungen der Finanzverwaltung an eine ordnungsgemäße Kassenführung - Status quo und Planung

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Kassenführung - Status quo und Planung

4. Weitere Hinweise zur sichern Kassenführung

5. Prüfung der Kasseneinnahmen durch das Finanzamt

5.1 Digitale Betriebsprüfung

5.2 Vorgelagerte Systeme

5.3 Prüfungsmethoden

5.1 Digitale Betriebsprüfung

• starkes Ansteigen der Prüfungstätigkeit

• spezielle Schulung der Betriebsprüfer

• Einsatz der digitalen Datenanalyse

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• Einsatz der digitalen Datenanalyse

Kasseneinnahmen gehören zu den Daten, die sich hervorragend prüfen lassen!

5.1 Digitale Betriebsprüfung

Seit dem 1. Januar 2002 digitaler Datenzugriff

Dazu gehören:

• Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung

• weitere steuerrelevante elektronische Daten, insbesondere Kassendaten

Entwicklung

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• weitere steuerrelevante elektronische Daten, insbesondere Kassendaten

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014

5.1 Digitale Betriebsprüfung

Vor allem Prüfung der Buchführung, die Daten der

Vorsysteme werden nur vereinzelt geprüft!

Vorrangig Prüfung der Daten aus vorgelagerten

gegenwärtig

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Vorrangig Prüfung der Daten aus vorgelagerten

Systemen!

Umfang und Tiefgang der Prüfung nehmen zu;

besseres Aufdecken von Manipulationen

künftig

Folge

5.2 Vorgelagerte Systeme

Datenherkunft

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Daten derFinanzbuchhaltung

Daten ausVorsystemen

(Journaldaten desKassensystems)

5.2 Vorgelagerte Systeme

Kassendaten (elektronische Kassen, PC-Kassensysteme, Daten der Wiegekasse)

Taxameter

Branchensoftware/Branchenlösungen (sog. Back-Office Software, ERP-Systeme)

Warenwirtschaftssysteme

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Warenwirtschaftssysteme

Kostenrechnung

Fakturierungsprogramme

Auftragsverwaltung

Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)

elektronische Fahrtenbücher

…

5.2 Vorgelagerte Systeme

Verzögerungsgeld

• bei Nichteinräumung des Datenzugriffs

• mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €

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• mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €

• keine Erstattung nach Übergabe

5.3 Prüfungsmethoden

Prüfungsmethoden

Klassische Methoden Plausibilitätsprüfung

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Ziffernprüfung Logische Plausibilität

Chi-Quadrat-Test

Newcomb-Benford-Analyse

Zeitreihenvergleich

Verteilungsanalyse

BetriebsvergleicheLückenanalyse

Diverse

5.3 Prüfungsmethoden

• Finanzverwaltung setzt Prüfsoftware WinIDEA ein

• Richtig eingesetzt ist die Prüfsoftware ein effektives Werkzeug

• Schnellere Prüfung

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• Schnellere Prüfung

• Tiefere/gründlichere Prüfung

5.3 Prüfungsmethoden

• Prüfsoftware WinIDEA erleichtert die Arbeit des Prüfers

• Entlastung bei Routineaufgaben

• Daten filtern oder sortieren

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• Daten filtern oder sortieren

• Vergleich von Daten (z.B. Buchhaltungsdaten mit Kassendaten)

• Graphische Darstellung der Daten

• Verdichtung der Daten (z.B. nach Artikeln)

• …

5.3 Prüfungsmethoden

• Prüfungspraxis – mathematisch-statistische Methoden (Chi-Quadrat-Test, Benford-Analyse oder Prüfung auf Normal- bzw. Lognormalverteilung) haben sich nicht durchgesetzt!

• Diese Tests bringen kaum gerichtlich verwertbare Ergebnisse!

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• Diese Tests bringen kaum gerichtlich verwertbare Ergebnisse!

• Prüfung auf logische Plausibilität

• Zeitreihen

• Lückenanalyse

5.3 Prüfungsmethoden

Beispiele für Lückenanalyse:

• Tage ohne Kasseneinnahmen (mit Feiertagen nach Bundesland und individuellen Öffnungstagen)

• fehlende Rechnungsnummern

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• fehlende Rechnungsnummern

• fehlende Bonnummern aus dem Kassenjournal

5.3 Prüfungsmethoden

• Zeitreihenvergleich ist eine der effektivsten Prüfungsmethoden

• grafische Darstellung macht Probleme sofort sichtbar

• Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen oder Gegenüberstellung von

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• Gegenüberstellung von Vergleichsgrößen oder Gegenüberstellung von Perioden

5.3 Prüfungsmethoden

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5.3 Prüfungsmethoden

Zeitreihenvergleich:

Kasseneinnahmen nach Kalenderjahr

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5.3 Prüfungsmethoden

Zeitreihenvergleich:

Umsatz / Wareneinsatz

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!