Paradigmenwechsel im Facility Management:

Facility Services werden ausgeschrieben, beauftragt und die Qualität

stimmt von Anfang an! Wie schaffen wir das in Zukunft?

Inhalt

1. Ausgangslage

2. Warum braucht es einen Leitfaden zum Funktions- und Leistungsmodell

3. Vorstellung des Funktions- und Leistungsmodells

4. Inhalte der Leitfadens

5. Zweck des Leitfadens

6. Effekte in der Anwendung des Leitfadens

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1. Ausgangslage

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Bewirtschaftung von Immobilien und Anlagen ist heute kein Steinbruch mehr, aus dem

noch Kostenreduzierungen herausgeholt werden können.

Jede Organisation braucht Flächen, Ausstattungen, Energien, Medien und Services, um

seinen Kernprozessen (Primärprozesse) zu erfüllen.

Die Einflüsse der Qualität solcher Facility Services auf die Effizienz der Primärprozesse

sind in allen Organisationen direkt spürbar in Bezug auf das Image, die Mitarbeiter, dem

Aufwand für die Bewirtschaftung etc.

Dabei spielt es keine Rolle, wer diese Facility Services ausführt: interne Mitarbeiter oder

externe Vertragspartner.

1. Ausgangslage

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1. Ausgangslage

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Die Service Erbringung ist heute stark von einer ungeordneten Intervention der Beteiligten

geprägt:

Häufig fehlt die Klarheit über Aufwand, Aufwandstreiber, zu liefernde Ergebnisse und

die Einflussfaktoren

Erwartungen der Auftraggeber werden oft nicht vereinbart,

Kostensenkungen werden ohne Betrachtung der verbundenen „Abwirtschaftung“

durchgeführt (es sind damit keine Einsparungen sondern vermiedener Aufwand!),

Veränderungen (Zugänge, Abgänge von Objekten und deren Aufwand) wird nicht

beherrscht,

Es fehlt die Transparenz in der Zusammenarbeit und häufig die Klarheit über die

Wirkmechanismen

2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?

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Die Kernfragen sind:

• Wie wird im Facility Management über die verschiedenen Ebenen für die Bewirtschaftung der Objekte

zusammengearbeitet?

• Welche Kompetenzen sind in der jeweiligen Funktion erforderlich?

• Welche Voraussetzungen sind in den jeweiligen Leistungsschritten erforderlich?

• Welche Fehler können in der Leistungserbringung auftreten und wie werden diese vermieden?

Das FuLM wirkt auf die Zusammenarbeit der Funktionsträger ein, es schafft Transparenz über das

„WIE“ wird zusammengearbeitet.

Das FuLM bildet die Grundlage für die Zertifizierung der Funktionen FSM, OM und DLS

2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?

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In den letzten 20 Jahren wurde viel Aufwand in die Beschreibung gesteckt: Was ist zu tun.

• Standard-Leistungskataloge,

• Leistungsbeschreibungen,

• FM-Konzepte,

• Betriebskonzepte,

• Service Level Agreements und Service Level Beschreibungen,

Das FuLM beschreibt „WIE“ wird zusammengearbeitet werden kann

Das FuLM bildet die Grundlage für die effiziente und effektive Zusammenarbeit.

2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?

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Die Komplexität der Zusammenarbeit

wird nicht durch die

Einzelmaßnahmen erzeugt, sondern

durch die hohe Anzahl an parallelen

Services und die ständigen

Veränderungen.

2. Warum braucht es einen Leitfaden FuLM?

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Die ständigen

Veränderungen

treiben die

Anforderungen an die

Kompetenzen, um die

Auswirkungen der

Veränderungen zu

beherrschen.

3. Vorstellung des Funktions- und Leistungsmodells

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Bereits seit 2016 ist die Broschüre zum Funktions- und Leistungsmodell veröffentlicht.

Funktionsmodell Leistungsmodell

3. Vorstellung des Funktions- und Leistungsmodells

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Das Zusammenwirken der

Funktionen ist übergreifend

aufgesetzt, operativ, taktisch

bis strategisch.

4. Inhalte des Leitfadens

1. Anwendungsfelder des Leitfadens

2. Methodischer Aufbau des Leitfadens

1. Aufbau des Leitfadens

2. Quick-Wins

3. Anwendung des Funktions- und Leistungsmodells

1. Das Leistungsmodell

2. Das Funktionsmodell

4. Ausblick: FM-Entwicklung im Verband und Unternehmen

5. Anhang

1. Tabellen

2. Abbildungen

3. Tools

4. Erläuterungen

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Achtung: es können einzelne

Services betrachtet werden

oder komplette Objekte.

Anwendungshilfen sind im

Leitfaden enthalten.

4. Inhalte des Leitfadens - Aufbau

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4. Inhalte des Leitfadens – Auszug Leistungsmodell

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4. Inhalte des Leitfadens – Auszug Leistungsmodell

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4. Inhalte des Leitfadens – Auszug Funktionsmodell

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5. Zweck des Leitfadens

Qualität kann nicht erprüft

werden, Qualität muss

erzeugt werden!

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5. Zweck des Leitfadens

Transparenz im Zusammenwirken der Funktionsträger mit klaren Aufgaben und Verantwortungen,

Vermeidung von Fehlern statt Korrektur von Fehlern,

Beherrschen der Veränderungen über die Zeit,

Absicherung der vereinbarten Ausführungsergebnisse,

Systematische Dokumentation der Erfahrungen und Verbesserungen im Leistungsablauf,

Der Aufwand in der Zusammenarbeit wird effizient und effektiv auf die erforderlichen

qualitätssichernden Elemente reduziert.

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5. Zweck des Leitfadens - Fehlervermeidung

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Fehler und deren Erkennung im FuLM

Bedarfsermittlung nicht

konform zu Anforderungen

Leistungen bzw. Massen /

Mengen unvollständig

Beschaffungsprozess

ungeregelt

Implementierung zu kurz und

unvollständig

Arbeitsvorbereitung wird nicht

ausgeführt

Leistungskontrolle durch den

Auftraggeber

Optimierungsschleife nicht im

Prozess integriert

Leistungsdokumentation ohne

Anspruch auf Erkenntnisse

Leistungsverbesserung im

Prozess nicht verankert

Messung der Leistungs-

ergebnisse erfolgt nicht

6. Effekte in der Anwendung

• Alle Beteiligten haben das gleiche Verständnis über die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen,

• Die Aufwandstreiber und Fehlerkosten können systematisch eliminiert, die Beteiligten können sich

aufeinander verlassen,

Die operativen Mitarbeiter können ihre Aufträge effizient durchführen. Fehler oder Versäumnisse in

der Planung werden nicht mehr auf sie abgewälzt.

Das Image des Facility Managements sowie der Facility Services wird deutlich verbessert,

Unternehmen, die ihre Fehlerkosten nicht mehr über die Preise der Produkte finanzieren können,

werden verschwinden, sowohl bei den Corporates, als auch bei den Anbietern.

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Zusammenfassung

Mit der Anwendung des Funktions- und Leistungsmodells ist ein

Meilenstein in der Reifeentwicklung des Facility Managements

erreicht, wie es in etablierten Branchen bereits erfolgt ist.

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Herzlichen Dank für die Aufmerksamkeit!

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