SPM Frühjahrestagung. Projektmanagement 2.0. Erfolgreicher Einsatz. Namics.

Bernd Schopp. Leiter Markt Schweiz. Partner. Nina Braschler. Senior Project Manager.

30. März 2011

Namics.

Das Web wird eine Applikationsplattform. Z.B. AJAX, REST, …

Alle User werden zu Akteuren des Webs. Z.B. Blogs, Wikis, Microblogs, Facebook, Youtube, …

“Der User” wird zum Mittelpunkt des Webs. Z.B. User Generated Content, Social Networking, …

Konzepte

Tools

Technology

Web 2.0 – Ein Sammelbegriff für …

30.03.2011 3 Denken. Präsentieren. Umsetzen.

Web 2.0 ist das “Mitmachweb”

Namics.

Wichtige Web 2.0 Konzepte

30.03.2011 Denken. Präsentieren. Umsetzen.4

User Generated Content

MicrobloggingSocial Networking

Instant MessagingCrowd Sourcing

Folksonomy

Social BookmarkingMash Ups

Namics.Denken. Präsentieren. Umsetzen.5

Enterprise 2.0

30.03.2011

Einsatz von Social Software (Web 2.0) für Projektkoordination, Wissensmanagement und zur Innen- und Außenkommunikation

in Unternehmen.

Projektkoordination,

Namics.

Enterprise 2.0 bei Namics

30.03.2011 Denken. Präsentieren. Umsetzen.6

Wiki

Jira

Blog

Flickr(UGC Platform)

Microblog

InstantMessaging

Wiki

Namics.7 Denken. Präsentieren. Umsetzen.

PM meets Web 2.0.

30.03.2011

Namics.

Projektmanagement auf dem Weg ins Web 2.0

30.03.2011 Denken. Präsentieren. Umsetzen.8

Projektstruktur- und steuerung Projektkommunikation

PSP

Meetings

Issue Tracking

Projektkommunikation

Stakeholderkommunikation

Projektdokumentation

Projektmarketing

Projektpläne

Ressourcenplanung

Verträge

Projekt-Organisation

Änderung in der Projektkommunikation und im

Kommunikationsverhalten!

Projektmanagement 2.0

Keine Änderung am Basis Tool- und Methodenset!

Projektmanagement 1.0

Namics.

Projektdokumentation mit Wiki

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Funktionsspezifikation

Zwischenabnahmen

Editieren

Bekannte Benutzer

Änderungshinweise

Suche

Kommentar/Fragen

Exportieren, Attachements

Namics.

Stakeholderkommunikation über Microblogging.

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Projekt-Tag

Verteilung von Kurzinformationen

Stakeholder als Follower

Verlinkung auf Projektwiki oder Blog

Projekt-User

„Termingerechte Erreichung von Meilenstein 2: http://fwd4.me/x8F #web2010 – Danke an alle“

„Projetteam @ work: http://fwd4.me/x8G #web2010“

„Heute 16.00 Projektpräsentation für alle Stakeholder #web2010 – Wir freuen uns!“

Namics.

Projektmarketing mit Blogs.

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Eigener News-Channel im Intranet

Projektberichte / Zwischenberichte

Meinungen von Stakeholdernoder vom Projektteam

Ausführliche Projektberichte Hervorhebung von Projekthighlights Detailbeschreibung einer Projektphase Vorstellung von Projektergebnissen

Namics.

Issue Tracking System JIRA.

30.03.2011 Denken. Präsentieren. Umsetzen.12

Tracking von Risiken, Tasks, Change Request

Detailbeschreibung mitKommentarfunktion

Änderungshistorie(Personenbezogen)

Log aller Aktivitäten(Personenbezogen)

Beiteiligte Personen

Due Dates

Namics.

Übersicht - Issue Tracking System JIRA.

30.03.2011 Denken. Präsentieren. Umsetzen.13

Namics.14 Denken. Präsentieren. Umsetzen.

3 Thesen zu Web 2.0 im Projektmanagement.

30.03.2011

Namics.

Web 2.0 im Projektmanagement schafft Transparenz.

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PL

ProjektteamAuftraggeber

Steuerungsausschuss

Stakeholder

Change Requests Reports & Projektfortschritt Aufwandschätzungen & Budget Kommentare vom Projektteam/Auftraggeber Anzahl offene Issues / Bugs Bugs & Arbeitspakete Zwischenabnahmen Dashboard Risiken …

Namics.

Web 2.0 im Projektmanagement schafft Transparenz. Chancen und Gefahren.

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Chancen

Aktuelle Information für alle

Übersicht Termine-Kosten-Leistung

Offene Kommunikation

Gefahren

Nervöses Reinreden

Falsch-Interpretation

Negatives „Flurgeflüster“

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Web 2.0 im Projektmanagement eliminiert E-Mails

Reduktion durch Abwicklung mit JIRA 2-3 Mails pro Monat mit dem Auftraggeber 2-3 Mails pro Monat an das Projektteam Fokus des Mails nimmt zu

Namics.

Web 2.0 im Projektmanagement eliminiert Mails. Chancen und Gefahren.

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Chancen

Leere Inbox

Keine lokale Ablage

Konzentration auf Tasks

Fokussierung der Mails

Gefahren

Selbstdisziplin (Holschuld)

Keine Zeit zum Lesen

Informationen gehen unter

Namics.

Web 2.0 im Projektmanagement schafft Projektidentität

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Namics.

Web 2.0 im Projektmanagement schafft Projektidentität. Chancen und Gefahren.

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Chancen Projektidentität fördert die Qualität

Fördert Verantwortungsbewusstsein

Motiviert zum Erfolgsbeitrag

Gefahren

Zeitverlust

Ernsthaftigkeit geht verloren

Deshalb Spielregeln!

Namics.

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5 Mythen zu Web 2.0 und Projektmanagement

Namics.

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1. Mythos: Das Meeting ist tot. Es braucht keine Meetings mehr

Namics.

1. Mythos: Es braucht keine Meetings mehr.

NEIN: Persönliche Kommunikation weiterhin gefordert

Physische Meetings und damit verbunden die persönliche Kommunikation unter den Projektmitgliedern ist nach wie vor zwingend notwendig!

Physische Meetings bewirken Verbindlichkeit und Verbundenheit.

ABER: Inhalt der Meetings ändert sich

Fokus auf Beschlüsse und Entscheide

Keine Statusabfragen mehr

Mehrwertbringender Dialog

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2. Mythos: Es braucht keinen Projektleiter mehr

Namics.

2. Mythos: Es braucht keinen Projektleiter mehr.

NEIN: Es ist nach wie vor notwendig, dass jemand die „Fäden in der Hand hat“.

Insbesondere beim Einsatz unterschiedlicher Kollaborationstools und bei einer schnelllebigen Kommunikation braucht es einen Projektleiter, der die Übersicht behält und der Informationen/Entscheide zielgruppenspezifisch aufbereitet.

ABER: Alle sind in Entscheide involviert.

Verantwortung der einzelnen Projektmitglieder steigt an

Es erfordert von ALLEN eine gute Kommunikation

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Namics.

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3. Mythos: Es gibt keine Konflikte mehr

Namics.

3. Mythos: Es gibt keine Konflikte mehr.

NEIN: Schriftlichkeit birgt Konfliktrisiko

Gerade die schriftliche Sprache (Kommentare, Beschreibungen etc.) birgt ein grosses Risiko etwas falsch zu verstehen.

Zudem bewirken unterschiedliche Informationsquellen auch unterschiedliche Interpretationen einer Botschaft.

ABER: Transparenz verbessert Nachvollziehbarkeit

Durch die gegebene Transparenz lassen sich Konflikte auf einer sachlichen Ebene austragen.

Man kann auf die Schriftlichkeit beispielsweise im JIRA verweisen.

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4. Mythos: Es braucht keine Protokolle mehr.

Namics.

4. Mythos: Es braucht keine Protokolle mehr.

NEIN: Anforderungen an schriftliche Belege bleibt gleich.

Risiken, Tasks, Arbeitspakete, Beschlüsse und Entscheide werden nicht automatisch dokumentiert.

Protokolle sind nach wie vor notwendig, insbesondere auch für die rechtliche Sicherheit der Entscheidungen.

ABER: JIRA bringt kontinuierlichen Dokumentation

Aus den Protokollen ergeben sich Tasks, Risiken, Zwischenabnahmen, die wiederum im Issue Tracking System erfasst werden.

Jeder Beschluss kann transparent nachvollzogen werden.

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5. Mythos: Es braucht kein Projektmarketing mehr.

Namics.

5. Mythos: Es braucht kein Projektmarketing mehr.

NEIN: Botschaften müssen gezielt adressiert werden.

Stakeholder haben oftmals gar nicht die Zeit, sämtliche Informationen nachzulesen.

Gezielte (zielgruppenorientierte) Projektkommunikation nach Aussen ist nach wie vor wichtig, um die Leute an Bord zu haben.

ABER: Alle Projektmitglieder werden zu Botschafter.

Stakeholder müssen sich nicht nur auf den Projektleiter als Botschafter verlassen, sondern können die Informationen von allen Projektmitgliedern einfordern.

Die Stakeholder haben die Möglichkeit, diese Information auch jederzeit selbst nachzulesen.

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Namics.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

bernd.schopp@namics.com nina.braschler@namics.com

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