Projektmanagement beteiligte

Projekte erfolgreich managenProject Management

101Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project ManagementAugust 2013

LayoutsModulgliederung

1 Grundlagen2 Organisation2.1 Projektbeteiligte

2.1.1 Auftraggeber2.1.2 Lenkungsausschuss2.1.3 Projektleiter2.1.4 Projektteam

2.2 Grundformen der Organisation2.2.1 Linienorganisation2.2.2 Staborganisation2.2.3 Matrixorganisation2.2.4 Reine Projektorganisation / Task Force2.2.5 Summary

Heute:

Projektbeteiligte

August 2013 Dipl.-Kfm.(FH) Hans-Juergen Bruhn | Project Management 102

Projektbeteiligte

AufsichtsratVorstand / GF

RessortsFachbereiche/-abteilung(en)

Projektauftraggeber

Projektbeteiligte

Aufgaben• Formulierung des Projekt-auftrags• Freigabe der Projektphasen• Festlegung der Organisation• Ernennung Projektleitung

Kompetenz• Ressourcen-entscheidung• Gesamtprojekt-entscheidungen

Verantwortung• Ressourcen-verantwortung• Projektver-antwortung

Projektauftraggeber

Projektbeteiligte

Differenzierung zum AuftraggeberLenkungsausschuss

Wird vom Projektauftraggeber initiiert und vertritt dessen Interessen. Nimmt der Auftraggeber die Kontrollfunktion selbst wahr, entfällt der Lenkungsausschuss.Je nach Projektgröße ist der Lenkungsausschuss als zusätzliche organisatorische Größe zwischen geschaltet.

Projektbeteiligte

Aufgaben• Beratung• Prüfung- und Kontrolle• Schlichtung• Aufbereitung zur Freigabe der Projektphasen• Ernennung Projektleitung

Kompetenz• Alle für die Entscheidungs-vorbereitung des AG notwendigen

Verantwortung• Trägt einen Teil der Projekt-veranwortung

Lenkungsausschuss

Projektbeteiligte

DifferenzierungDer Projektleiter wird durch den Projektauftraggeber resp.

Lenkungsausschuss eingesetzt

Projektleitung

Projektbeteiligte

Aufgaben• Projektführung• Bennen des Projektteams• MA-Führung• Aufgabenplanung• Ressourcen-planung• Berichten an den AG bzw. LA

Kompetenz• Direktionsrecht• Informationsrecht• Auswahlrecht• Entscheidungs-recht• Vertragsrecht• Mitspracherecht

Verantwortung• Erfolg / Misserfolg des Projekts• Führungsverant-wortung

Projektleitung

FührungProjektleitung

Führung

• Unternehmensführung• Personalmanagement• Mitarbeiterführung

Dimensionen der Führung

Führung

Unternehmensführung• Unternehmensspezifische Werte, Ziele, Normen (Unternehmensgrundsätze, -politik, -kultur)• Führungsorganisation (Handlungsspielräume formelle Kompetenz)• Arbeitsorganisation• Anreizsysteme• Grundsätze Personalauswahl, -einsatz, -entwicklung

Personalmanagement• Abteilungsspezifische Werte, Ziele, Normen• Arbeitsregeln und –organisation• Delegation und Stellvertretungen• Grundregeln der Zusammenarbeit• Entwicklungsmöglichkeiten in der Gruppe

Mitarbeitendenführung• Interaktionelle Werte, Ziele, Normen• Situative Interpretation, Umsetzung und Erfolgskontrolle• Interaktionelle Information und Kommunikation• Interaktionelle Konfliktregelung• Individuelle Unterstützung, Coaching, Förderung• Pflege und Entwicklung sozioemotionaler Beziehungen

Dimensionen der Führung

Führung

…hat die Aufgabe, die MA zielorientiert zu beeinflussen, um die Erfüllung gemeinsamer Aufgaben optimal zu sichern.

Mitarbeitenden Führung

Projektleitung

FührungsaufgabenMitarbeitendenführung

• Richtung auf ein Ziel geben• Zielorientierte Aufgabensteuerung• Zielerreichung überwachen• Motivation der Mitarbeiter

FührungFührungsaufgabe/-funktion

Direkte MA Führung

Indirekte MA Führung

Strukturelle MA Führung

Ergänzung durchRichtlinienAnweisungenStellenbeschreibungen

Führung

Der Führungsstil beschreibt die situative Qualität der Führungsbeziehung

zwischen Vorgesetztem/Vorgesetzter und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Führungsstil

Projektleitung

Autokratischer

Führungsstil

& Autoritärer Führungsstil

Führung

Autokratisch• Geringe MA Orientierung• Wenig Entscheidungsbeteiligung der MAPatriarchisch• Höhe MA Orientierung und Fürsorge,• relativ wenig Entscheidungsbeteiligung und Delegation

Autoritär• Keine Beteiligung der Mitarbeitenden am Entscheidungsprozess• Geprägt durch Anweisungen, Anordnungen, Aufgaben• Auch: hierarchischer Führungsstil

Führungsstil

FührungFührungsstil

Partizipativer Führungsstil

Führung

Partizipativ• Beteiligung/Einbeziehung der Mitarbeitenden am Entscheidungsprozess• Motivierung der Mitarbeitenden und meh Spielräume für selbständiges

Arbeiten• Entscheidung wird durch die Führungskraft getroffen

Führungsstil

Kooperativer Führungsstil

Führung

Kooperativ• Hohe Teamorientierung und• Hoher Anteil an gemeinsamen Problemlösungen

Kollegial - delegativ• Hohes fachliches und zwischenmenschliches Vertrauen• Weitgehend selbstständiger Entscheidungs- und Handlungsspielraum der

Führungsstil

Laissez faire Führungsstil

Führung

Laissez faire• Geringe MA Orientierung• Weitestgehender Rückzug des Vorgesetzten aus der Führungsrolle

Führungsstil

Situativer Führungsstil

Führung

Situativ• Variable nach Reifegrad der Mitarbeitenden

Führungsstil

Führung

Führungsstil und FührungsmethodenSummary

Führungsstil (Auswahl) Führungsmethode (Auswahl)Autokratisch / Autoritär Management by ObjectivesPartizipativ Management by DelegationKooperativ Management by Exception

Laissez-Faire Management by Results

Situativ

Führung

Management by Objectives (MbO)

• Führung durch Zielvorgabe oder –vereinbarung• Qualitative und Quantitative Ziele• Dynamisierung von Delegationsprozessen• Kernaufgaben werden beschrieben

Führungsmethoden

Führung

Management by Delegation (MbD)

• Übertragung von Aufgabenbereichen an die MA,• delegierte Befugnisse und Verantwortlichkeiten• selbständiges handeln• Bestandteil der Stellenbeschreibung und der Führungsgrundsätze• Ziel: mündige, selbständige MA

Führungsmethoden

Führung

Management by Exception (MbE)

• Die FK geht grds. davon aus, dass sich das Team selbst reguliert• Eingreifen ist nur in Ausnahmefällen erforderlich

Z.B. wenn die Zielerreichung gefährdet ist und das Team nicht aus eigener Kraft in der Lage ist, die ZE zu korrigieren.

• Voraussetzung: Management by Delegation

Führungsmethoden

Motivation

DefinitionMotivation ist die Summe aller Antriebe eines Menschen, die ihn von sich aus zum Handeln bringen

Gegenteil: Manipulation

Voraussetzung zur Motivation:Kenntnis der Mitarbeiterbedürfnisse

Bedürfnispyramide

Motivation

Das können Motivationsfaktoren sein

• Anerkennung• Entgelt• Entwicklungsmöglichkeit• Verantwortung• Selbstverwirklichung

Projektbeteiligte

Kompetenzen und FähigkeitenProjektleitung

Aufgabe Zugewiesene Bündelung von Tätigkeiten

Kompetenz Zugeteilte Rechte und Befugnisse

Verantwortung Pflicht, Rechenschaft abzulegen

Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung einer Stelle müssen übereinstimmen.

Organisatorisches „Kongruenzprinzip“

Projektbeteiligte

Kompetenzen und Fähigkeiten

• Direktionsrecht• Informationsrecht• Auswahlrecht• Entscheidungsrecht• Vertragsrecht• Mitspracherecht

Projektbeteiligte

Anforderungsprofil

Fachkompetenz • Fachliches Know-how• Project Management-erfahrung• Berufserfahrung• Problemlösungserfahrung• Handlungskompetenz

Persönliche Kompetenz • Leistungsmotivation• Lern- undVeränderungsfähigkeit• Belastbarkeit• Analytisches Denken

Projektbeteiligte

AnforderungsprofilSozialkompetenz • Führungsfähigkeit

• Konfliktfähigkeit• Überzeugungsfähigkeit• Beziehungsmanagement• Teamfähigkeit• Informelle Macht• Durchsetzungsvermögen• Motivierend• Kreativ• Kommunikationsfähigkeit

Führungskompetenz • Zielmanagement• Konsequenz / In-Tolerant• Führungsmethodik• Mitarbeiterorientierung

Projektbeteiligte

Anforderungsprofil

Anwendungskompetenz • Anwender, Umsetzer, Nutzer Macher bzw. Hands-on-Mentalität

Entscheidungskompetenz(extern gesteuert Befugnisse)

• Formelle Autorität, formelle Macht und Entscheidungsbefugnis• Verfügungsmacht über Ressourcen

Der Vollständig-keit halber

ProjektbeteiligteProjektleiter – Kompetenzbewertung

Kompetenzprofilbereiche für den Projektleiter Punktebewertung1 2 3 4 5

1. Fachkompetenz (FK)1.1 Erfordernis zur ständigen Aktualisierung 1.2 Erfahrungswissen1.3 Fachliche Projektbearbeitung1.4 Fähigkeit, im Projektsinne zu handeln1.5 Wissen BWL (inkl. Organisation)

Summen Fachkompetenz (Spalten)Gesamtpunktzahl Fachkompetenz

Quelle: Hesseler, M., (2007), Arbeitshilfen-Vorlagen, S. 145

Projektbeteiligte

2. Sozialkompetenz (SK)2.1 Fähigkeit, Verständnis und Bereitschaft, miteinander im Team

zusammenzuarbeiten und zu kommunizieren2.2 Beherrschung der und Vertrautheit mit informellen Beziehungen

2.3 Vertrautheit, Fähigkeit und Bereitschaft zur Konfliktbewältigung

2.4 Interesse an Selbstorganisation2.5 Bereitschaft zur Informationsverarbeitung (Beschaffung,

Weitergabe, Dokumentation) 2.6 Fähigkeit, mit der Schnittstelle betriebliche Organisation und

Projektarbeit umzugehen2.7 Fähigkeit und Bereitschaft, optimal mit Mitarbeitern umzugehen

und das Projektteam professionell zu führen2.8 Verständnis für soziale Anerkennung2.9 Fähigkeit und Bereitschaft, seine Rolle im Projekt zu 'spielen' und

Spielregeln einzuhalten2.10 Bereitschaft, seine Meinung zu äußern2.11. Fähigkeit und Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme

Summen Sozialkompetenz(Spalten)Gesamtpunktzahl Sozialkompetenz

Projektleiter – Kompetenzbewertung

Projektbeteiligte

3.2 Fähigkeit und Bereitschaft, die Verfügbarkeit der Ressourcen zu sichern

3.3 Fähigkeit zur Informationsverarbeitung, Koordination und Lenkung (projektintern, Schnittstellen)

3.4 Fähigkeit und Bereitschaft zur sachlichen Beurteilung und Begründung

3.5 Fähigkeit, einen Schlusspunkt zu setzen3.6 Beherrschung des sozialen Entscheidungsumfeldes3.7 Fähigkeit zur RisikoabwägungSummen EntscheidungskompetenzGesamtpunktzahl Entscheidungskompetenz

3. Entscheidungskompetenz (EK)3.1 Fähigkeit und Bereitschaft, seine formale Zuständigkeit und

Verantwortung zu nutzen

Projektbeteiligte

4. Methodenkompetenz (MK)4.1 Fähigkeit zum Systemdenken4.2 Fähigkeit zur Problemlösung, z.B. Fähigkeit, Wichtiges von

Unwichtigem unterscheiden4.3 Erfahrung, systematisch zu arbeiten4.4 Gezielte Beherrschung der Methoden und Instrumente des PM

(einschließlich Projektsteuerung) 4.5 Vertrautheit mit projektbegleitenden Maßnahmen QM, VM, RM,

ÄM4.6 Beherrschung von Workshops, Projektmeetings,

Besprechungen, Gesprächsituationen (Moderation)4.7 Beherrschung, Verständnis, Bereitschaft zur Team-/

Arbeitsorganisation4.8 Fähigkeit zur persönlichen Arbeitsorganisation (z.B.

Zeitmanagement, Stressbewältigung)Summen Methodenkompetenz

Gesamtpunktzahl Methodenkompetenz

Projektbeteiligte

5. Anwendungskompetenz (AK)5.1 Organisationstalent5.2 Mut, Verhandlungsgeschick und Überzeugungskraft zur

Akzeptanzsicherung bei Stakeholdern5.3 Fähigkeit/Bereitschaft, sich mit dem Kunden (Auftraggeber)

abzustimmen

5.4 Fähigkeit und Bereitschaft, die übergreifenden Realisierungsbedingungen (extern, intern) einzukalkulieren

5.5 Beherrschung von PM-Tools/-software5.6 Ergebnisorientierung5.7 Akzeptanz durch Linienvorgesetzten/Fachvorgesetzten

Summen AnwendungskompetenzGesamtpunktzahl Anwendungskompetenz

Projektbeteiligte

6. Personale Kompetenz (PK)6.1 Fähigkeit, im richtigen Mix zu fördern und zu fordern6.2 Fähigkeit zur Annahme von Kritik und zur Selbstkritik6.3 Durchsetzungsfähigkeit6.4 Belastbarkeit6.5 Lernfähigkeit/-bereitschaft6.6 Fähigkeit im Rahmen persönlicher Akzeptanz zu integrieren

6.7 Fähigkeit, Aufgaben zu delegieren und Ergebnisse nachzufassen

6.8 Fähigkeit selbstständig Initiative zu ergreifen6.9 Kreativität6.10 Emotionale Intelligenz

Summen Personalkompetenz (Spalten)Gesamtpunktzahl Personalkompetenz

Geamtsumme Personalkompetenz

Projektbeteiligte

Aufgaben• Erarbeitung, Analyse und Bewertung von Lösungsalternativen• Sicherstellung der Anforderung des Qualitätsmanagements• Implementierung und Test von Lösungsalternativen• Protokoll erstellen undrückmelden an der Projektleiter

Kompetenz• Fachliches Know-how• Teamfähigkeit• Lern- und Veränderungs-fähigkeit• Kreativ• Leistungsmotivation (Engagement)

Verantwortung• Erfolg / Misserfolg der Ergebnisse• Sachliche Beurteilung der ausgearbeiteten Varianten• Richtige und effiziente Umsetzung der Lösungen• Dokumentation und Rechtfertigung der Vorgänge

Projekteam

Projektmanagement beteiligte

Business

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