Warum Sie Lean im Büro einführen sollten und wie das geht!

Angela Reeg-Muller Exzellenta – Effizienz für Geschäftsprozesse

Warum Sie Lean im Büro einführen sollten und wie es geht

Mannheim, den 09.02.17

LeanAroundTheClock

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 2

Lean bedeutet

Werte schaffen

Input Leistung Output Prozesse straffen

Verschwendung vermeiden

. . .

Mitarbeiter entwickeln . .

. . .

Kunden begeistern

Durchlaufzeiten kürzen

Kosten senken

Mitarbeiter motivieren .

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 3

..

Überblick

Lean im Büro – warum?

Büro – Welche Herausforderungen?

Lean im Büro – wie?

Und was braucht es sonst noch?

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 4

www.exzellenta.de/blog

www.exzellenta-online-academy.de

Effizienz für Geschäftsprozesse

Einfach – Praktisch – Schnell

Wann immer – wo immer

www.exzellenta.de

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 5

Angela Reeg-Muller Lean Six Sigma Black Belt Spezialisiert auf Administration Autorin, Lehrbeauftragte Wirtschaftswissenschaftlerin

Überblick

Lean im Büro – warum?

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 6

Zeit

~10000 v.Chr. 1800 2000

1. Megatrend Wissensgesellschaft

7

Agrar-

gesellschaft

Industrie-

gesellschaft

Wissens-

gesellschaft

Quelle: nach Zukunftsinstitut. 2010. Eigene Darstellung.

Exzellenta, Angela Reeg-Muller

2. Geänderte Marktsituation

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 8

Kosten + Gewinn = Preis

Preis – Kosten = Gewinn

Bildnachweis (c) panthermedia.net / Philippe Renaud

3. Kundenbeschwerden

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 9 Bildnachweis (c) panthermedia.net / Robert Kneschke

4. Demografischer Wandel

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 10 Bildnachweis (c) panthermedia.net / Randolf Berold

5. Info-Fluss steuert Materialfluss

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 11

Materialfluss

Material Infos

Info-Fluss

1. Megatrend Wissensgesellschaft

2. Geänderte Marktsituation

3. Kundenbeschwerden

4. Demografischer Wandel

5. Info-Fluss dominiert Materialfluss

Zusammenfassung: Wir müssen im Büro etwas tun, weil ...

Überblick

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 13

Büro – Welche Herausforderungen?

Herausforderung No 1: zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 14

Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger

!

Herausforderung No 2 Arbeitsergebnisse im Büro sind „unsichtbar“

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 15

• Fehlende Transparenz

•Keine sichtbaren Lager

• Stillstand nicht sichtbar

•Keine sichtbaren Zwischenprodukte

•Nacharbeit nicht sichtbar

•Überlastung nicht sichtbar

Bildnachweis: presentermedia

Zusammenfassung: Fehler im Büro

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 16

• haben die teuersten Auswirkungen

• sind am leichtesten zu begehen

• sind am schwierigsten zu finden

Quelle?

Und in vielen Fällen fehlt das Bewusstsein dazu

Überblick

• Prozesse visualisieren

• Arbeitsverteilung sichtbar machen

• Für Verschwendung sensibilisieren

Lean im Büro – wie?

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 17

Prozesse visualisieren: Prozessfunktionsdiagramm

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 18

Im Team, mit den Prozessbeteiligten Zeigt den Arbeitsfluss Bringt Überblick und Transparenz Probleme kennzeichnen Unterstützt Schnittstellenanalyse

50 unbearbeitete Bestellungen im System

Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 19

Arbeitsbestand erledigt In Bearbeitung

Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 20

Arbeitsbestand erledigt In Bearbeitung 3

Arbeitslast sichtbar machen: Kanban fürs Büro

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 21

Blockaden werden sichtbar Parallele Arbeiten werden sichtbar Voraussetzung: Feedback-Schleifen Konsequenz in der Umsetzung! Und Geduld!

Für Verschwendung im Büro sensibilisieren

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 22

T I M W O O D

Transport

Inventory = Bestände

Motion = unnötige Bewegung

Waiting

Übererfüllung/Nutzlose Tätigkeiten

Überproduktion

Fehler

Nicht richtig genutztes Mitarbeiterpotenzial

Verspätung

Unnötige Bewegung Unklare Kommunikation Doppelarbeit

Verpasste Chance

Verschwendung beim / für den Kunden

Aufgabe Führung Mitarbeiter coachen, Verschwendungen zu erkennen

Überblick

Und was braucht es sonst noch?

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 23

Was es NICHT braucht

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 24

Tools und Methoden statt Haltungsänderung Hauruck-Mentalität Schreibtischordnung vorschreiben Laufwege abgehen Vorgaben anstelle von Beteiligung der

Beschäftigten Keine Zeitansätze für Lean – Aktivitäten Entlassungen, weil optimiert wurde

Was die Einführung von Lean im Büro braucht

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 25

Einen langen Atem – Lean ist die Art, zu arbeiten Einen breiten Ansatz – Lean auf allen Ebenen Neue Denkweisen der Führungskräfte

Vorbild Mitarbeiterentwicklung statt Vorgaben

Kommunikation – Kommunikation - Kommunikation Einführung mit Change-Management begleiten Qualifizierungen

der Führungskräfte der Beschäftigten

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 26

Kostensenkungen >> Wettbewerbsvorteil Glückliche Kunden >> Loyale Kunden

Zufriedene Mitarbeiter >> Motivierte Mitarbeiter Organisches Wachstum >> Gesicherte Zukunft

Wenn wir alles richtig machen, haben wir

Exzellenta Angela Reeg-Muller info@exzellenta.de Morseweg 24, 53125 Bonn 0228 534 632 66

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 27

Fragen? Einwände? Anregungen?

Herausforderung No 1: zu viel – zu viel parallel – zu wenig koordiniert

Exzellenta, Angela Reeg-Muller 29

Bildnachweis: panthermedia.net /Tomas Griger

Warum Sie Lean im Büro einführen sollten Und wie es geht

Angela Reeg-Muller Exzellenta, Angela Reeg-Muller 32