Projekt ÜDP -...

Bundeskanzlei BKProgramm GEVER Bund

Projekt ÜDP

Umstellung der Bundesrats- und Parlamentsgeschäfte im Sinne von sogenannt überdepartementalen Prozessen bzw. eines organisationsübergreifenden Geschäftsdatenaustausches zwischen Behördenstellenauf eine durchgängige elektronische Basis bis Ende 2011.

ÜDP=überdepartementale ProzessePSD=processus supra-départementaux

Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter

2Programm GEVER Bund | Projekt ÜDP/PSD – Präsentation IGRM vom 29. Oktober 2009Roger Hofmann, Projektleiter

Ausgangslage

Gestützt auf den „Bericht zum Umgang mit elektronischen Akten, Daten und Dokumenten und die Umsetzung“ des EDI vom 15. Januar 2008 hat der Bundesrat gemäss BRB vom 23. Januar 2008 der BK u.a. den folgenden Auftrag erteilt:

“Die BK stellt die Abläufe von Bundesrats- und Parlaments-geschäften bis Ende 2011 in Zusammenarbeit mit den Departementen (Generalsekretariate) und den Parlaments-diensten auf eine durchgängige elektronische Basis um“.

Die BK hat das Projekt ÜDP (befristet bis Ende 2011) fachlich der Delegierten für das Programm GEVER Bund, Nathalie Falcone, unterstellt.


AUFBAU/TESTPILOT

1(2)

IST SOLL-RE 1

SOLL-RE 2

FINISH

GESCHÄFT 1

GESCHÄFT 2

GESCHÄFT X

Meetings

Newsletter

REALISIERUNG EINFÜHRUNG/VERBREITUNG

BETRIEB

M1

M2

M3

M5 M6

Meetings

Stand: 16. Juli 2009

M8

Rapportierung

EVA-LUA-TION

GESCHÄFTSPROZESSE

IT-SYSTEM-ARCHITEKTUR

ANWENDERINNENUND ANWENDER

KONKRETISIERUNGPROJEKTAUFTRAG

PUBLIC RELATIONS

PROJEKTMANAGEMENT

Führungsrhythmus

2009 2010 2011 2012

M0

SCHULUNGHANDBUCHTESTS

REVIEW SOLLUSABILITYSPRACHEN D/F/I

INFORMATION/KOMMUNIKATION (Newsletter, www.gever.admin.ch)

LEITUNG/REPORTING/CONTROLLING/MODERATION/PRÄSENTATION

PROJEKTSTEUERUNG: PROGRAMMAUSSCHUSS GEVER Bund

Meetings

Projektplan ÜDP (Masterplan)

M4

M7

VORANALYSE/KONZEPT

RE1

Realisierungsetappe RE1 = September 2009 – Februar 2010


Grundverständnis GEVER

Records Management (Aktenführung)Abbildung und Bewirtschaftung eines geschäftsbezogenen

Ordnungssystems für Verwaltungs- und Organisationseinheiten (inkl. Aufbewahrungs- und Vernichtungsplanung)

DokumentenmanagementSystematische Erstellung,

Bearbeitung und Verwaltung von geschäftsrelevanten,

elektronischen Dokumenten

Workflow/Business Process Management (Prozessführung)Systematische Steuerung und Überwachung von vordefinierten oder Ad-hoc-Geschäftsprozessen

AussonderungAnbietung noch nicht bewerteter

Unterlagen ans Bundesarchiv BAR. Aussonderung der Unter-lagen (archivwürdige ans BAR, nicht archivwürdige vernichten)

Schnittstellen zuFachapplikationen

BüroautomationOutlook/E-Mail

Internet

Stand: 20. Mai 2009

Mensch

Organisation

Technik

CollaborationDokumentenmanagement

mit hoher Flexibilität

M0


Konkretisierung ProjektauftragAuszug aus dem Ergebnisbericht vom 16. Juli 2009

M0

52.9%

89.5%

61.1%

38.9%

78.6%

47.1%

10.5%

33.3%

50.0%

21.4%

0.0% 0.0%5.6%

11.1%

0.0%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Aktenführung (Records Management)

Prozessführung (Workflow)

Dokumentenmanagement Aussonderung Collaboration

weiss nicht

NOT GEVER ÜDP

GEVER ÜDP

Fazit zum Thema „Grundverständnis ÜDP“:Die Module Prozessführung (Workflow) und Collaboration (Dokumentenmanagement mit hoher Flexibilität) stehen bei den befragten Personen im Vordergrund. Eine komplette ÜDP-Lösung im Sinne des Grundverständnisses GEVER wird mehrheitlich nicht erwartet bzw. in Abhängigkeit des technischen Lösungsansatzes (z.B. Regelung der Zugriffsberechtigung) nicht erwünscht.

Grundverständnis zu GEVER schaffen bzw. verbessernGeschäftsprozesslandkarte ÜDP zusammen mit den betroffenen Stellen erstellenAkzeptanz/Support der ÜDP-Partner durch aktive Kommunikation und Einbezug schaffenBessere Abstimmung (Konsolidierung) der Projektaktivitäten innerhalb der BK vornehmen


Realisierungsetappe 1Auszug aus dem Projektantrag ÜDP vom 21. August 2009

M1 M2


Projektorganisation ÜDP RE1Programmausschuss GEVER Bund(= PA ÜDP): BAR, ISB, BIT, BK,Parlamentsdienste und Departemente

Stand: 21. August 2009

Delegierte GEVER Bund

Projektassistent/in Projektleiter

40% 70%- Publishing- Projektcontrolling/-reporting- Projektsupport- Budget/Vertragsmgmt

Kernteam TP Geschäftsprozesse• Externes Mandat (30 Tage) - TPL Notation, Prozessdokumentation

• Roger Hofmann (Programm) – Stv. TPL• 20% der Sektion Bundesratsgeschäfte• Karin Zosso (Sonderberaterin GEVER BK)

- PL-Support Moderation, Methodik, Konzeption IST/SOLLExternes Mandat 25 Tage M1 + M2

- PL-Support Information/KommunikationMandat BK 5 Tage (Sektion Kommunikationsunterstützung)

Kernteam TP IT-Systemarchitektur• Externes Mandat (30 Tage) – TPL• Roger Hofmann (Programm) – Stv. TPL

Kernteam TP Anwender• wird ab M3 (Januar – Juni 2010) aktiviert

Soundboard TP Geschäftsprozesse• je ein/e Vertreter/in pro GS• Projektausschuss GEVER BK• ein/e Vertreter/in PD• ein/e Vertreter/in ISB• ein/e Vertreter/in BAR• Mitarbeitende Programm GEVER Bund

Soundboard TP IT-Systemarchitektur• ein/e Vertreter/in ISB• ein/e Vertreter/in CC GEVER BIT• ein/e Vertreter/in ISCeco• ein/e Vertreter/in SCI BK• ein/e Vertreter/in FUB• ein/e Vertreter/in KIOS

Teilprojekte TP

M1 M2


Soundboards für RE1M1 M2


Grundverständnis ÜDP 1/4

DokumentenmanagementSystematische Erstellung,

Bearbeitung und Verwaltung von geschäftsrelevanten,

elektronischen Dokumenten

Workflow/Business Process Management (Prozessführung)Systematische Steuerung und Überwachung von vordefinierten oder Ad-hoc-Geschäftsprozessen

AussonderungAnbietung noch nicht bewerteter

Unterlagen ans Bundesarchiv BAR. Aussonderung der Unter-lagen (archivwürdige ans BAR, nicht archivwürdige vernichten)Collaboration

Dokumentenmanagementmit hoher Flexibilität

Schnittstellen zuFachapplikationen

BüroautomationOutlook/E-Mail

Internet

Stand: 16. Juli 2009

Mensch

Organisation

Technik

Records Management (Aktenführung)Abbildung und Bewirtschaftung eines geschäftsbezogenen

Ordnungssystems für Verwaltungs- und Organisationseinheiten (inkl. Aufbewahrungs- und Vernichtungsplanung)


Grundverständnis ÜDP 2/4 Initialdefinition:Von überdepartementalen Geschäftsprozessen im bidirektionalenSinne spricht man,

wenn mindestens 2 Generalsekretariate bzw.mindestens 1 Generalsekretariat mit den Parlamentsdienstenin Zusammenarbeit, Koordination mit der bzw. Federführung durch die Bundeskanzlei stehen.

Stand: 20. Mai 2009


BA1.4

GS 1

BAX.4

GS X

BK PD

Bereich ÜDP

BA1.3

Bereich GEVER in der OE- ev. mit Anteil aus Negativliste Bereich ohne GEVER- Fachapplikationen- Collaboration-Tools- Restlicher Anteil aus Negativliste

BAX.3BA

X.2BAX.1

OE Organisationseinheit

überdepartementale Geschäftsbeziehungen

inter-/intradepartementale Geschäfte

BA1.2

BA1.1

Grundverständnis ÜDP 3/4 Stand: 17. August 2009

BK BundeskanzleiPD Parlamentsdienste

GS GeneralsekretariatBA Bundesamt


Grundverständnis ÜDP 4/4Stand: 17. März 2009

Diese Prozesse lassen sich relativ klar von anderen Tätigkeitenin der jeweiligen Behörde oder Organisationseinheit abgrenzen;Sie sind oftmals hinsichtlich Zeitpunkt, Intensität und Tragweite schlecht planbar (voraussehbar), wenn gleich der Führungs-rhythmus (z.B. für Bundesratsgeschäfte) vorgegeben ist;Sie können sowohl bottom-up als auch top-down ausgelöst werden;Sie verursachen eine wechselwirkende Interaktion (seriell und sequentiell) zwischen verschiedenen Führungstufen;Sie müssen während dem ganzen Prozesslebenszyklus editierbarbzw. bearbeitbar (mit Logfile) sein;Sie bedingen ein möglichst lückenloses „Gefechtsjournal“ der einzelnen Zwischenschritte;Sie erfordern je nach Führungsstufe unterschiedliche Anforder-ungen hinsichtlich Dossierumfang und Qualität bzw. Format;Sie müssen eine bedürfnis- und zuständigkeitsspezifische Redundanz von Unterlagen zulassen.


BA1.4

GS 1

BAX.4

GS X

BK PD

BA1.3

BAX.3BA

X.2BAX.1

OE Organisationseinheit

BA1.2

BA1.1

BPM-Dokumentation ÜDP 1/5

BK BundeskanzleiPD Parlamentsdienste

GS GeneralsekretariatBA Bundesamt

Dokumentation Business Process Management

BPM ÜDP (in Anlehnung an eCH-0073)

eCH-0073 = Dokumentationsstandard eGov CH (Dokumentation öffentlicher Leistungen und Prozesse)


BPM-Dokumentation ÜDP 2/5 (in Anlehnung an eCH-0073)Stand: 29. Oktober 2009

LeistungsInventar

LeistungenDiagramm

ProzesseBeschreibung und Diagramm

SubprozesseDiagramm

BPM – Dokumentation ÜDP

Geschäftsprozesslandkarte ÜDP

Hauptprozesse ÜDP

ProzesssteckbriefSchnittstellenbeschreibung

BPMN-Prozessdiagramm

BPMN-Subprozessdiagramm

Visio

Visio

Word

eCH-0096BPM-Tool

eCH-0096BPM-Tool

Darstellung Tool

eCH-0073


BPM-Dokumentation ÜDP 3/5Geschäftsprozesslandkarte

Stand: 29. Oktober 2009

STEUERUNGSAUFGABEN

KOORDINATIONSAUFGABEN

Bundesratsantrag/Präsidialverfügung erarbeiten,Informationsnotiz erarbeiten

Parlamentarischer Vorstosszuteilen

Legislaturplanungerarbeiten

Bundesrats-antrag

S11

S12

S13

Mitberichtsverfahrenzu Bundesratsantrag

durchführen

Bundesratsentscheidvorbereiten

Bundesratsentscheid nachbearbeiten

Bundesrats-Dossier

vorbereiteter Bundesrats-entscheid

Protokoll Bundesrats-entscheide

Bundesblatt

Amtliche Sammlung

informierte Medien

S21

S22

S31

Botschaftplanung erstellen

Briefe an Bundesrat koordinieren

Botschafts-planung

beantwortete Briefe

K11

K12

Geschäft initialisieren Entscheid vorbereiten Entscheid kommunizieren/nachbearbeiten


BPM-Dokumentation ÜDP 4/5

HauptprozesseStand: 29. Oktober 2009

Bsp: Parlamentarische Vorstösse

Schätzung Anzahl Kopien:4 Session/Jahrx ca. 400 Vorstösse= 1600 Vorstösse/Jahrx 2 Seiten/Vorstoss= 3200 Seitenx 21 Kopien= 67‘200 Kopien/Jahr


BPM-Dokumentation ÜDP 5/5Stand: 29. Oktober 2009

HauptprozesseBsp: Mitberichtsverfahren

Schätzung Anzahl Kopien:ca. 40 Sitzungen/Jahrx ca. 80 Anträge= 3‘200 Beschlüsse/Jahrx 10 Seiten/Antrag= 32‘000 Seitenx 55 (BK) / 15 (Dep.) Kopien= 2.24 Mio. Kopien/Jahr


Verknüpfung ÜDP mit GEVER-Systemen

ÜDP IT-Systemarchitektur (erste Ideen)Stand: 29. Oktober 2009

GSEDA

GEVER

GSEDI

GEVER

GSEFD

GEVER

GSEJPD

GEVER

GSEVD

GEVER

GSUVEK

GEVER

GSVBS

GEVER

BK

GEVER

STEUERUNGSAUFGABEN

KOORDINATIONSAUFGABEN

Bundesratsantrag/Präsidialverfügung erarbeiten,Informationsnotiz erarbeiten

Parlamentarischer Vorstosszuteilen

Legislaturplanungerarbeiten

Bundesrats-antrag

S11

S12

S13

Mitberichtsverfahrenzu Bundesratsantrag

durchführen

Bundesratsentscheidvorbereiten

Bundesratsentscheid nachbearbeiten

Bundesrats-Dossier

vorbereiteter Bundesrats-

entscheid

Protokoll Bundesrats-entscheide

Bundesblatt

Amtliche Sammlung

informierte Medien

S21

S22

S31

Botschaftplanung erstellen

Briefe an Bundesrat koordinieren

Botschafts-planung

beantwortete Briefe

K11

K12

Geschäft initialisieren Entscheid vorbereiten Entscheid kommunizieren/nachbearbeiten

Variante Collaboration„Basic“

Variante Collaboration„Workflow“

Variante Collaboration„Interface“

GEVERÜDP

Variante Collaboration„Portal“


ÜDP - Vision


Zusammenfassung

Nächste Schritte:Überprüfung der Ergebnisse mit dem Soundboard TP GeschäftsprozessePräsentation der Ergebnisse im Programmausschuss GEVER BundAbgleich der Ergebnisse mit der GL der BundeskanzleiAntrag(Anträge) an die Generalsekretärenkonferenz GSK zum Thema ÜDP


Besten Dank für die Aufmerksamkeit!

Quelle: Schweizer Illustrierte, Ausgabe vom 17. August 2009, Seite 14

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