SeGF 2015 | aXc-GEVER, der «digital Workplace» von aXc beschleunigt agiles Arbeiten in der...

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begeisternd einfach.der «digital Workplace» von aXc.

aXc-GEVER und SharePoint der «digital Workplace» von aXc

beschleunigt agiles Arbeiten in der Gemeinde

4. März 2015Christoph Marti, CEO

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Einführung

4. März 2015 eGovernment Forum 2015, Bern

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Einführung


Gemeinde aus der Steckdose

begeisternd einfach!

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Vorstellung


Christoph Marti, lic.oec.HSG

Partner und Geschäftsführer aXcelerate-Solutions AG, Ziegelbrücke

Schnittstelle Business – IT (Prozesse in konkrete Lösungen umsetzen)

aXc-Cloud seit 2003 (CH-Gemeinden und Werke)

aXc-Project seit 1998 (Software für Projekt- und Ressourcenmanagement)

u.a. verantwortlich für das Projekt «Ablauforganisation undInformatik» im Rahmen der Gemeindestrukturreform Glarus

aXc: 2 Standorte, über 30 Mitarbeiter, seit 2006

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Ausgangslage

Wir stellen fest, dass im Gemeindeumfeld

die Hauptapplikationen soweit gut funktionieren

die Daten zwischen diesen Applikationen via eCH relativ gut ausgetauscht werden können

Was braucht es denn noch?

die bestehende, stark nach Fachapplikationen aufgebaute Applikationslandkarte bewirkt, dass der Benutzer themenspezifisch in die jeweilige Applikation gehen muss, um seine Arbeiten zu erledigen.

Arbeiten in den Applikationssilos

Es fehlt ein für den Benutzer zentraler Einstieg, wo er alle seine Aufgaben applikationsunabhängig erledigen kann.

Wir nennen das den digital Workplace von aXc


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Agile Verwaltung, was heisst das?


Was wir darunter verstehen erklärt sich am einfachsten an einem Beispiel, wie es eben genau nicht sein soll

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Der Benutzer der Verwaltung ist nicht mehr Bittsteller sondern Kunde

Lösungsansatz: Bürgerschalter - nicht der Kunde macht den Ämterlauf, sondern die Verwaltung selber!

Analog als Bürgerschalter

Digital als Bürgerportal

Das ist ja alles nicht neu und allgemein bekannt, doch was macht die «agile Verwaltung» aus?

Damit sie funktioniert, muss die agile Verwaltung ein SELBSTLÄUFER sein!


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Wann hatten Sie das letzte Mal als Einwohner Kontakt mit Ihrer Gemeinde?

Was war Ihre Anforderung?


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Beispiel: sagsunseinfach.de


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http://www.halle.de/de/Rathaus-Stadtrat/Dienstleistungszentren/Sags-uns-einfach

https://www.zueriwieneu.ch/

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Beispiel: sagsunseinfach.de – eine Bewertung


Im Gegensatz zu anderen gängigen Systemen erfolgt die Erfassung und Abarbeitung der Anliegen transparent im «öffentlichen Raum».

Reaktion, als ich diese Lösung in einer Gemeinde vorgestellt habe:

Gemeindeschreiber: «Ich bin begeistert, das will ich auch haben.»

Leiter Bauamt: «hmm, aber ich plane die Route meiner Mitarbeiter immer noch selber. Und nur wegen einem Eintrag in diesem Portal stelle ich nicht die ganze Tour um.»

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Die Agile Verwaltung, 1. Fazit


Die agile Verwaltung

stellt den Kunde wirklich ins Zentrum

ist sehr transparent

ist nicht funktionsbezogen sondern lösungsorientiert

ist Aufgaben/Task getrieben und nicht Dokumenten orientiert

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Wie löst aXc diese Anforderungen einer agilen Verwaltung?


Inte

rnet

Arb

eits

pla

tzK

ern

app

likat

ion

enFa

chap

plik

atio

nen

Einwohnerkontrolle Subjektverwaltung

Online Portal

Online-Reservationen(GA, Räume, Tickets etc.)

Online Schalter

Parkkarten / Fahrbewilligung

Fundgegenstand / Verlustmeldung

ExtraNet(DocSafe, TeamSafe)

Todesfall / Grabverwaltung

Hundemeldung/-gebühren

Einbürgerung

Immobilien / Jobs

Abbildung & Durchführungbeliebiger eGov-Prozesse

Newsletter / Reminder

Office Projektmgt. GEVER Laufzettel Zeiterfassung Gov Prozesse

Objektverwaltung Vertragsverwaltung Gebühren

Finanzbuchhaltung Steuerverwaltung

FeuerwehrSchul-

verwaltungSozial-

verwaltungBau-

verwaltung

Heim-verwaltung

SpitexForst-

verwaltung

Langzeitarchiv Bundes- / Kantonsplattformen

aXc-

eGo

vern

me

nt

Bu

s

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Der digital Workplace von aXc ist an alle diese Pendenzenlisten angedockt.


Inte

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chap

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Einwohnerkontrolle Subjektverwaltung

Online Portal

Online-Reservationen(GA, Räume, Tickets etc.)

Online Schalter

Parkkarten / Fahrbewilligung

Fundgegenstand / Verlustmeldung

ExtraNet(DocSafe, TeamSafe)

Todesfall / Grabverwaltung

Hundemeldung/-gebühren

Einbürgerung

Immobilien / Jobs

Abbildung & Durchführungbeliebiger eGov-Prozesse

Newsletter / Reminder

Office Projektmgt. GEVER Laufzettel Zeiterfassung Gov Prozesse

Objektverwaltung Vertragsverwaltung Gebühren

Finanzbuchhaltung Steuerverwaltung

FeuerwehrSchul-

verwaltungSozial-

verwaltungBau-

verwaltung

Heim-verwaltung

SpitexForst-

verwaltung

Langzeitarchiv Bundes- / Kantonsplattformen

aXc-

eGo

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Was ist jetzt daran neu?


Wie funktionieren die GEVER-Systeme die ich kenne:

sie sind dokumentenorientiert, vielfach getrieben aus Archivsicht

Kunde ist kaum direkt involviert

Nicht quer über die Verwaltung, sondern primär ein weiteres Applikationssilo fürs Ratsgeschäft

Wie verträgt sich dies mit den Anforderungen an eine agile Verwaltung:





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Woher kommt aXc-GEVER?


aXc-GEVER basiert auf der seit 1998 im eigenen Haus entwickelten Standardsoftware für Projekt- und Ressourcenmanagement aXc-Project.

aXc-GEVER erweitert den bestehenden SharePoint um die Funktionalität des Records Management. SharePoint kann das im Standard nicht, deshalb ist u.a. OXPA gescheitert.

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Was kann aXc-GEVER?


Intranet

frei definierbare Kalender, Ankündigungen, Telefonbücher, News,…

Laufzettel

Freies Abbilden von typischen Laufzetteln (Bewilligung zur Nutzung öffentlichen Grunds,…)

Frei definierbare Workflows

Projekte

Planung von Aufgaben, Meilensteinen, Abhängigkeiten, Kosten, Ressourcen,…

ToDos

Wer macht wann was?

Auf Gruppenebene (unsere ToDos) und Einzeln (meine ToDos)

Controlling und Warnung (Eskalation an Vorgesetzten,…)

Telefonieintegration

Bei Anruf erscheinen gleich die offenen Geschäfte dieser Person.

Zeiterfassung

Präsenz- und Projekterfassung, Gleitzeitkonto, Ferienkonto, Überzeitkonto,…

Spesenerfassung

Sitzungsmanagement

Planung, Vorbereitung, Durchführung, Protokoll

Kostenrechnung nach HRM2

Cockpits/Dashboards

Qualitätsmanagement

QM-Handbücher und operationalisieren der Prozesse anhand von Laufzetteln

u.v.m.

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Wie sieht aXc-GEVER aus?


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Der digital Workplace von aXc gegenüber den Anforderungen der agilen Verwaltung






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Wie geht es weiter mit aXc-GEVER?


Per dato: Basisarbeiten/Funktionalitäten sind weitgehend abgeschlossen

Ab Juni 2015: Pilotierungen bei Kunden

Anfang 2016: Release 1.0

Wer möchte sich als Pilotgemeinde zur Verfügung stellen?

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Fragen und Abschluss


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Referent


Christoph Martilic.oec.HSG, CEO und Partner aXc+41 55 610 45 [email protected]

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Kontakt


Schweiz (Hauptsitz):

aXcelerate-Solutions AGTurbinenweg 2CH-8866 Ziegelbrücke

Tel +41 55 610 45 61Fax +41 55 610 45 62Mail [email protected] www.axc.biz

Deutschland:

aXcelerate-Solutions Deutschland GmbHSiemensstrasse 21DE-61352 Bad Homburg

Tel +49 6172 9458 930

Fax +49 6172 9458 931Mail [email protected] www.axc.biz

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begeisternd einfach.der «digital Workplace» von aXc.

einzigartig.

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