Reorganisationsprojekt
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Reorganisationsprojekt
Einrichtung einer neuer Schnittstellen
Einführung eines geeigneten Kommunikations-&
Dokumentationswesens
22.03.12 Fiona Casey
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Projektauftrag
Ausgangslage:
Entwicklung von Testgeräten für die Reifenindustrie; die einzelnen Abteilungen werden von hoch spezialisierten Fachkräften in Linie geführt
Das Unternehmen hat zwei große technische Abteilungen: -Maschinenbau und –Elektrotechnik die beide dem Leiter Ingenieurwesen aus der Maschinenlinie unterstehen (Probleme hierdurch zu wenig Beachtung für die elektronische Steuerung der Testgeräte trotz deren Verantwortlichkeit für den Wettbewerbsvorteil)
• Interabteilungskonkurrenzkampf
• Fertigung – Entwicklung/Konstruktion – Kundendienst, Fertigung-Verwaltung
• fehlende Kommunikation, fehlende Dokumentation
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Projektauftrag
Zielsetzung:
Bildung und Koordination der Schnittstellen zur Erfolgreichen Durchführung der Projekte und des Kundendienstes sowie Aufbau eines geeigneten Kommunikations- und Dokumentationssystems
Aufgabenstellung:
- Auf und Ausbau eines geeigneten Dokumentationswesens - Auf und Ausbau eines geeigneten Kommunikationswesens - Aufbau einer Unternehmensinternen Schnittstelle die das langfristig
regelt, mit den nötigen Kompetenzen und Befugnissen - Bildung eines funktions- und bereichsübergreifenden Teams mit sehr
guter Besetzung, ausgestattet mit Entscheidungs- und Umsetzungskompetenz
- Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zuteilen
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Projektauftrag
Zu erarbeitendes Ergebnis:
• Bildung der Schnittstellen
• Reibungsfreier Ablauf, qualitative und quantitative Verbesserung der Zusammenarbeit
• Gute Kommunikation und Dokumentation für gute Ergebnisse
• Einführen einer Intranetlösung zur Gewährleistung einer guten Kommunikation
Restriktionen:
• Unterstützung durch Geschäftsführung und Linienführung
• technische Möglichkeiten
• Personal begrenzt
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Projektauftrag
Projektabgrenzung:
Es gehört nicht dazu die technischen Komponenten zu verbessern oder in
die Produktions- bzw. Konstruktionsvorgänge einzugreifen oder in den Kundenservice sondern ausschließlich um die Einrichtung der Schnittstellen zur besseren Koordinierung
Projektorganisation:
Matrixprojektorganisation
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Projektauftrag
Budget: 65.000 €
Projektstart: 14.03.12
Endtermin: 16.04.12
Abstimmungsbedarf:
Innerhalb der Organisation, zwischen den Linienvorgesetzten, mit dem
laufenden Tagesgeschäft
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Projektauftrag
Informations- und Berichtswesen:
• Alle Vorgänge werden schriftlich laut Protokoll in Berichtsheften festgehalten
• (Was ist gewesen, wer war daran beteiligt, wie lang hat es gedauert, worum ging es, was war das Ergebnis, welcher Handlungsbedarf ist entstanden oder aufgezeigt worden, wer darf was an wen Kommunizieren)
• Es wird mit MS Office gearbeitet und alle Infos und Vorgänge sind im Projektordner abzulegen, Frau Maier ist für die EDV Ablage verantwortlich und Frau Klom für die Implementierung eines Intranet sowie der Integration der Infos ins Intranet
• Die Infos und Dokumente werden zunächst vom Pl. geprüft und dann nach Kompetenzen gestaffelt und gestückelt weiter gegeben.
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Stakeholder-Analyse
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Stakeholder-Analyse
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Einfluss des Stakeholders
Stakeholder-Analyse
Partnerfirmen
Geschäftsführung
betroffene Abteilungen
Kunden
Projektteam
Lieferanten
Projektleiter
Sonstige
Randfiguren
Spielmacher
Joker
Gesetzte
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Risiken-Analyse
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Risiken-Analyse
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Eintrittswarscheinlichkeit des Risikos
Risiken-Analyse
Ausfall projektleiter
fehlende Managementunterstützung
Projektteam / Mitarbeiter boykott
Kundenwegfall
Zuliefererausfall
Umwelt
Kaufmänische Risiken
Technische und Terminrisiken geringes Risiko
sehr hohes Risiko
mittleres Risiko
mittleres Risiko
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Kommunikationsmatrix
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Phasenplanung
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Planung/ Vorbereitung Einführung des neuen
Systems Nachbereitung und
Kontrolle
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Projektstrukturplan
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Planung / Vorbereitung 1
Dokumentations-
modalitäten 1.1
Kommunikations-
modalitäten 1.2
Team bilden 1.3
Budget festlegen 1.4
Geeignete Räume suchen 1.5
Durchführung vorbereiten 1.6
EDV Ressourcen 1.7
Personal briefen 1.8
Krisen/Konflikt-
management 1.9
Einführung des neuen Systems 2
Aufbau Schnittstellen 2.1
Dokumentations-
wesen 2.3
Kommunikations-
wesen 2..2
Fortschrittsberichte 2.4
Programmierung Intranert 2.5
Nachbereitung und Kontrolle 3
Projektabschluss- sitzung 3.1
Abschlussbericht 3.2
Projektlernen 3.3
Projektanalyse 3.4
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Ablauf- und Terminplanung (Überwachung)
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Projektfortschrittsbericht
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Restrukturierung der Organisationsform
Projektfortschrittsbericht AP 1.2 / Planung Kommunikationswesen
per 22.03.12
1) Gesamtstatus Fertig geplantes und Implementierungsfähiges
Kommunikationskonzept, mit festgelegten Personalressourcen
2) Status Ziele
Planung abgeschlossen
Implementierung und Programmierung
Maßnahmen:
keine
delegieren und beobachten damit es in der Zeit bleibt
3) Status Leistungsfortschritt
Planung abgeschlossen
Programmierauftrag an Frau Klom gegeben
Kommunikationskonzept fertig
Mit der Geschäftsführung abgeklärt
Maßnahmen:
keine
beobachten lenkend eingreifen
im Meeting erklären, in der Implementierungsphase die Umsetzung beobachten gegebenenfalls lenkend eingreifen
keine
4) Status Termine
Planungsphase abgeschlossen
Einführung des Kommunikationssystems begonnen
Implementierung des Programms offen
Maßnahmen:
keine
überwachen und steuern
Im Blick haben
Projektkrise
Projekt in Schwierigkeiten
Projekt planmäßig
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Projektfortschrittsbericht
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Restrukturierung der Organisationsform
5) Status Kosten
Genau im Plan
Personalkosten für PL und Frau Maier sowie EDV
Maßnahmen:
keine
6) Status Kontext
Die Aufgaben die sich aus dem Kommunikationskonzept ergeben haben werden noch delegiert
Der Programmierauftrag ist schon kommuniziert worden
Maßnahmen:
Im Meeting kommunizieren und bei der Umsetzung beobachten und gegebenenfalls lenkend eingreifen
Fortschritt des Programms und dessen Inhalte auf Anwendbarkeit und Zielorientierung prüfen und kontrollieren
7) Status Organisation
Dokumentation der Konzepte im Berichtsheft und Ablage in Ordnern, Frau Maier pflegt das Dokumentationswesen und die Berichte in die EDV ein
Kopien der Dokumente an Frau Klom geben damit sie diese in die Intranetlösung integrieren kann
Maßnahmen:
Stichpunktliste an Frau Maier geben und das Ergebnis kontrollieren ; ob die Dokumentation vollständig und in Papier und EDV identisch und auch identisch abgelegt ist
Kontrollieren ob die Integration der Dokumentation gelungen ist
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Projektabschluss
geregelter Projektabschluss: – Das Projekt „Restrukturierung der Organisationsform“ gilt als
abgeschlossen, wenn die Projektabschlusssitzung erfolgt ist und die messbaren Ergebnisse dokumentiert sind
– die Kommunikationssoftware programmiert und implementiert ist – das Kommunikations- und Dokumentationswesen klar definiert und
Implementiert ist – die Schnittstellen gebildet sind und die Mitarbeiter ihre neuen
Zuständigkeiten kennen – Erforderlich Prüfungen und Reviews sind durchzuführen – Leistungen und noch zu erledigende Aufgaben sind zu dokumentieren
und ggf. die Zuständigkeiten zu klären – Projektlernen hat über die Projektanalyse auf der Sach- und
Beziehungsebene zu erfolgen – Das Projektteam ist aufzulösen und eine Abschlussparty ist zu
organisieren
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