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SAP - Mail Workflow Vertreter
In dieser Dokumentation wird beschrieben, wie für Workflow Nachrichten und für
SAP-Mails Vertretungen eingerichtet werden.
Alle Mitarbeiter sollten jeweils die Kollegen als Vertreter einrichten die Ihre
Urlaubsvertretung machen.
Bei Workflow Nachrichten muß der vertretende Mitarbeiter an den Tagen an
denen der Kollege nicht anwesend ist die Vertretung einschalten bzw. aktivieren.
SAP Mail (SAP Business Workplace) aufrufen über Transaktion SBWP oder
Button im SAP Einstiegsbild.
1. Workflow Vertreter einrichten:
Menü Einstellungen -> Workflow Einstellungen -> Vertreter pflegen aufrufen.
Mit F5-Taste Verteter anlegen.
Es erscheint folgendes Bild, indem man nach dem Namen des Vertreters suchen
kann.
Nach Auswählen des Namens erscheint folgendes Bild, indem der Zeitraum der
Vertretung gesetzt werden muß. Das Gültig Bis Datum sollte immer auf den
31.12.9999 gesetzt werden.
Jeder Mitarbeiter sollte zunächst immer alle als Vertreter in Frage
kommenden Kollegen als Vertreter anlegen.
Die Entscheidung wer wann welche Workflow-Vertretung übernimmt wird nach
Bedarf durch Aktivieren des Vertreters durch den Mitarbeiter oder den Vertreter
selbst getroffen.
Wenn der Mitarbeiter seinen Vertreter aktivieren will:
Menü Einstellungen -> Workflow Einstellungen -> Vertreter aktivieren auswählen.
Es erscheint folgendes Bild:
Den Vertreter markieren und über den Button aktivieren. Zum Deaktivieren
den Button drücken.
Wenn der Vertreter die Vertretung von einem Mitarbeiter übernehmen will:
Menü Einstellungen -> Workflow Einstellungen -> Vertretung übernehmen
auswählen. Es erscheint folgendes Bild, indem man den Mitarbeiter markieren
sollte, dessen Vertretung man übernehmen will.
2. SAP Mail Verteter einrichten:
Die Vertretungen bei SAP Mails werden einmalig eingerichtet. Im Gegensatz zu
Workflows, müssen Vertretungen für SAP Mails nicht aktiviert werden, wenn der
Kollege nicht Anwesend ist. Man sieht den Posteingang des Vertretenen
dauerhaft, d.h. sowohl wenn er Anwesend ist, als auch wenn er nicht anwesend
ist. Pop-Up Meldungen werden allerdings bei dem Vertreter nicht angezeigt,
sondern werden nur im Posteingang abgelegt. Man muß also darauf achten, das
man Regelmäßig die Meldungen im Posteingang des vertretenen liest wenn
dieser in Urlaub oder krank ist.
Menü Einstellungen -> Büroeinstellungen auswählen. Register Automatisches
Weiterleiten auswählen.
Den Button drücken, um den Vertreter anzulegen. Es erscheint folgendes
Bild, indem man den SAP-Namen des Vertreters auswählt und den Zeitraum der
Vertretung eingibt. Achtung im Bis Datum das Jahr 9999 eintragen, damit die
Vertetung dauerhaft gilt.
Mit dem grünen Haken bestätigen, um die Vertretung zu aktivieren.
Der Vertreter sieht die Mails des Vertretenden in seiner SAP Mail unter Büro
Vertreter: Name des Vertreters.