Dokumentenverwaltung mit MS-Excel Papierloses Büro... · Seite: 1 Ein starker Verbund ich Mandel...

Ein starker VerbundSeite: 1

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Kosten senken im Betrieb

Dokumentenverwaltungmit MS-Excel

Was gespeichert ist, muss nicht abgeheftet werdenZugriff durch Office-Programme über „Hyperlink“

Die Funktion „Hyperlink einfügen“ gibt es in den Office-Programmen Word, Excel, Access und Powerpoint.


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Sparmaßnahmen beim Drucken

Erst Layoutkontrolle am Bildschirm, dann drucken.Farbdrucke sind teuer.

Schwarz reicht immer für Konzeptdruck, Ablage und Fax.Netzwerkdrucker, vor allem Farbdrucker nur für begrenzten Personenkreis zulassen.

Spar OptionenStandby-Schaltung und Power-Off-Funktion (bzw. Schaltuhr)Betrieb mit Umweltschutzpapier (staubfrei)Papier-Management: Verkleinerung, Duplex

Für interne Ablage reicht Verkleinerung und beidseitiger Druck (Duplex)


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Drucker: Versteckte Funktionen

Oft steckt in Ihrem Drucker mehr, als Sie glauben.Bei neuen Druckern die „Eigenschaften“ überprüfen:


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Windows-Funktionen, die Papier sparen

Bei Gruppenarbeit Datei via Email herumreichen.Nur endgültige Version drucken.

Datei mit Email versenden

Direkt aus der Anwendung

Noch besser: Datei ins Netz legen.


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Word-Funktionen, die Papier sparen

„99 % aller Anwender vonMS-Word kennen nur 5 % der

Funktionen dieses Programmes“


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Word-Funktionen, die Papier sparenDer „Überarbeiten“-Modus mit einem Lektor

MS-Word bietet Unterstützung für das „Mehraugenprinzip“

Dokumente können sehr gut am PC überarbeitet werden,das spart Papier.

Autor schreibtLektor liest KorrekturAutor macht endgültige Fassung

Autor

Lektor

Zur Korrekturvorlegen

Änderungenakzeptieren

bzw. ablehnen

korrigiertzurück

Lektor korrigiert mitÜberarbeiten-Modus


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Autor

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Lektoren Lektoren

Word-Funktionen, die Papier sparenDer „Überarbeiten“-Modus mit drei Lektoren

Redakteur

Lektoren arbeiten mitÜberarbe iten-Modus

Dateien zusam menführen,Änderungen akzeptieren

bzw. ablehnen

Ein Autor schreibteinen Text und schickt ihn an mehrere Lektoren.

Die Lektoren über-arbeiten den Text und reichen ihn an den Redakteur weiter.

Ein Redakteur führt Dokumente zusam-men und macht die endgültige Fassung.


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Am Kopierer sparen

Standby-Schaltung und Power-Off-Funktion (bzw. Schaltuhr)Betrieb mit Umweltschutzpapier (staubfrei)Mengenbegrenzung einstellen

Budgetierung durch Schlüsselzähler oder Passworteingabe

Schlüsselzähler


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Am Kopierer sparen

Beim Kauf beachten:Verkleinerung, Duplex, Einzug mit PapierwenderProgrammtasten für Sparfunktionen

Die große grüne Taste kennt jeder!... Aber wer interessiert sich für die Sparfunktionen?


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Mit Duplex / Verkleinerung bis 50% sparen

Mehrerer Seiten kopieren mit Duplex und Verkleinerung


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Mit Duplex & Verkleinerung am Kopierer61% sparen

Duplex und Verkleinerung können kombiniert werden


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Die Faxoptionmacht den Kopierer zum Faxgerät, ...

... und mit dem Scanner-Kitmachen wir aus Dokumenten Dateien und aus dem Kopierer einen Email-Sender

Kopierer als Multifunktionsgerät

Das Druckerkit macht ihn zum Drucker ...

... die Netzwerkkarteverbindet ihn mit dem Netzwerk.


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Am Faxgerät sparen

Standby-Schaltung

Sendeprotokoll als „Stempel“ auf dem Original

Alte Thermo-Faxgeräte ‚entsorgen‘. Thermopapier ist Sondermüll!

Schlechtere Papierqualität reicht aus. Tipp: Papierabfälle (alte Briefbögen)

Unerwünschte Werbung verhindernTipp: Auf Eintrag der Faxnummer im Telefonbuch verzichten


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PC-Fax / NET-Fax erfordert Modem bzw. ISDN-Karte und Fax-Software

Kompatibel zu konventionellen Faxgeräten.

Oft höhere Übertragungsgeschwindigkeiten möglich.

Trend: Faxaufkommen geht zurück. Es werden Dateien als Anlage via Email versendet.

Was gefaxt werden soll, das muss nicht vorher gedruckt werden.

Hat der Empfänger ebenfalls ein PC-Fax, bleibt es ihm überlassen, ob er das empfangene Fax ausdrucken und damit Papier und Toner bzw. Tinte verbrauchen möchte.

PC‘s können faxen!


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PC-Fax oderkonventionelles

Faxgerät?

Ich kann die Unterschrift als Grafik einfügen. Das ist für den Empfänger nicht zu erkennen.

„Ein PC-Fax kann nicht unterschrieben werden.“

Die Unterschrift auf dem konventionellen Faxgerät hat keinen Wert.

Jeder kann eine Unterschrift aufkleben, ohne dass es der Empfänger merkt.


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PC-Fax im praktischen Einsatz

Wird wie ein PC-Drucker aus jeder Anwendung mit [Datei]-[Drucken] angesprochen.

„Ich drucke zur Fax-Software“


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Fax oder Email?

Mailempfänger brauchen (oder wollen) kein Fax.

Email haben sie auf dem Schreibtisch, Faxgerät steht im Flur.

Faxe liefern Papier, was abgeheftet werden muss,

oder das Papier muss für‘s DMS eingescannt werden

Email ist stärker verbreitet, als Faxgeräte

Wird Webmail genutzt, stehen die Emails überall auf der Welt

zur Verfügung und können ebenso von überall beantwortet

werden.

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Sparpotentiale in der Werbung

Veränderliche Texte selbst eindrucken.

Firmenpräsentation und Produktinfos im Internet.

Nicht jeder Kunde braucht die AGB‘s und vor allen Dingen nicht mit jedem Auftrag.Besser nach Bedarf in kleinen Auflagen selbst drucken, als bei Veralterung stapelweise ‚entsorgen‘.


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... Formulare, Formulare, Formulare“Sie lassen sich nicht immer verhindern,können aber auf das notwendigste reduziert werden.Formulare sofort für DMS vorbereiten.Online-Kunden können Online-Formulare nutzen.

„Von der Wiege bis zur Bahre...



Groupware der HeLi NET

Die Groupware...

...unser wichtigster Helfer im Team



Technik: Eine Chance für Behinderte

SATIS (= "Software und allerlei Tipps und Tricks zur Informationsverarbeitung für Sehbehinderte")

"Behindert ist man nicht, behindert wird man"



Literatur

Leitfaden 'Ökologie im Büro'

Dieses praxisorientierte Handbuch infor-miert ausführlich über aktuelle Kriterien zur Ökologie im Büro und gibt konkrete Hilfestellung für den umweltorientierten Einkauf von Büroprodukten. Kern des

Buches sind die Fragebögen und Check-listen, anhand derer jedes Unternehmen seine Bezugsquellen auf "Herz und Nie-

ren" in Bezug auf die ökologische Qualität prüfen kann.

ISBN: 3821815647 (160 Seiten, DIN A4)Herausgeber: Maximilian Gege, B.A.U.M. (Bundesdeutscher

Arbeitskreis für Umweltbewußtes Management) e.V.



... Und nun das Letzte:

Was lernen wir daraus?

Ein kleines Gedankenspiel:Ein Auszubildender bekommt den Auftrag, immer den roten Durchschlag eines Formulars in einem Ordner abzuheften. Er macht das immer weisungsgemäß und legt irgendwann den soundsovielten Ordner dafür an.

–Wie andere Azubis vor ihm.

Hätte er schon am ersten Tag gefragt, WARUM die Kopie aufbewahrt wird, dann wäre vielleicht schon an diesem Tag festgestellt worden, dass die Kopie eigentlich gar nicht mehr benötigt wird.

Alte Gewohnheiten hinterfragenQuerdenker zulassen und fördern



Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit


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Glossar: WYSIWYG

What you see, is what you get.Deutsch: Du siehst, was Du bekommst.

Texterstellung mit WYSIWYG(Layou t ist schon beim Schreiben sichtbar)

Texterstellung ohne WYSIWYG(Layou t ist e rst beim Druck sichtbar)


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Glossar: Online-FormularKosten senken im Betrieb


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Glossar: PDF-FormularKosten senken im Betrieb

PDF-Formular ausfüllen statt drucken.

Zum Online-Beispiel


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Quellenangaben

Teile dieser Präsentation wurden übernommen vonHomepage der HeLi NET http://www.helinet.deProduktinfo scanview® von daa Systemhaus AGInternetshop von ibs-buerosystemeHomepage von EDIFACTORY http://www.edifactory.deHomepage von ADOBE http://www.adobe.deHomepage von S.A.D. http://www.s-a-d.de

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