Reorganisationsprojekt

Einrichtung einer neuer Schnittstellen

Einführung eines geeigneten Kommunikations-&

Dokumentationswesens

22.03.12 Fiona Casey

Projektauftrag

Ausgangslage:

Entwicklung von Testgeräten für die Reifenindustrie; die einzelnen Abteilungen werden von hoch spezialisierten Fachkräften in Linie geführt

Das Unternehmen hat zwei große technische Abteilungen: -Maschinenbau und –Elektrotechnik die beide dem Leiter Ingenieurwesen aus der Maschinenlinie unterstehen (Probleme hierdurch zu wenig Beachtung für die elektronische Steuerung der Testgeräte trotz deren Verantwortlichkeit für den Wettbewerbsvorteil)

• Interabteilungskonkurrenzkampf

• Fertigung – Entwicklung/Konstruktion – Kundendienst, Fertigung-Verwaltung

• fehlende Kommunikation, fehlende Dokumentation

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Projektauftrag

Zielsetzung:

Bildung und Koordination der Schnittstellen zur Erfolgreichen Durchführung der Projekte und des Kundendienstes sowie Aufbau eines geeigneten Kommunikations- und Dokumentationssystems

Aufgabenstellung:

- Auf und Ausbau eines geeigneten Dokumentationswesens - Auf und Ausbau eines geeigneten Kommunikationswesens - Aufbau einer Unternehmensinternen Schnittstelle die das langfristig

regelt, mit den nötigen Kompetenzen und Befugnissen - Bildung eines funktions- und bereichsübergreifenden Teams mit sehr

guter Besetzung, ausgestattet mit Entscheidungs- und Umsetzungskompetenz

- Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zuteilen

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Projektauftrag

Zu erarbeitendes Ergebnis:

• Bildung der Schnittstellen

• Reibungsfreier Ablauf, qualitative und quantitative Verbesserung der Zusammenarbeit

• Gute Kommunikation und Dokumentation für gute Ergebnisse

• Einführen einer Intranetlösung zur Gewährleistung einer guten Kommunikation

Restriktionen:

• Unterstützung durch Geschäftsführung und Linienführung

• technische Möglichkeiten

• Personal begrenzt

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Projektauftrag

Projektabgrenzung:

Es gehört nicht dazu die technischen Komponenten zu verbessern oder in

die Produktions- bzw. Konstruktionsvorgänge einzugreifen oder in den Kundenservice sondern ausschließlich um die Einrichtung der Schnittstellen zur besseren Koordinierung

Projektorganisation:

Matrixprojektorganisation

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Projektauftrag

Budget: 65.000 €

Projektstart: 14.03.12

Endtermin: 16.04.12

Abstimmungsbedarf:

Innerhalb der Organisation, zwischen den Linienvorgesetzten, mit dem

laufenden Tagesgeschäft

Projektauftrag

Informations- und Berichtswesen:

• Alle Vorgänge werden schriftlich laut Protokoll in Berichtsheften festgehalten

• (Was ist gewesen, wer war daran beteiligt, wie lang hat es gedauert, worum ging es, was war das Ergebnis, welcher Handlungsbedarf ist entstanden oder aufgezeigt worden, wer darf was an wen Kommunizieren)

• Es wird mit MS Office gearbeitet und alle Infos und Vorgänge sind im Projektordner abzulegen, Frau Maier ist für die EDV Ablage verantwortlich und Frau Klom für die Implementierung eines Intranet sowie der Integration der Infos ins Intranet

• Die Infos und Dokumente werden zunächst vom Pl. geprüft und dann nach Kompetenzen gestaffelt und gestückelt weiter gegeben.

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Stakeholder-Analyse

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Stakeholder-Analyse

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Einfluss des Stakeholders

Stakeholder-Analyse

Partnerfirmen

Geschäftsführung

betroffene Abteilungen

Kunden

Projektteam

Lieferanten

Projektleiter

Sonstige

Randfiguren

Spielmacher

Joker

Gesetzte

Risiken-Analyse

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Risiken-Analyse

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1

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Eintrittswarscheinlichkeit des Risikos

Risiken-Analyse

Ausfall projektleiter

fehlende Managementunterstützung

Projektteam / Mitarbeiter boykott

Kundenwegfall

Zuliefererausfall

Umwelt

Kaufmänische Risiken

Technische und Terminrisiken geringes Risiko

sehr hohes Risiko

mittleres Risiko

mittleres Risiko

Kommunikationsmatrix

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Phasenplanung

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Planung/ Vorbereitung Einführung des neuen

Systems Nachbereitung und

Kontrolle

Projektstrukturplan

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Planung / Vorbereitung 1

Dokumentations-

modalitäten 1.1

Kommunikations-

modalitäten 1.2

Team bilden 1.3

Budget festlegen 1.4

Geeignete Räume suchen 1.5

Durchführung vorbereiten 1.6

EDV Ressourcen 1.7

Personal briefen 1.8

Krisen/Konflikt-

management 1.9

Einführung des neuen Systems 2

Aufbau Schnittstellen 2.1

Dokumentations-

wesen 2.3

Kommunikations-

wesen 2..2

Fortschrittsberichte 2.4

Programmierung Intranert 2.5

Nachbereitung und Kontrolle 3

Projektabschluss- sitzung 3.1

Abschlussbericht 3.2

Projektlernen 3.3

Projektanalyse 3.4

Ablauf- und Terminplanung (Überwachung)

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Projektfortschrittsbericht

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Restrukturierung der Organisationsform

Projektfortschrittsbericht AP 1.2 / Planung Kommunikationswesen

per 22.03.12

1) Gesamtstatus Fertig geplantes und Implementierungsfähiges

Kommunikationskonzept, mit festgelegten Personalressourcen

2) Status Ziele

Planung abgeschlossen

Implementierung und Programmierung

Maßnahmen:

keine

delegieren und beobachten damit es in der Zeit bleibt

3) Status Leistungsfortschritt

Planung abgeschlossen

Programmierauftrag an Frau Klom gegeben

Kommunikationskonzept fertig

Mit der Geschäftsführung abgeklärt

Maßnahmen:

keine

beobachten lenkend eingreifen

im Meeting erklären, in der Implementierungsphase die Umsetzung beobachten gegebenenfalls lenkend eingreifen

keine

4) Status Termine

Planungsphase abgeschlossen

Einführung des Kommunikationssystems begonnen

Implementierung des Programms offen

Maßnahmen:

keine

überwachen und steuern

Im Blick haben

Projektkrise

Projekt in Schwierigkeiten

Projekt planmäßig

Projektfortschrittsbericht

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Restrukturierung der Organisationsform

5) Status Kosten

Genau im Plan

Personalkosten für PL und Frau Maier sowie EDV

Maßnahmen:

keine

6) Status Kontext

Die Aufgaben die sich aus dem Kommunikationskonzept ergeben haben werden noch delegiert

Der Programmierauftrag ist schon kommuniziert worden

Maßnahmen:

Im Meeting kommunizieren und bei der Umsetzung beobachten und gegebenenfalls lenkend eingreifen

Fortschritt des Programms und dessen Inhalte auf Anwendbarkeit und Zielorientierung prüfen und kontrollieren

7) Status Organisation

Dokumentation der Konzepte im Berichtsheft und Ablage in Ordnern, Frau Maier pflegt das Dokumentationswesen und die Berichte in die EDV ein

Kopien der Dokumente an Frau Klom geben damit sie diese in die Intranetlösung integrieren kann

Maßnahmen:

Stichpunktliste an Frau Maier geben und das Ergebnis kontrollieren ; ob die Dokumentation vollständig und in Papier und EDV identisch und auch identisch abgelegt ist

Kontrollieren ob die Integration der Dokumentation gelungen ist

Projektabschluss

geregelter Projektabschluss: – Das Projekt „Restrukturierung der Organisationsform“ gilt als

abgeschlossen, wenn die Projektabschlusssitzung erfolgt ist und die messbaren Ergebnisse dokumentiert sind

– die Kommunikationssoftware programmiert und implementiert ist – das Kommunikations- und Dokumentationswesen klar definiert und

Implementiert ist – die Schnittstellen gebildet sind und die Mitarbeiter ihre neuen

Zuständigkeiten kennen – Erforderlich Prüfungen und Reviews sind durchzuführen – Leistungen und noch zu erledigende Aufgaben sind zu dokumentieren

und ggf. die Zuständigkeiten zu klären – Projektlernen hat über die Projektanalyse auf der Sach- und

Beziehungsebene zu erfolgen – Das Projektteam ist aufzulösen und eine Abschlussparty ist zu

organisieren

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