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Dokumentenmanagement – effizient und revisionssicher verwalten

Viele Daten, viele Dokumente und noch mehr Papier…

Gerade in der heutigen Zeit werden immer mehr Dokumente erzeugt - Der Dokumentenbestand

im Unternehmen wächst und wächst, Aktenarchive nehmen immer mehr Platz und Organisation

in Anspruch und oftmals wird es dabei schwierig, den Überblick zu behalten.

Unternehmensrelevante Daten und Informationen sind nur schwer auffindbar oder gehen gar ganz

verloren. Die Folgen sind meist Einbussen in Qualität und Produktivität und können auf Grundlage

derzeitiger gesetzlicher Anforderungen rechtlich auch zu Problemen führen.

Die Lösung für zukunfts- und erfolgsorientierte Unternehmen liegt daher immer häufiger in der

Einführung von elektronischen Archivsystemen, die vor allem in Bezug auf ihre Revisionssicherheit

Daten und Informationen unverändert und verfälschungssicher speichern, jegliche Zugriffe und

Änderungen protokolieren und vor allem Inhalte zeitnah auffindbar machen und somit

gesetzlichen Anforderungen (AO, HGB, GoBS und anderen rechtlichen Vorgaben) entsprechen.

Revisionssicherheit wird bei uns gross geschrieben!

Mit dem M6 DMS System sind Sie immer auf der sicheren Seite…

M6 DMS bietet die Sicherheit, den Anforderungen

der Abgabenordnung (AO), des

Handelsgesetzbuches (HGB), den Grundsätzen

ordnungsgemässer DV-geschützter

Buchführungssysteme (GoBS) und anderen

rechtlichen Vorgaben sowie im Unternehmen

vorherrschenden betrieblichen Bestimmungen

gerecht zu werden.

M6 DMS unterstützt Sie in ihrem betrieblichen

Qualitätsmanagement und bietet Ihnen eine sichere

Grundlage für eine ISO 9001:2000 Zertifizierung.

M6 DMS gibt Ihnen die Möglichkeit,

Geschäftsprozesse akkurat zu dokumentieren und

bietet durch Revisionssicherheit Absicherung in

Sachen Produkthaftung

M6 DMS hilft, den Erhalt von Wissen und Know-How

nachhaltig zu sichern

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Die Software M6 DMS unterstützt Sie bei der Archivierung von aufbewahrungspflichtigen

Unterlagen "revisionssicher".

"Revisionssicher" bedeutet, dass das Zustandekommen verschiedener Versionen/

Bearbeitungsstände eines Dokuments einschliesslich des Originaldokuments selbst, stets

nachvollziehbar ist und daher jeder Bearbeitungsschritt am Dokument protokolliert wird.

Die Inhalte werden unverändert (originär) und fälschungssicher gespeichert

Die Inhalte sind durch eine Suche wieder auffindbar

Alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit

protokolliert

Jedes Dokument wird in genau der gleichen Form, wie es erfasst wurde, wieder

angezeigt

LifeCycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)

Der Dokumentenlebenszyklus (LifeCycle-Management) in M6 DMS, beschreibt den Prozess, den

ein Dokument von der Erstellung über die Verwendung bis zum Löschen bzw. bis zum Sichern in

einem Langzeitarchiv durchläuft. Mit M6 DMS besitzen Sie ein Erfassungssystem zur

Unterstützung verschiedener Datenanforderungen, sodass die richtigen Personen die richtigen

Daten zum richtigen Zeitpunkt und im richtigen Kontext sehen.

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Mit M6 DMS lassen sich alle Daten, Dokumente und Informationen automatisch erfassen,

verwalten, recherchieren, bearbeiten und verteilen ohne dabei verloren zu gehen oder gar zerstört

zu werden. Ihre Informationen werden unverändert und fälschungssicher gespeichert und sind

durch umfangreiche Suchmechanismen jederzeit auffindbar. Jeder Zugriff auf Daten und

Dokumente wird zuverlässig protokolliert und ist somit stets nachvollziehbar.

Das bedeutet für Sie:

Kosteneinsparungen durch den Wegfall konventioneller Aktenarchive und damit

verbundenen Platz- und Organisationsbedarf

Prozessbeschleunigung durch schnellere Zugriffszeiten mittels zuverlässiger

Recherchemöglichkeiten und dezentralem Zugriff

Durchlaufzeiten werden drastisch reduziert

Vermeidung von Datenverlust und Medienbrüchen, da viele Daten und Dokumente von

vornherein in digitaler Form vorliegen

M6 DMS verhilft Ihnen nicht nur zu einer ordnungsgemässen Dokumentation Ihrer

Unternehmensprozesse, sondern lässt Ihre Arbeitsabläufe im Unternehmen auch um ein

Vielfaches effizienter werden. Somit erleben Sie durch M6 DMS nicht nur deutliche

Effizienzsteigerungen, sondern auch erhebliche Kostenreduzierung und schaffen bzw. erhalten

sich Ihre Wettbewerbsvorteile.

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Leistungsmerkmale

Der erste Schritt zum Erfolg…

M6 DMS – ein System aus der Praxis für die Praxis. Einfache Handhabung, performanter Zugriff

auf alle Dokumente, Dateien und Informationen und die optimale Unterstützung bei der

Bewältigung Ihrer täglicher Arbeiten.

Nutzen Sie die Vorteile unseres Dokumentenmanagement und Workflowsystems M6 DMS:

Schneller Zugriff auf alle Dokumente und Informationen

Systematische und geordnete Archivierung von Dokumenten, Informationen und Dateien

Revisionssichere Verwaltung von Dokumenten

Benutzerrechtmanagement

LifeCycle-Management für alle Dokumente und Dateien (Lebensakte/

Historienverwaltung) Optimierung und Beschleunigung von Geschäftsprozessen durch

integrierte Workflows

und/oder Ad-hoc Workflows

Reduzierung von Sachkosten (Papier, Ordner, Lagerkosten) sowie Reduzierung von

Personal-zeiten/-kosten (Verkürzung von Ablage- und Suchzeiten)

Stammdatenverwaltung

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Archivierung

Nichts geht mehr verloren…

Das Dokumentenmanagement und Workflowsystem M6 DMS ermöglicht die langfristige

Sicherung von Wissen durch die revisionssichere Archivierung aller unternehmensrelevanter

Dokumente, Dateien und Informationen in digitaler Form. Um vor allem den Anforderungen

einer ordnungsgemässen Verfahrensdokumentation gerecht zu werden, werden alle

Dokumente und Dateien im M6 DMS auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und

verfälschungssicher archiviert.

Individuell definierbare Ordnerstruktur

Einfache und schnelle Recherche von Dokumenten, Dateien und Informationen durch

Indexierung mit Metadaten – dabei stehen umfangreiche Suchmechanismen zur

Verfügung

Automatische Ordnerbildung bei Archivierung neuer Dokumente

Vorgangsbezogener Zugriff auf verknüpfte Daten

View-Funktion für alle Dokumente und Dateien

LifeCycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)

Automatische Vergabe von Versionskennzeichen zur Protokollierung jeglicher

Änderungen und Zugriffe

Durch die zuverlässige Versionierung kann stets auf ältere Versionsstände eines

Dokumentes oder Datei zugegriffen werden – Wiederherstellung des ursprünglichen

Zustandes eines Dokumentes ist somit jederzeit möglich

Überwachung der Aktualität bestimmter Dokumente durch die Vergabe von

Gültigkeiten (Zeitstempel)

Umfangreiches Berechtigungssystem für eine klare Vergabe von Rechten für das

Ansehen, Suchen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten

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Digitale Ordner

Ordnung ist das halbe Leben…

Ein schneller Zugriff auf unternehmensrelevante Dokumente und Informationen für jeden User. M6

DMS glänzt durch den automatischen Aufbau einer klaren, übersichtlichen und zuverlässigen

Ordnerstruktur, wodurch die Recherche und Sicht von Dokumenten schneller und einfacher

möglich ist. Nichts geht mehr verloren und Wissen wird nachhaltig erhalten.

Einfache Anlage neuer Ordner möglich

Automatische Ordnerbildung, vor allem bei der Archivierung neuer Dokumente durch

definierbare Klassifizierungen und Kennzeichen (z.B. Ordnernummern)

Der Suchaufwand für User wird durch die übersichtliche Struktur deutlich reduziert

Verknüpfung von Dokumenten und Ordner; vor allem auch vorgangsbezogener Zugriff

auf verknüpfte Ordner und deren Daten

Individuelle Benutzerrechteverwaltung

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Dokumentenklassifizierung nach DCC*1 Gerade in Anlagenbetrieben kommen immer mehr Zeichnungen, Anleitungen,

Betriebsanweisungen oder sonstige technische und nichttechnische Dokumente zusammen, die

es heisst effektiv zu archivieren und zu verwalten; und das nicht nur zu Dokumentationszwecken,

sondern auch, um den produktiven Betrieb und die Mitarbeiter durch das evtl. Nichtauffinden oder

gar Fehlen von Unterlagen nicht zu gefährden.

Das M6 DMS System verhilft Ihnen dazu, ihre Dokumente normgerecht nach DIN EN_61355 zu

ordnen und zu klassifizieren, wodurch Sie endlich Herr über ihre Dokumentationsunterlagen

werden. Die DIN EN_61355 Norm regelt die Einteilung der Anlagendokumente in technische

Bereiche eines Betriebes sowie die Zuweisung von Dokumentenartenklassen (in Haupt- und

Unterklassen) für jede Art von Dokumenten mit dem Ziel, zu einer klar strukturierten

Dokumentation des Anlagenbetriebes zu verhelfen.

Ihre Vorteile:

Einheitliche Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumentenarten (sowohl intern als

auch extern)

Klare, übersichtliche Dokumentationsstruktur

Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten und Dokumentationen

Die Vorteile, die aus der Nutzung dieser Klassifizierungs - Methodik resultieren liegen neben der

Anlehnung an einen internationalen Standard insbesondere in der Möglichkeit den Schlüssel an

die unternehmensindividuellen Bedürfnisse einzupassen.

Zur Klassifizierung wird ein Schlüssel benutzt,

der sich zunächst grob in zwei Bereiche

unterteilen lässt. Der erste Teil besteht aus drei

Buchstaben, die i.w. durch die Norm vorgeben

sind. Der zweite Teil besteht aus 3 Ziffern.

Dieser zweite Teil kann nun vom Unternehmen

dazu benutzt werden, eine weitere

Spezifikation zu definieren, um die ganz

individuellen Anforderungen im Unternehmen

abzudecken.

Der DCC wird in einer vordefinierten Form im

M6 DMS System ausgeliefert und steht allen

Wartungskunden kostenlos zur Verfügung.

1 *engl. DCC = document kind classification code

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Scannen und Klassifizieren

Optimieren Sie ihre Geschäftsabläufe und ersetzen Sie konventionelle Ablagesysteme. Durch die

Digitalisierung von Papierbelegen und Schriftstücken verhilft Ihnen M6 DMS zu erheblichen

Kosten- und Zeitersparnissen durch den Wegfall von umständlichen Papierarchiven.

Dokumente werden von Ihnen gescannt und M6 DMS erkennt die Art des Dokuments - Wichtige

Daten werden somit zuverlässig ausgelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet.

Zuverlässige Zuordnung gescannter Dokumente zu entsprechenden Geschäftsvorgängen

sichert Ihre täglichen Prozessabläufe

Einfaches und zügiges Auffinden von Dokumenten durch automatische

Volltextindexierung (je nach Wahl und Verfügbarkeit des Scanner Systems) – jedes Wort

eines Dokumentes wird durch die Indexierung suchfähig

Neben der Volltextindexierung zusätzlich die Möglichkeit zur Verschlagwortung von

Dokumenten

Schnelleres Arbeiten durch vollständige Dokumenteninformationen

Durchlaufzeiten in Ihrem Unternehmen werden signifikant reduziert

Klassifizierung auch bei E-Mails möglich

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Vorgangsbearbeitung

Durch die Vorgangsbearbeitung minimieren Sie Ihre Papier und Druckkosten und die

Transportwege werden verkürzt. M6 DMS vereinfacht die Archivierung komplexer Prozesse und

ermöglicht eine umfangreiche Recherche.

Verkürzung der Liege- und Transportzeiten

Verringert die Zugriffszeiten und bietet eine ständige Verfügbarkeit an Informationen

Zuverlässige Zuordnung von Vorgängen und Prozessen zu bestimmten Usern je nach

Prozessstatus

M6 DMS sorgt für einen reibungslosen Prozessablauf durch die Definition von

Vertreterregelungen – Je nach Verfügbarkeit von beteiligten Usern werden Dokumente

und Prozesse automatisch zugeordnet

Nichts wird vergessen – Durch die Definition von Eskalationsregeln bleiben Sie immer auf

den neusten Stand und behalten den Überblick über laufende Prozesse

Umfangreiche Workflow-Funktionen sowie frei definierbare Ad-hoc

Workflows

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Workflowmanagement

Durch unser M6 DMS Workflowmanagement ist es möglich, Ihre verfügbaren Ressourcen sinnvoll

zu nutzen und die Geschwindigkeit der Bearbeitung zu erhöhen. Somit optimieren Sie Ihre Abläufe

von der Stammdatenpflege bis hin zur Prüfung und Freigabe von Dokumenten.

Kontrolle über den Status eines Dokuments im Prozess

Einfache Abwicklung komplexer Prozesse

Grafische Abbildungen und automatisierte Steuerungen sind möglich

Erhöhung der Bearbeitungsgeschwindigkeit

Schnittstellen

Durch die Schnittstellen stehen Ihnen alle ERP-Dokumente inklusive der Stammdaten im

digitalen Archiv zur Verfügung. Somit lassen sich die Daten schnell und bequem wiederfinden.

Einfaches recherchieren und Beschleunigen der Prozesse

Integration in führende ERP- Systeme (z.B. SAP, CAD)

Keine aufwendigen, fehleranfälligen und zeitverzögerten Abgleichungen

Daten aus dem ERP System sind direkt aufrufbar.

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Office Integration

Durch die Office Integration wird die digitale Archivierung und Recherche von Dokumenten

aus Microsoft Office heraus ermöglicht.

Drucken von Office Dokumenten

Arbeiten in bekannter Umgebung

Geringer Schulungsaufwand

Bearbeiten von Office Dokumenten

Erzeugen von Schriftverkehr

Stammdatenverwaltung

Bei der M6 DMS Stammdatenverwaltung werden alle Basisinformationen über Unternehmen,

Lieferanten und Personen erfasst. Durch das zentrale Verwalten der Informationen wird Ihre Arbeit

erleichtert.

Importieren von Dokumenten in kürzester Zeit

Schnelles Aufrufen von Dokumenten

Übersichtliches, zeiteinsparendes und kostengünstiges Arbeiten

Ständige Verfügbarkeit aller Daten

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Konfiguration

Gerade im Bereich der Wartung und Instandhaltung wird das Thema Dokumentenmanagement

immer wichtiger. Zwar ist es nicht das Hauptmerkmal eines Wartungs- und

Instandhaltungssystems, jedoch ist sollte die richtige Verwaltung von Betriebsdokumenten nicht

ausser Acht gelassen werden.

Dokumentendaten kommen in jedem Teil des Wartungsprozesseses vor. Unabhängig vom

Dokumententyp, ob Microsoft Office, PDF, Grafiken, CAD-Zeichnungen, Video oder sonstige

Dateityp, jede Dokumentendatei muss durch einen starkes und leistungsfähiges Softwaresystem

verwaltet werden können. Weiterhin muss es innerhalb eines System möglich sein, das ein

Zugang zu sämtlichen Dokumentendateien für mehrere Benutzer aus den verschiedensten

Abteilungen eines Unternehmens jederzeit zugänglich ist. Durch ein starkes Berechtigungssystem

besteht zusätzlich die Möglichkeit, das Ansehen und Bearbeiten von Dokumentendateien für

bestimmte Usern oder User-Gruppen zu definieren.

Systematische und geordnete Archivierung aller relevanten Betriebsdokumente

LifeCycle-Management für alle Dokumente (Lebensakte / Historienverwaltung)

Workflow gesteuertes Änderungsmanagement

Bidirektionale Zuordnung von KKS-Nummern aus Zeichnungen (R&I Schemata) zum

Datenobjekt

Automatische Extraktion von KKS (Nummern) aus (R&I Schema) Zeichnungen

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